Zoom è una delle piattaforme di online meeting che, nelle settimane passate, ha avuto il maggior incremento di utilizzo. Si parla di un +1300% dei download dell’app di Zoom nel periodo tra febbraio e marzo 2020, con un passaggio dai 171.000 utenti ai 2,41 milioni!
Sicuramente uno degli acceleratori alla diffusione di Zoom è la caratteristica di essere un servizio gratuito (per meeting fino ai 40 minuti), con un’applicazione piuttosto semplice da utilizzare e tutto sommato con una buona qualità di comunicazione.
L’applicazione non è usata solo per fare smart working, e sempre di più viene utilizzata per fare sessioni online tra amici durante l’aperitivo virtuale o dando vita a incontri di sesso online.
Ma il successo di Zoom sta avendo un grande contraccolpo, legato ai problemi di vulnerabilitàdenunciati la scorsa settimana, spingendo molte organizzazioni a fare dietrofront.
Le scuole americane, che avevano ampiamente adottato Zoom per le attività didattiche a distanza, hanno annunciato di aver “bannato” l’uso di Zoom e stanno rapidamente passando a Microsoft Teams.
Anche diverse aziende ben note per le scelte innovative, come ad esempio SpaceX di Elon Musk, hanno anch’esse bannato Zoom, proprio per i problemi di privacy e sicurezza.
Lo stesso Eric Yuan, fondatore di Zoom nel 2011, ha ammesso i problemi di vulnerabilità, ed ha promesso -scusandosi- di porre rimedio al più presto.
L’emergenza Coronavirus, e la conseguenze impennata di attività in home working, studio remoto e online meeting, ha accelerato notevolmente anche la diffusione di Microsoft Teams.
Microsoft ha comunicato che, a partire dai suoi 32 milioni di utenti attivi, l’11/03/2020 gli utilizzatori sono lievitati a 44 milioni.
L’esplosione degli strumenti di online meeting è naturalmente estesa anche agli altri tools, a partire da quelli legati al mondo Google (es. Hangouts e Google Duo), da quelli legati a Cisco (WebEx e Jabber), a quelli in emergente crescita (es. Zoom).
In tanti si sono affidati agli strumenti personali/individuali, come quello delle videochiamate attraverso WhatsApp o Facebook Messenger, dimenticando (o sottovalutando) gli aspetti di security, privaci e tutela della proprietà intelletuale.
C’è chi afferma che nell’emergenza “tutto è concesso”… personalmente non sono molto d’accordo. Mi auspico che molte aziende che hanno fatto leva sulle dotazioni personali o familiari del proprio personale possano comprendere i benefici di strumenti professionali e integrati con i sistemi aziendali, correggendo il tiro e fornendo i propri dipendenti dei strumenti adeguati ed efficienti, proteggendo il valore delle informazioni condivise e approfittando dell’opportunità per introdurre soluzioni più strategiche e non soltanto tattiche.
L’organizzazione di CollabDays Milan 2020 sta procedendo speditamente, con il coinvolgimento delle diverse anime delle communities italiane dedicate al mondo SharePoint e Microsoft 365.
Nell’immagine sotto trovate parte dei volti degli organizzatori che, ovviamente tramite Microsoft Teams, stanno collaborando all’organizzazione dell’evento…. un bel concentrato di MVPs!
In tanti, anche tra gli utenti “storici” di SharePoint, si trovano confusi ad affrontare l’adozione di Microsoft Teams.
Uno dei quesiti più frequenti è: “ma devo usare un sito SharePoint o un Teams?“.
Partiamo facendo un po’ di chiarezza sul ruolo dei due strumenti, pur consapevoli di trovarci su una linea di confine non sempre demarcata allo stesso modo.
Pensando alla gestione dei file, che spesso è la parte chiave del “dubbio” da parte degli utenti, partiamo da un posizionamento (parziale) degli strumenti che possono far parte del Digital Workplace aziendale, identificando il contesto operativo:
Radar per orientare l’utente durante la scelta della collocazione di salvataggio dei file
Da questa specie di “radar” appare evidente che un utente possa scegliere di collocare i propri file in funzione del contesto:
se sono i miei documenti di lavoro, che vedo solo io o che al limite condivido occasionalmente con pochi altri, allora potrò utilizzare OneDrive
se si tratta documenti collegati a progetti, uffici o aree dell’azienda, su cui collaboro con regolarità insieme ad altri colleghi, allora mi dovrò orientare verso SharePoint o Teams
se i file hanno un rilievo che interessa all’intera azienda, per ufficialità e per visibilità, allora dovrò pensare di collocarli sulla Intranet aziendale.
Che cosa è Microsoft Teams?
Le definizioni sulla rete si sprecano, ma le più accreditate indicano:
uno strumento di comunicazione e collaborazione chat-based e per la collaborazione real-time (evoluzione di Skype for Business), adatto anche per organizzare online meeting e call
un “collaboration HUB”, dove il gruppo di lavoro può trovare, in un unico punto d’accesso, i propri strumenti di lavoro, le informazioni e ogni altro elemento utile a raggiungere l’obiettivo (es. un progetto, l’organizzazione di un evento, …)
Ma quindi cosa non è Microsoft Teams?
Non è un luogo dove archiviare i file. Teams utilizza i siti SharePoint per il salvataggio dei documenti. Quindi i file non vengono mai salvati su Teams, che funge da punto di raccordo verso SharePoint (così come verso Planner per le attività e a tanti altri strumenti “verticali”). Anche i file scambiati durante una conversazione chat non sono salvati su Teams, ma vengono salvati sul OneDrive dell’utete che invia i file e condivisi in maniera trasparente con l’interlocutore con cui si sta chattando.
Ogni team su Microsoft Teams è collegato a un Office 365 Group, che ne determina le logiche di accesso/autorizzazione riservate per i membri. Gli utenti membri di un team sono quindi membri di un Office 365 Group, che coordina le autorizzazioni sugli strumenti “satellite”, quali il sito SharePoint o il piano Planner.
Torniamo quindi alla domanda iniziale: ma devo usare Teams o un sito SharePoint Online?
Il mio punto di vista, per evitare l’antipatica risposta “dipende”, può essere un criterio guidato dal contesto:
dobbiamo solo condividere file e informazioni (es. news)?
non ci servono altri strumenti di lavoro a supporto di una collaborazione tra colleghi?
potremmo aver bisogno di gestire logiche di autorizzazione puntuali sui file per i diversi utenti coinvolti?
Se le risposte ai quesiti tendono verso il “sì”, allora possiamo indirizzarci verso un semplice sito SharePoint, senza scomodare Teams o gli Office 365 Groups.
Se, viceversa, anche solo parte dei quesiti tende verso il “no”, allora suggerisco di valutare lacreazione di un team su Microsoft Teams ed il conseguente Office 365 Group.
Come ho già scritto, non esistono regole fisse, e la valutazione va sempre affrontata considerando i pro e i contro offerti da ciascuna opzione.
Un esempio di soluzione “ibrida” potrebbe essere la scelta di creare un team su Teams, che produrrà la creazione di un Office 365 Group per la gestione della membership, e quindi andare a gestire il dettaglio delle autorizzazioni sui file direttamente sul sito SharePoint collegato. Questo permetterà di superare uno degli ostacoli dei quesiti, ma renderà più articolata e complessa la governance delle autorizzazioni per i contenuti del progetto o del contesto collegato.
Come anticipato nel post della scorsa settimana, con l’evento Ignite 2019 di Orlando Microsoft ha annunciato o rilasciato un fiume di novità per Office 365 (e non solo).
Già si parlava di 142 annunci, molti dei quali apparentemente poco rilevanti, mentre altri decisamente attesi e graditi dalla comunità.
L’annuncio del Progetto Cortex, che espande le capacità dell’Intelligenza Artificiale (AI) applicata al discovery delle informazioni e alla valorizzazione della conoscenza implicita, ponendo le basi per una Intranet sempre più “intelligente” e abilita a scenari sempre più rivolti al Knowledge Management.
Dai temi più “visionari” agli aspetti ed alle funzionalità più pratiche ed immediate.
I nuovi SharePoint Home Sites, ossia il nuovo concetto di “landing page” di SharePoint Online, rappresenta un’importante innovazione e miglioramento per offrire agli utenti una visione accattivante, personalizzata e centralizzata per accedere ai propri siti e contenuti, aggregando le più importanti novità ed offrendo uno sguardo sempre aggiornato.
Le funzionalità di gestione dei siti multilingua (alleluja!), applicate alle componenti di publishing dei modern sites di SharePoint Online, che rispondono alla pressante richiesta di gestione di contenuti multilingua per le organizzazioni internazionali e contribuiscono ad allontanarci dalle necessità di utilizzo di vecchie funzionalità “classic” come le odiate variations.
Notevoli ed attese anche le funzionalità per migliorare l’integrazione tra SharePoint e Teams, tra cui la possibilità di sfruttare (finalmente) le funzionalità avanzate delle library e delle liste SharePoint Online all’interno dei tab Files di Teams. Oppure pensando all’interessante “wizard” per integrare contenuti SharePoint in Teams. Senza poi soffermarci sulle tanto attese capacità di Teams di applicare security ai propri canali (evviva!).
Altre novità, ora disponibili su OneDrive (ma sappiamo che sono spesso preludio che anticipa quanto verrà poi rilasciato anche per i siti SharePoint), come le nuove File Cards, le nuove modalità di richiesta di accesso e condivisione ai file, oppure ai miglioramenti del Differential Sync (che ottimizza di gran lunga l’utilizzo della banda).
Anche la home page di Office.com introduce un restyling, confermando la centralità del Search box (che abbiamo già visto posizionarsi al centro della suite bar di Office 365 negli ultimi mesi), ed enfatizza i concetti di documenti e attività recenti.
Ma vi parlavo di 142 annunci di novità… quindi ci sarà un bel po’ di materiale per nuovi post, che continuerò a pubblicare nelle prossime settimane.
Qualche tempo fa Forrester Research ha pubblicato uno studio, corredato di infografiche, sull’impatto economico globale a seguito dell’introduzione di Microsoft Teams. Lo studio risale ad Aprile 2019, ma credo sia ancora perfettamente attuale.
Alcuni dati:
Sono 4 le ore settimanali risparmiate, grazie ai miglioramenti introdotti dai nuovi strumenti per la collaborazione (efficienza del 17,7%)
Sono 150 la media dei viaggi di lavoro sostituiti da un online meeting nell’arco di tre anni
Sono 45 i minuti alla settimana risparmiati per i firstline workers (18,9% dei meeting settimanali ridotti)
Microsoft ha rilasciato degli efficaci posters per descrivere i concetti principali dell’architettura IT di Microsoft Teams.
Già solo la prima pagina credo possa essere di grande aiuto per chiarirsi le idee rispetto al ruolo dei diversi componenti di Teams e alle loro relazioni:
In tanti infatti sottovalutano le relazioni tra Teams e gli Office 365 Groups, e di conseguenza alle componenti collegate di OneDrive for Business, SharePoint Online, Exchange Online, Planner, Stream e Yammer.
Sono oltre 13 milioni gli utenti che utilizzano quotidianamente Microsoft Teams. Un’accelerazione impressionante, sostenuta dall’ampia adozione di Office 365, e dalla costante evoluzione del Collaboration HUB di Microsoft.
In tanti abbiamo immaginato, all’epoca del primo annuncio nel 2017, di vedere Teams come l’ennesimo sostituto di Skype for Business... dico ennesimo perché ho vissuto le transizioni da OCS a Lync per poi arrivare a Skype for Business (passando dall’acquisizione di Skype consumer).
In realtà Microsoft Teams è ben oltre (o ben altro), inglobando sì progressivamente tutte le funzionalità di Skype for Business (e migliorandole), e orientandosi sempre più verso un “concentratore” dei diversi strumenti sparsi per Office 365, facilitandone l’integrazione e migliorando l’esperienza dell’utente.
Chi conosce SharePoint ha ben chiari i concetti di “sito”, con sempre alle spalle una finalità, un obiettivo (un progetto, un evento, un obiettivo). Il sito aggrega il contesto attorno al quale un gruppo di persone collabora e condivide informazioni e risorse.
Analogamente un “team” all’interno di Microsoft Teams è un’aggregazione di strumenti e contenuti, volti ad offrire all’utente un contesto aggregato di collaborazione, senza disperdere tempo e concentrazione saltando da uno strumento all’altro (Outlook, SharePoint, OneDrive, Skype, Planner, Stream, …).
Quindi affermare che Teams sia il successore di Skype for Business è corretto (Microsoft lo ha dichiarato in roadmap) ma è estremamente riduttivo e rischia di penalizzarne l’adozione.
A chi utilizza oggi Teams sono probabilmente noti anche i limiti di gioventù dello strumento, limiti che tuttavia Microsoft sta colmando ad ampie falcate (rimando alla matrice di comparazione curata dal collega MVP Luca Vitali).
In uno dei tanti eventi di presentazione di Teams ricordo che lo speaker fece un’affermazione forse un po’ azzardata, ma estremamente illuminante: “Microsoft Teams sostituirà Outlook“. L’affermazione non intendeva dire che Teams sarebbe diventato il nuovo client di posta, ma voleva intendere che oggi conosciamo tutti il ruolo di centrale popolarità di Outlook per gli utenti… ecco, immaginate che Teams possa assumere analoga popolarità nella vita di tutti i giorni, immaginando che gli utenti abbiano sempre aperta l’applicazione di Teams, che sia quella desktop piuttosto che quella web o mobile.
