Prepararsi per l’introduzione di Copilot for Microsoft 365

Il mese di novembre, momento che vedrà l’arrivo di Copilot for Microsoft 365, si avvicina.
Proviamo a prepararci per introdurre al meglio uno strumento che potrebbe rappresentare nuovi modi di lavorare e grandi benefici per l’efficienza delle organizzazioni.

Copilot risponderà ai nostri quesiti, costruendo documenti, presentazioni e report di sintesi, partendo dalle informazioni presenti sul nostro tenant Microsoft 365, considerando quelle a cui siamo autorizzati ad accedere.

Governa delle autorizzazioni

E’ proprio riguardo a questa ultima affermazione che suggerisco una attenta riflessione: cosa potrebbe accadere se la governance delle autorizzazioni sui contenuti presentasse mancanze ed errori?

Proviamo ad immaginare che su un sito SharePoint, dove sono conservati i contratti o i fascicoli dei dipendenti, fosse gestito male in termini di permissions, con contenuti “sensibili” resi visibili ad una platea più estesa del necessario… questa situazione porterebbe a considerare disponibili quei contenuti agli utenti che, attraverso delle richieste a Copilot, potrebbero trovarsi ad ottenere un risultato (una presentazione, un documento, un report, …) contenente informazioni che non dovrebbero poter conoscere.

Analogamente, anche risorse che potrebbero essere disponibili all’intera organizzazione, ma dove le autorizzazioni sono state applicate in una forma limitata… potrebbero portare ad una risoìltato dell’azione di Copilot non così efficace come sarebbe potuto essere.

Una azione preliminare per l’introduzione ottimale di Copilot è quindi la verifica o l’introduzione di una buona governance delle autorizzazioni sui contenuti dell’organizzazione.

Quanto sei confidente di essere davvero pronto?

Verifica i prerequisiti

Microsoft ha pubblicato la lista dettagliata dei prerequisiti per l’introduzione di Copilot, ricordando che il nuovo strumento sarà disponibile come add-on per i soli abbonamenti enterprise:

  • Verifica della disponibilità delle applicazioni che sfruttano Copilot agli utenti (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint, Exchange)
  • Disponibilità dell’account OneDrive, su cui si basano diverse delle funzionalità di Copilot
  • Utilizzo del nuovo Outlook for Windows
  • Disponibilità di Microsoft Teams (desktop o web client)
  • Abilitazione a Microsoft Loop sul tenant

Quindi, se non è stato già fatto, servirà acquistare le sottoscrizioni a Copilot for Microsoft 365, ricordando che -secondo quanto annunciato da Microsoft- il “taglio minimo” di acquisto sarà di 300 utenti.

Testa Copilot

Per quanto Microsoft farà di tutto per introdurre uno strumento semplice ed intuitivo da utilizzare, è come sempre importante testare il nuovo servizio, valutandone a fondo l’efficacia e identificando possibili use case particolarmente utili per la nostra organizzazione.

I casi d’uso potranno servirà come esempio o quale stimolo per immaginare cosa chiedere a Copilot, imparando a formulare bene i quesiti.

Ne parlerò più approfonditamente in un altro articolo, ma dobbiamo considerare che sta nascendo una nuova professione: quella del Prompt Engineer.

Il test non dovrà essere solo “tecnico”, e suggerisco caldamente di identificare una platea variegata di early adopters in grado di testare e valutare a fondo Copilot per indirizzarne una corretta comprensione e valorizzazione.
Componi quindi la squadra di Champions con colleghi delle diverse aree di business e struttura un supporto per la valutazione, magari attraverso la costituzione di una community su Viva Engage.

Il materiale che sarà messo a punto nel corso di questa fase di test potrà tornare utile per la preparazione del contenuto di supporto di lancio di Copilot for Microsoft 365 all’interno dell’organizzazione.

Prepara il lancio

Progetta e implementa le risorse di supporto per gli utenti, coinvolgi i colleghi dell’help desk, e inventa qulalcosa di efficace per il lancio di Copilot in azienda, tenendo presente che in molti scenari potrebbe (considerati i costi aggiuntivi) non sempre essere distribuibile all’intera popolazione aziendale.

Fare il Backup dei propri file su OneDrive

Avete mai valutato di utilizzare Microsoft OneDrive come soluzione per il backup delle folder del proprio PC?

Molti di noi già utilizzano OneDrive anche in tal senso, sfruttando lo spazio cloud a disposizione per ciascun utente Microsoft 365 (quasi tutti i piani di sottoscrizione a Microsoft 365 rendono disponibile 1 TB per ciascun utente).

Ecco un video, dove viene presentato come utilizzare questo aspetto di OneDrive, e non solo lo strumento per gestire il sync offline di alcuni documenti sul cloud dalle library di SharePoint o da OneDrive for Business.

Copilot in arrivo

Come ho avuto occasione di postare nelle settimane passate, Copilot si sta avvicinando a grandi passi, e un paio di giorni fa Microsoft ha fatto l’annuncio del rilascio.

Copilot avrà molte forme diverse, ed il Copilot per Windows 11 lo vedremo entrare in azione dal 26 settembre, mentre dovremo attendere fino al 1° novembre per poter mettere le mani su Copilot for Microsoft 365.

Rammento che Copilot per Microsoft 365 prevede un add-on di licenza specifico e considera i seguenti prerequisiti (riporto dalla documentazione):

  • Microsoft 365 E3 or E5 are licensing prerequisites (For SMB Customers, Microsoft 365 Business Standard or Business Premium will be eligible base licenses).
    [EDIT: rispetto agli annunci originali, le indicazioni più recenti segnalano la richiesta di piani M365 E3 o E5 (e non Office 365)]
  • An Azure Active Directory-based account is required
  • OneDrive Account You need to have a OneDrive account for several features within Copilot, such as saving and sharing your files. Deploy a OneDrive account.
  • New Outlook for Windows For seamless integration of Copilot with Outlook, you’re required to use the new Outlook for Windows, currently in preview. You can switch to Outlook Mobile to access the new Outlook experience. For more information, see Getting started with the new Outlook for Windows.
  • Microsoft Teams To use Copilot with Microsoft Teams, you must use the Teams desktop client or web client. Both current and new versions of Teams are supported. Mobile-only users have limited functionality.
  • Microsoft Loop To use Copilot in Microsoft Loop, you must have Loop enabled for your tenant. For more information on enabling Loop, see Get started with Microsoft Loop.

Ma come funziona Copilot per Microsoft 365?

  1. Un utente fornisce un input o fa una domanda in un’app, come Word, Excel o PowerPoint.
  2. Copilot prepara questo input usando un metodo chiamato “grounding”. Questo assicura che le risposte non siano generali, ma specifiche e pertinenti al tuo compito. Durante questa fase, Copilot consulta Microsoft Graph per raccogliere dati correlati dalla tua organizzazione. Importante, accede solo ai dati che l’utente è già autorizzato a vedere in base al suo ruolo e ai suoi permessi in Microsoft 365.
  3. Questo passaggio di raccolta dei dati si chiama “retrieval-augmented generation”. È il modo in cui Copilot combina i dati dell’utente con altre fonti rilevanti, come gli articoli della base di conoscenza, per affinare la domanda per una risposta più accurata.
  4. Con l’input migliorato, Copilot consulta il Large Language Model (LLM) per generare una risposta iniziale.
  5. Prima di inviare questa risposta, Copilot la affina ulteriormente. Questo comporta ulteriori controlli su Microsoft Graph, valutazioni per le pratiche di intelligenza artificiale responsabile, valutazioni di sicurezza, controlli di conformità e anche la conversione della risposta in comandi azionabili.
  6. Infine, Copilot offre un suggerimento consistente e rilevante all’utente, insieme a eventuali comandi azionabili. Questo significa che i risultati che vedi sono strettamente legati ai dati specifici della tua organizzazione, garantendo pertinenza, sicurezza e contesto.

Si avvicina CCI 2023 – Cloud Conference Italia

Il 16 novembre 2023 si terrà a Treviso si terrà la Cloud Conference Italia, più importante evento digital del Triveneto.

Si tratta di 8 track e 50 sessioni, che spazieranno sui temi:

  • Security,
  • Low Code Developer,
  • Infrastructure,
  • Business Intelligence,
  • Modern Work
  • People Process & Data
  • Compliance e Cybersecurity
  • Sustainability, Innovation & Ethics

Anche io ed Elisabetta Sasselli, insieme a tanti colleghi e specialisti del settore, daremo il nostro controbuto alla community, attraverso una sessione sulla progettazione delle Intranet su Microsoft 365 attraverso SharePoint Online.

Preparare i budget per Microsoft 365 Copilot

Superato Ferragosto, nella fase calante della pausa estiva, inizio a pensare a chi, in settembre o chi nel mese di ottobre, si troverà ad affrontare i forecast del budget per l’anno a seguire.

Dopo gli annunci (roboanti) sulla promessa di rilascio di una serie di strumenti/servizi “Copilot”, forti dell’hipe di Chat-GPT ci siamo un po’ tutti atteggiati ad “esperti” di AI (Artificial Intelligence)…
In occasione dell’evento Microsoft Inspire dello scorso luglio, Microsoft ha finalmente svelato un po’ di carte sul tanto atteso Copilot per Microsoft 365.

Che cosa è Microsoft 365 Copilot

Ma andiamo per gradi, e spendiamo qualche riga per i più distratti, descrivendo la promessa di quello che si cela dietro a Copilot, lasciando intravedere una svolta epocale per tutti noi.

Microsoft 365 Copilot introduce la forza dell’AI nel lavoro di tutti i giorni, all’interno degli strumenti che utilizziamo ogni giorno.

Attraverso l’utilizzo di linguaggio naturale, combinando i modelli LLMs (Large Language Models) con i dati di Microsoft 365 e Microsoft Graph, Microsoft andrà a rilasciare una gamma di nuove funzionalità che ci permetterano di risparmiare una valanga di tempo nel produrre presentazioni PowerPoint, documenti Word, report Excel, articoli sulle intranet SharePoint… ci faranno la sintesi di documenti complessi, il riassunto di meeting a cui non abbiamo avuto occasione di presenziare, e tante altre attività di supporto al nostro lavoro.

Forse non solo ci faranno risparmiare tempo, ma ci permetteranno di produrre risultati anche di qualità spesso superiore a quella che abitualmente avremmo riservato per relazioni, report, e presentazioni.

Non voglio “offendere” nessuno, ma spesso tanti di noi non hanno il dono della sintesi, spesso non sono dei bravi comunicatori, e ancora più spesso non hanno il tempo necessario per curare i propri elaborati.

Sulla carta quindi –sì, scrivo sulla carta perché finora abbiamo letto molto e visto qualche demo “cartonata”, ma in pochissimi hanno avuto la fortuna di accedere alle preview di Copilot– le premesse/promesse ci fanno leccare i baffi.

Si prospetta un forte incremento della produttività, se saremo in grado di sfruttare a dovere i nuovi strumenti e se le funzionalità corrisponderanno davvero alle attese.

Solo un piccolo assaggio di 1 minuto, applicato a Microsoft 365 Copilot in Word:

Bello, ma quanto costa?

Naturalmente tutto ha un prezzo…

A Microsoft Ignite 2023 sono stati annunciati i piani tariffari di Microsoft 365 Copilot, lasciando un po’ delusi molti degli utenti.

Solo le organizzazioni con sottoscrizioni E3/E5 o Business Standard e Premium (per il momento pare escluso il mondo educational con i piani A3/A5) potranno accedere alle sottoscrizioni add-on di Microsoft 365 Copilot, per il costo aggiuntivo di circa 30$ utente/mese.

Molti clienti mi hanno detto che è troppo caro.
Io preferisco attendere, per poter provare Copilot sul serio, giudicando quindi se davvero ne valga la spesa (come sembrerebbe essere).

Se Microsoft 365 Copilot davvero mi farà risparmiare tutto il tempo che promette… direi che potrebbe anche valerne la spesa.

Quindi, tornando alle previsioni di budget per il 2024, suggerisco alcuni passaggi importanti:

  • Prepararsi e studiare meglio quali saranno le nuove funzionalità introdotte da Copilot, cercando di definirne un valore per la nostra organizzazione (efficienza, qualità, …).
  • Verificare se il contratto sottoscritto dalla nostra organizzazione con Microsoft permette piani di sottoscrizione ibridi, oppure se ci vincola alla standardizzazione (in altri termini: se vorremo acquistare gli add-on di licenza di Copilot, dovremo farlo per tutta la popolazione o potremo attivarlo anche solo su una parte di essa?).
  • Prevedere un piano di adozione per Copilot, definendone sia le occasioni di test/pilot che studiandone le modalità di formazione per gli utenti, al fine di sfruttare il 100% delle novità in arrivo.

Ma quando arriverà?

La Roadmap ufficiale per Microsoft 365 Copilot è ancora piuttosto “abbottonata”, ma a luglio è stato rilasciato l’Early Access Program, (purtroppo) per veramente pochissimi eletti.
Copilot in SharePoint dovrebbe iniziare il suo rollout a Novembre 2023, e quindi tutto ci lascia intendere per iniziare a veder rilasciare Microsoft 365 Copilot nel corso del 2024.

Per chi non vede l’ora di Microsoft 365 Copilot

Molti di noi non vedono l’ora che sia possibile mettere la mani su Microsoft 365 Copilot.

Dai primi annunci dello scorso mese di marzo, alle conferme recenti in occasione di Microsoft Inspire di luglio, Copilot per Microsoft 365 si prospetta come una delle novità più importanti… forse con un impatto ancora superiore all’introduzione del mouse e del copia-incolla :-).

Il programma di preview, lanciato in luglio, sta coinvolgendo davvero pochissime organizzazioni invitate da Microsoft.
Quindi non ci resta che spulciare il web per recuperare notizie, anche forti del fatto che Microsoft sta iniziando a predisporre la documentazione tecnica e le risorse per facilitarne l’adozione.

Copilot è stato annunciato come un assistente (molto di più del vecchio Clippy!), che saprà aiutarci nelle attività quotidiane, estendendo le funzionalità degli strumenti di Microsoft 365, che utilizziamo tutti i giorni.

Ci sarà quindi una schiera di Copilot, e partiamo da una prima panoramica di quelli finora annunciati:

CaratteristicaDescrizione
Copilot in WordScrivere, modificare, riepilogare e creare contenuto in Word.
Creare una prima bozza, inserendo informazioni dall’intera organizzazione in base alle esigenze.
Aggiungere contenuto ai documenti esistenti, riepilogare il testo e riscrivere le sezioni o l’intero documento.
Ottenere i toni suggeriti.
Fornire suggerimenti per rafforzare gli argomenti o uniformare le incoerenze.
Copilot in PowerPointTrasformare i documenti scritti esistenti in mazzi completi di note e origini del relatore.
Avviare una nuova presentazione da un prompt o una struttura.
Condensare le presentazioni.
Usa i comandi del linguaggio naturale per modificare i layout, riformattare il testo e le animazioni temporali.
Copilot in ExcelEseguire query sul set di dati in linguaggio naturale, non solo formule.
Visualizzare le correlazioni, proporre scenari di simulazione e suggerire nuove formule in base alle domande.
Generare modelli in base alle domande.
Identificare le tendenze, creare visualizzazioni o richiedere consigli.
Copilot in OutlookRiepilogare i thread di posta elettronica con punti di vista diversi di ogni persona e identificare le domande aperte.
Rispondere a un messaggio di posta elettronica esistente con una semplice richiesta o trasformare note rapide in messaggi.
Eseguire il pull da altri messaggi di posta elettronica o contenuti a cui gli utenti hanno già accesso in Microsoft 365.
Usare gli interruttori per regolare il tono o la lunghezza della risposta.
Copilot in TeamsRiepilogare le conversazioni, organizzare i punti di discussione principali e riepilogare le azioni chiave.
Ottieni risposte a domande specifiche, recupera tutto ciò che ti sei perso.
Creare le agende delle riunioni in base alla cronologia delle chat.
Identificazione degli utenti per i follow-up e pianificazione del successivo check-in.
Copilot in LoopRiepilogare tutto il contenuto nella pagina Microsoft Loop.
Quando Microsoft Loop pagine si riempiono di idee e contenuti, chiedi a Copilot di riepilogare il lavoro.
Modificare i riepiloghi di Copilot, aggiungere altri dettagli o contesto e inviare riepiloghi ad altri utenti come componenti Microsoft Loop.
Intelligenza tra app in CopilotAccessibile come app Copilot in Microsoft Teams.
Riunire i dati di documenti, presentazioni, posta elettronica, calendario, note e contatti da sottoporre a query.
Riunire le informazioni da più origini.
Ricerca intelligenteConsente di cercare i dati nelle applicazioni Dataverse, ad esempio Dynamics 365 Sales, Service & FnO usando l’esperienza intuitiva del linguaggio naturale direttamente dal copilot.
Plug-in di Power Platform ConnectorAccedere ai dati in tempo reale da una serie di applicazioni aziendali e di produttività personali critiche direttamente nell’esperienza copilot abilitata dal pool in rapida crescita di connettori di power platform abilitati per copilot.

A questo elenco, se ne stanno aggiungendo molti altri, come Copilot in SharePoint, per supportare la scrittura di news ed articoli sulla intranet, ed ai Copilot per Teams, utilissimi per sintetizzare la minuta di una riunione o per riassumere la parte del meeting che abbiamo mancato.

Tutto molto succolento, almeno all’apparenza! 🙂

Viva Engage Desktop App

Una delle novità in progressivo rilascio a Viva Engage è la possibilità di installare un’applicazione desktop dedicata ad Viva Engage (ex Yammer).

Grazie a questa app dedicata è possibile ricevere tempestive notifiche sul proprio desktop

Per installare l’applicazione, accedi da browser a Yemmaer/Engage, quindi accedi al menu delle app del browser e installa l’app Viva Engage (Yammer):

Naturalmente gli amministratori possono impostare specifiche policies per la distribuzione automatica dell’app.

Fa un po’ sorridere, pensando a chi utilizza Yammer dalla prima ora (quando Microsoft acquisì nel 2012 la piattaforma di enterprise social per 1.2$ Billion), dove era disponibile un’analoga applicazione desktop, poi ritirata da Microsoft.
Naturalmente Yammer è cambiato e si è “modernizzato” in questi anni, indipendentemente dall’operazione di rebranding in corso a favore di Vica Engage.

I workflow di SharePoint verso il tramonto

Chi utilizza SharePoint Online, su Microsoft 365, ha già vissuto qualche tempo fa la decisione “unilaterale” di Microsoft di spegnere il motore per i workflow SharePoint 2010.
Si avvicina il momento che anche gli altri “motori” verranno impattati, imponendoci un cambio di strategia e interventi sempre più netti se abbiamo realizzato soluzioni di workflow su SharePoint Server o su SharePoint Online.

Piccola storia (breve) dei workflow di SharePoint

Saltando di netto i workflow presenti sulla versione 2001 di SharePoint, che di fatto prevedevano alcuni semplici step approvativi, il cambio radicale di architettura del prodotto vide la scomparsa dei workflow dalla versione SharePoint 2003 (iniziando le fortune di alcuni vendor, come Nintex che rilasciò il suo primo prodotto “Smart Library”).

Ma andiamo per gradi. SharePoint ha introdotto nel tempo due diversi workflow engine, ancor oggi denominati con il “numero” di versione del prodotto che li ha introdotti.

Parlo dei Workflow SharePoint 2010, quelli che implementavano Workflow Foundation, rutilizzabili sia attraaverso Visual Studio che tramite SharePoint Designer 2010 (qui arrivò la vera grande diffusione dell’automazione dei processi su SharePoint).

Con SharePoint 2013 venne aggiunto un secondo motore, legato alla tecnologia Microsoft Workflow Manager, utilizzabile anch’esso attraverso gli strumenti di sviluppo e attraverso SharePoint Designer 2013 (che è anche l’ultima release rilasciata del tool “no code”).

Lavorando con SharePoint Designer 2013 (anche nelle versioni successive di SharePoint) è possibile scegliere se si intende creare un processo con il motore “2010” o con quello “2013”. Ovviamente non è identico, ed anzi sono presenti pro e contro nelle due scelte possibili, ma qui rischio di finire fuori tema.

Verso l’abbandono dei workflow engine

Come accennato all’inizio dell’articolo, Microsoft ha già dismesso il motore “2010” sul mondo SharePoint Online, ed ha anche annunciato lo spegnimento del motore “2013” per il 02/04/2024 (per i nuovi tenant Microsoft 365) e per il 02/04/2026 per tutti i tenant preesistenti.

Ma cosa sta accadendo su SharePoint on-premises?

Se su SharePoint Online nessuno di noi ha “il controllo” di queste scelte, sul mondo SharePoint Server è invece possibile un maggiore controllo da parte degli amministratori SharePoint.
Tuttavia, Microsoft ha annuciato la dismissione del supporto per i workflow, e quindi -anche se tecnicamente continueranno a funzionare- dovremo fare molta attenzione a fronte di possibili errori o problemi, verso i quali “dovremo arrangiarci”.

Nel dettaglio, ecco il piano di dismissione del supporto (seguendo anche la timeline di dismissione del supporto generale per le versioni più anziane):

  • Per SharePoint Server 2010 e 2013 il supporto è già terminato, quindi non solo i problemi dei workflow non verranno supportati, ma in generale non è più disponibile il supporto Microsoft sul prodotto. Il supporto è terminato l’11/04/2023.
  • Per SharePoint Server 2016, il supporto sui workflow terminerà quando si concluderà il supporto sulla versione di prodotto (oggi già limitato), previsto per il 14/07/2026.
  • Per SharePoint Server 2019 valgono le stesse considerazioni fatte per la versione 2016, essendo peraltro coincidente anche la data di fine supporto: 14/07/2026.
  • SharePoint Server Subscription Edition (SE) è viceversa pienamente coperto dal supporto Microsoft, ma il supporto per i workflow con engine “2010” verrà concluso il 14/07/2026.
  • Le versioni 2013, 2016, 2019 e SE Microsoft propone (da febbraio 2023) la sostituzione del vecchio Microsoft Workflow Manager con SharePoint Workflow Manager.

Ma quali sono gli impatti?

Beh, su SharePoint Online mi pare evidente: una volta spenti i motori (come già avvenuto per quello “2010”) i processi automatizzati “2013” smetteranno di funzionare… e quindi, se non l’avete già fatto, meglio correte al riparo, ripensando i workflow su altra tecnologia (Power Automate, Nintex Cloud o altro).

Sul mondo SharePoint on-premises è invece più articolato, dove dobbiamo esdsere consapevoli che nessuno “spegnerà i motori”, ma che dovranno essere affrontate aree di rischio prive di supporto Microsoft.
Anche in questo caso quindi suggerisco di ragionare su soluzioni alternative (anche cogliendo l’occasione per muoversi verso SharePoint Online e Microsoft 365), valutando anche il passaggio a SharePoint Workflow Manager (per i soli processi “2013”), per cercare di allungare un po’ la vita al sistema.

Anche chi sta utilizzando tool di terze parti per potenziare o semplificare i propri workflow su SharePoint deve fare molta attenzione al piano di supporto dei vendor, chiaramente impattati se stanno utilizzando i workflow engine nativi della piattaforma Microsoft.

MCT Alumni

Anche quest’anno ho rinnovato la membership al programma MCT Alumni (Microsoft Certified Trainer).

Ho avviato la mia carriera di certificazioni tecniche Microsoft nel lontano 1996, e dal 1998 ho conseguito (tra i primi in Italia) la certificazione Microsoft Certified Trainer (MCT).

Ho conservato attivamente la certificazione MCT per una ventina d’anni, per poi “ritirarmi” nella community MCT Alumni.
La decisione fu legata a suo tempo alla scelta di erogare corsi “custom” progettati da me e da Green Team, rispetto ai contenuti ufficiali Microsoft… non sempre adeguati alle esigenze formative dei miei clienti.

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