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Strategie e affini

Il costo dello storage SharePoint Online: un problema per le grandi aziende?

Il costo dello storage SharePoint Online, su cui si basano gran parte dei contenuti e dei servizi di Microsoft 365, sta diventando un tema scottante, soprattutto per le grandi aziende.

Una volta attivato un tenant M365, l’organizzazione dispone di una quota di storage di base di 1 TB, a cui si aggiunge una quota di 10 GB per ciascun utente licenziato. 

Quindi, per un’azienda di 200 dipendenti, si disporrà di una quota di storage di circa 3 TB (1 TB + 200 utenti x 10 GB).

Sono pochi o sono tanti?

Tutti i contenuti documentali, come siti SharePoint, Teams, video caricati su Stream, documenti condivisi sulle community di Engage, sono memorizzati su SharePoint Online e concorrono al consumo della quota. Inoltre, SharePoint gestisce di default il versioning dei file, salvando una copia di ogni versione del documento.

Estendere la quota dello storage

Il costo dello storage aggiuntivo, acquistabile come integrazione ai piani di base, è di 0,20$ per GB/mese, ovvero 2457 $/anno per TB. Questo può diventare un costo significativo per le grandi aziende, soprattutto se non preventivato.

Uno Scenario

Ipotizzando un’azienda da circa 110 dipendenti (i numeri sono quelli di un caso reale), con una quota storage di base di 4,95 TB, il trend di crescita di utilizzo dello storage potrebbe aggirarsi su di un consumo medio di 0,1 TB/mese.
Tradotto in pratica, l’occupazione dello storage potrebbe essere di 1,2 TB/anno, immaginando che i dati del secondo anno si accumulino a quelli del primo anno (visto che nessuno cancella mai nulla).

Nello scenario ipotizzato, il limite di quota verrebbe “sforato” nel quinto anno di utilizzo del tenant, comportando la necessità di acquistare una quota storage supplementare per circa 1,05 TB, con un costo aggiuntivo di circa 2.500$.

Nel sesto anno, senza variazione del comportamento, l’esubero della quota passerebbe a 2,25 TB, con un costo aggiuntivo di circa 5.500$, il settimo anno 8.400$ e così via.

E le aziende più grandi?

Proseguendo il ragionamento, seppur con un certo livello di approssimazione, immaginiamo un secondo scenario per una realtà da 10.000 dipendenti.

La quota base dello storage, in virtù delle 10.000 licenze utente, partirebbe da circa 101 TB.

Ma con quai ritmi potrebbe arrivare a saturare la quota?

Conclusioni

In sintesi, il costo dello storage SharePoint Online può diventare un problema per le grandi aziende e deve essere attentamente monitorato e preventivato.

L’arrivo della funzionalità di Microsoft 365 Archive (ora in Preview), forse non è del tutto casuale.

La governance del tenant Microsoft 365 diventa ancora più importante, definendo regole sul ciclo di vita dei contenuti.

Introdurre Copilot mitigando le carenze di governance di autorizzazione

Uno dei passaggi chiave dell’adozione di Copilot per Microsoft 365 è quello della corretta gestione delle autorizzazioni sui contenuti del tenant Microsoft 365.

Ci si è resi conto che una gestione troppo “allegra” della condivisione delle risorse, spesso poco consapevole, possa aver esteso oltre misura la visibilità di determinati contenuti sensibili o riservati.
Parlo di contenuti già oggi potenzialmente disponibili agli utenti, tramite link diretto o attraverso il search…

L’impatto, nelle organizzazioni affette da questa situazione, può essere decisamente dannoso, fornendo risposte ai prompt degli utenti che potrebbero basarsi su una base di contenuto che l’utente non dovrebbe poter conoscere.

Copilot per Microsoft 365 applica i principi del security trimming, fornendo risposte e contributi basati sul “cono di visibilità” delle autorizzazioni concesse all’utente.

E’ facile intuire che se un contenuto è stato erroneamente condiviso con utenti che non dovrebbero poter accedere… il danno è fatto.

Tante organizzazioni che stanno avviando l’adozione di Copilot stanno correndo ai ripari, anche seguendo i suggerimenti di questo blog e di tante altre occasioni ed eventi dove la community ha cercato di sensibilizzare le aziende sull’importanza di una corretta governance di Microsoft 365.

In alcune situazioni, le organizzazioni stanno frenando l’adozione di Copilot, in attesa di “fare ordine”.

Microsoft sta quindi per rendere disponibile (rollout a partire da aprile 2024) un approccio per cercare di mitigare i difetti di governance, introducendo il concetto di Restricted SharePoint Search Limitation.

Si tratta della possibilità offerta agli amministratori del tenant, di specificare una “white list” di siti dove circoscrivere la conoscenza da rendere disponibile a Copilot, escludendo gli altri siti… in attesa della loro corretta governance.

Attraverso un apposito comando Powershell sarà quindi possibile definire la lista dei siti consentiti a Copilot, con un limite di un massimo di 100 elementi. Chiaramente su questi siti verrà in ogni caso assicurata l’applicazione delle autorizzazioni, assicurando l’operatività di Copilot sulla base delle autorizzazioni dell’utente.
Di default l’impostazione, quando verrà rilasciata, sarà “disattivata” e quindi senza restrizioni sulla white list dei siti consentiti a Copilot.

L’esperienza utente, durante l’utilizzo di Copilot, informerà che le risposte di Copilot saranno influenzate da solo una parte della conoscenza raccolta sul tenant:

In conclusione, si tratta un po’ di una “pezza”, a mio avviso… che rischia anche di depotenziare Copilot per Microsoft 365 o confondere gli utenti sulla qualità dei risultati dei prompt eseguiti.
Ma, se gestito come elemento transitorio, può sbloccare il processo di valutazione di Copilot e minimizzare gli effetti collaterali di una cattiva governance.

Magari in un prossimo articolo parleremo di best practices.

Il Digital Workplace per i Frontline Workers

I frontline workers sono quella porzione di dipendenti di un’azienda che non operano con un PC di fronte a loro per il tempo prevalente del proprio lavoro.

Parlo di operai, i cosiddetti blue collars, ma anche di commessi nei punti vendita, addetti al verde pubblico, autisti e operatori sul campo.

Molte aziende hanno una parte consistente della propria forza lavoro non raggiunta (in tutto o in parte) dai contenuti e dai servizi offerti dalle intranet e dai modern workplace.

Dal punto di vista dell’organizzazione, degli HR e della comunicazione interna, si tratta di una parte dell’azienda che -man mano che l’azienda diventa digitalmente matura- si rendono conto di “trascurare”, e desiderano raggiungere con news, policies & procedures e servizi offerti attraverso il digital workplace (gestione dei turni, rischieste ferie/permessi, buste paga, …).

Parlo di un tema importante di inclusione, dove le organizzazioni hanno compreso che stanno correndo il rischio di avere dipendenti di serie A e di serie B.

Tante aziende informano i frontline workers ancora attraverso le bacheche (quelle affisse alle pareti!) o attraverso comunicazioni cartacee (spesso volantini consegnati all’ingresso) o tramite spedizione di posta cartacea.

Confrontandoci con molti gestori di intranet negli ultimi anni, siamo riusciti ad introdurre alcune soluzioni per includere tutta la popolazione aziendale, compresa quella senza un PC o uno smartphone aziendale:

  • abbiamo realizzato sistemi di digital signage (Intranet TV) per veicolare contenuti informativi provenienti dalla intranet;
  • abbiamo implementato soluzioni di kiosk con logon da badge per far accedere velocemente ai contenuti della intranet direttamente dalle linee produttive;
  • abbiamo implementato postazioni condivise con browser in modalità kiosk per far accedere i frontline workers dalle aree comuni, quali spogliatoi, mense e aree svago;
  • abbiamo collaborato con i nostri clienti per individuare soluzioni tecniche e sindacali per promuovere l’utilizzo dei dispositivi smartphone personali (BYOD).

Oggi, per gran parte delle aziende, la popolazione non “white collar” non ha accesso alla intranet o al digital workplace. Non accede proprio a Microsoft 365, e non dispone neppure di una sottoscrizione per farlo.

Microsoft offre delle sottoscrizioni per Microsoft 365 e Office 365 a costo ridotto, attraverso i piani F1 e F3 (F1 è disponibile solo per piani Microsoft 365 e F3 è disponibile sia per Office 365 che per Microsoft 365).

  • I piani Microsoft 365 F1 sostituiscono i vecchi piani “kiosk”, hanno un costo di listino di 2,25 $/utente/mese, e sono dei piani equivalenti agli E1 cono diverse limitazioni;
  • I piani Microsoft 365 F3 sono corrispondenti ai piani E1, in termini di funzionalità, e sono pensati per quei dipendenti che non usano costantemente un PC, hanno un costo di 8 $/utente/mese (un piano Office 365 E1, solitamente rivolto ai white collars, costa 10$, un piano Office 365 E3 23$ e un Microsoft 365 E3 36$).

Iniziare, o continuare, a parlare di ampliare l’uso del digital workplace ai frontline workers ci permette inoltre di avviare un’interazione con nuovi stakeholders, quali i plant manager o le rappresentanze sindacali.

Microsoft Viva, ed in particolare Viva Connection ed Engage, rappresentano una leva importante per soddisfare questi bisogni, grazie alla loro progettazione mobile first.

Sono tanti gli use case che si possono proporre (elenco, in ordine sparso, le prime idee che mi vegono in mente):

  • News and announcements
  • Messaggi del CEO
  • Condivisione di valori e obiettivi
  • Comunicazione delle norme e dei piani di sicurezza
  • Avvisi operativi (es. assegnazione dei turni)
  • Richiesta di dotazioni (vestiario e dispositivi di sicurezza)
  • Partecipazione a community per migliorare l’appartenenza e condividere la conoscenza
  • Semplificare l’onboarding dei neo assunti e dei cambi di ruolo
  • Richiesta ferie e permessi
  • Accesso ai servizi di welfare aziendale
  • Consultazione del cedolino e del sistema di presenze
  • Informazioni sindacali
  • Cral – Circoli ricreativi assistenziali lavoratori
  • Concorsi delle idee per migliorare i processi di lavoro (con reward)
  • Campagne sociali (es. iniziative per l’ambiente, per il territorio o a sostegno di colleghi in difficoltà)

Imperdibile: CollabDays 2024 e BeConnected Day insieme!

Il 30 maggio 2024 è una data da segnarsi in bold!

Per la prima volta, le due community uniranno le forze per organizzare l’evento tecnico e formativo sul Modern Work sul mondo Microsoft 365 (e non solo) più importante dell’anno.

BeConnected Day è giunto alla 12ma edizione, ormai consolidato appuntamento italiano per chi è interessato alle tematiche di comunicazione, security e integrazione applicativa sul mondo Microsoft 365;
CollabDays è l’evento internazionale che aggrega i principali nomi della comunità tecnica mondiale del mondo SharePoint, Power Platform, Microsoft 365 ed Azure.

Si tratterà di un evento community, e quindi gratuito per i partecipanti, ma di enorme valore per contenuti, qualità degli speaker e occasione di networking con addetti ai lavori e colleghi.

Quest’anno, oltre all’unione delle forze dei due eventi, vedremo anche il ritorno a Milano, ad Assago allo UCI Conference Center… quindi una location fantastica e facile da raggiungere.

Sono già aperte le call for speaker e l’opportunità di supportare l’evento come sponsor.

La presenza degli sponsor è di vitale importanza, considerando che le community e gli speaker lavorano su base volontaria e non ci sono contributi finanziari di Microsoft (come in molti credono).

Altrettanto importante è la serietà di iscrizione: registrarsi all’evento e poi non presentarsi è una mancanza di rispetto per chi spende sere e weekend del proprio tempo per organizzare una conferenza di queste dimensioni, per gli sponsor che investono il proprio denaro e considerando le spese per una location importante e per garantire i pasti e i servizi per i tutti partecipanti.
Poi gli imprevisti possono sempre esserci… ma il fenomeno del “drop” delle presenze di molti eventi community mi fa davvero arrabbiare!

Alla scoperta di SharePoint Premium

Uno degli lanci di Microsoft Ignite 2023 è SharePoint Premium. Ma di cosa si tratta?

Semplificando un po’, si tratta del nuovo nome commerciale di funzionalità già disponibili come Microsoft Syntex e SharePoint Advanced Management, che saranno messe in “bundle” (precedentemente erano due add-on distinti da acquistare), dando vita ad un nuovo prodotto che Microsoft promette di far crescere.

In questo articolo mi concentrerò su una prima introduzione alla componente Syntex di SharePoint Premium.

Microsoft Syntex rappresenta un set di funzionalità per supportare la classificazione dei contenuti, a favore di soluzioni per il content lifecycle.
Uno dei “mal di pancia” più diffusi nelle organizzazioni, quando si cercando di affrontare tematiche di tassonomia e tagging dei contenuti, è l’obiezione dell’impatto sull’attività dell’utente.
Syntex permette di implementare logiche di “riconoscimento” del contenuto, sfruttando logiche di AI per la classificazione, applicando metadata e labels.

La classificazione quindi diventa propedeutica all’organizzazione dei contenuti, a migliorarne la “trovabilità“, e a gestirne logiche di protezione, archiviazione e conservazione.

Grazie l’AI ed a Copilot, Syntex permette di riconoscere il contenuto, leggendolo o antipicando alla lettura un processo di OCR (trasformazione dell’immagine di un documento cartaceo scansionato immagine in testo), al fine di proporre i giusti metadata dalle tassonomie aziendali. Dalla lettura Syntex passerà alla “comprensione”.

Syntex comprende la natura del documento (un contratto? un’offerta? un manuale? un CV?), applicando il corretto content type (i conoscitori di SharePoint mi seguiranno), suggerendo i metadata per arricchire le meta informazioni sul documento.
Ad esempio se verrà riconosciuto che il documento è un contratto: chi sono i contraenti del contratto? qual è la scadenza? e l’oggetto del contratto? ed il valore economico?

Tutte queste meta informazioni potranno essere sfruttate per:

  • organizzare l’archvio dei contratti,
  • semplificare la ricerca dei contratti che coinvolgono un determinato cliente,
  • avviare processi automatizzati per la revisione, approvazione e firma del contratto,
  • determinare le politiche di conservazione e archiviazione (o cancellazione),
  • comprendere la sensibilità o riservatezza del contenuto, applicando le opportune sensitivity label di Microsoft Purview.

Soluzioni guidate da Syntex permettono inoltre di predisporre nel modo ottimale l’architettura e la governance dei contenuti, in forma propedeutica all’introduzione di Microsoft 365 Copilot.

Il modello di costo di SharePoint Premium è studiato secondo la forrmale del Pay-as-you-go. Creando forse qualche complessità nella stima del costo (quantomeno in occasione delle prime esperienze), applicando una spesa per ogni azione/operazione (es. ogni documento processato/riconosciuto, ogni documento firmato digitalmente, …).
Qui è possibile trovare le indicazioni ufficiali di costo.

Preparare i budget per Microsoft 365 Copilot

Superato Ferragosto, nella fase calante della pausa estiva, inizio a pensare a chi, in settembre o chi nel mese di ottobre, si troverà ad affrontare i forecast del budget per l’anno a seguire.

Dopo gli annunci (roboanti) sulla promessa di rilascio di una serie di strumenti/servizi “Copilot”, forti dell’hipe di Chat-GPT ci siamo un po’ tutti atteggiati ad “esperti” di AI (Artificial Intelligence)…
In occasione dell’evento Microsoft Inspire dello scorso luglio, Microsoft ha finalmente svelato un po’ di carte sul tanto atteso Copilot per Microsoft 365.

Che cosa è Microsoft 365 Copilot

Ma andiamo per gradi, e spendiamo qualche riga per i più distratti, descrivendo la promessa di quello che si cela dietro a Copilot, lasciando intravedere una svolta epocale per tutti noi.

Microsoft 365 Copilot introduce la forza dell’AI nel lavoro di tutti i giorni, all’interno degli strumenti che utilizziamo ogni giorno.

Attraverso l’utilizzo di linguaggio naturale, combinando i modelli LLMs (Large Language Models) con i dati di Microsoft 365 e Microsoft Graph, Microsoft andrà a rilasciare una gamma di nuove funzionalità che ci permetterano di risparmiare una valanga di tempo nel produrre presentazioni PowerPoint, documenti Word, report Excel, articoli sulle intranet SharePoint… ci faranno la sintesi di documenti complessi, il riassunto di meeting a cui non abbiamo avuto occasione di presenziare, e tante altre attività di supporto al nostro lavoro.

Forse non solo ci faranno risparmiare tempo, ma ci permetteranno di produrre risultati anche di qualità spesso superiore a quella che abitualmente avremmo riservato per relazioni, report, e presentazioni.

Non voglio “offendere” nessuno, ma spesso tanti di noi non hanno il dono della sintesi, spesso non sono dei bravi comunicatori, e ancora più spesso non hanno il tempo necessario per curare i propri elaborati.

Sulla carta quindi –sì, scrivo sulla carta perché finora abbiamo letto molto e visto qualche demo “cartonata”, ma in pochissimi hanno avuto la fortuna di accedere alle preview di Copilot– le premesse/promesse ci fanno leccare i baffi.

Si prospetta un forte incremento della produttività, se saremo in grado di sfruttare a dovere i nuovi strumenti e se le funzionalità corrisponderanno davvero alle attese.

Solo un piccolo assaggio di 1 minuto, applicato a Microsoft 365 Copilot in Word:

Bello, ma quanto costa?

Naturalmente tutto ha un prezzo…

A Microsoft Ignite 2023 sono stati annunciati i piani tariffari di Microsoft 365 Copilot, lasciando un po’ delusi molti degli utenti.

Solo le organizzazioni con sottoscrizioni E3/E5 o Business Standard e Premium (per il momento pare escluso il mondo educational con i piani A3/A5) potranno accedere alle sottoscrizioni add-on di Microsoft 365 Copilot, per il costo aggiuntivo di circa 30$ utente/mese.

Molti clienti mi hanno detto che è troppo caro.
Io preferisco attendere, per poter provare Copilot sul serio, giudicando quindi se davvero ne valga la spesa (come sembrerebbe essere).

Se Microsoft 365 Copilot davvero mi farà risparmiare tutto il tempo che promette… direi che potrebbe anche valerne la spesa.

Quindi, tornando alle previsioni di budget per il 2024, suggerisco alcuni passaggi importanti:

  • Prepararsi e studiare meglio quali saranno le nuove funzionalità introdotte da Copilot, cercando di definirne un valore per la nostra organizzazione (efficienza, qualità, …).
  • Verificare se il contratto sottoscritto dalla nostra organizzazione con Microsoft permette piani di sottoscrizione ibridi, oppure se ci vincola alla standardizzazione (in altri termini: se vorremo acquistare gli add-on di licenza di Copilot, dovremo farlo per tutta la popolazione o potremo attivarlo anche solo su una parte di essa?).
  • Prevedere un piano di adozione per Copilot, definendone sia le occasioni di test/pilot che studiandone le modalità di formazione per gli utenti, al fine di sfruttare il 100% delle novità in arrivo.

Ma quando arriverà?

La Roadmap ufficiale per Microsoft 365 Copilot è ancora piuttosto “abbottonata”, ma a luglio è stato rilasciato l’Early Access Program, (purtroppo) per veramente pochissimi eletti.
Copilot in SharePoint dovrebbe iniziare il suo rollout a Novembre 2023, e quindi tutto ci lascia intendere per iniziare a veder rilasciare Microsoft 365 Copilot nel corso del 2024.

Per chi non vede l’ora di Microsoft 365 Copilot

Molti di noi non vedono l’ora che sia possibile mettere la mani su Microsoft 365 Copilot.

Dai primi annunci dello scorso mese di marzo, alle conferme recenti in occasione di Microsoft Inspire di luglio, Copilot per Microsoft 365 si prospetta come una delle novità più importanti… forse con un impatto ancora superiore all’introduzione del mouse e del copia-incolla :-).

Il programma di preview, lanciato in luglio, sta coinvolgendo davvero pochissime organizzazioni invitate da Microsoft.
Quindi non ci resta che spulciare il web per recuperare notizie, anche forti del fatto che Microsoft sta iniziando a predisporre la documentazione tecnica e le risorse per facilitarne l’adozione.

Copilot è stato annunciato come un assistente (molto di più del vecchio Clippy!), che saprà aiutarci nelle attività quotidiane, estendendo le funzionalità degli strumenti di Microsoft 365, che utilizziamo tutti i giorni.

Ci sarà quindi una schiera di Copilot, e partiamo da una prima panoramica di quelli finora annunciati:

CaratteristicaDescrizione
Copilot in WordScrivere, modificare, riepilogare e creare contenuto in Word.
Creare una prima bozza, inserendo informazioni dall’intera organizzazione in base alle esigenze.
Aggiungere contenuto ai documenti esistenti, riepilogare il testo e riscrivere le sezioni o l’intero documento.
Ottenere i toni suggeriti.
Fornire suggerimenti per rafforzare gli argomenti o uniformare le incoerenze.
Copilot in PowerPointTrasformare i documenti scritti esistenti in mazzi completi di note e origini del relatore.
Avviare una nuova presentazione da un prompt o una struttura.
Condensare le presentazioni.
Usa i comandi del linguaggio naturale per modificare i layout, riformattare il testo e le animazioni temporali.
Copilot in ExcelEseguire query sul set di dati in linguaggio naturale, non solo formule.
Visualizzare le correlazioni, proporre scenari di simulazione e suggerire nuove formule in base alle domande.
Generare modelli in base alle domande.
Identificare le tendenze, creare visualizzazioni o richiedere consigli.
Copilot in OutlookRiepilogare i thread di posta elettronica con punti di vista diversi di ogni persona e identificare le domande aperte.
Rispondere a un messaggio di posta elettronica esistente con una semplice richiesta o trasformare note rapide in messaggi.
Eseguire il pull da altri messaggi di posta elettronica o contenuti a cui gli utenti hanno già accesso in Microsoft 365.
Usare gli interruttori per regolare il tono o la lunghezza della risposta.
Copilot in TeamsRiepilogare le conversazioni, organizzare i punti di discussione principali e riepilogare le azioni chiave.
Ottieni risposte a domande specifiche, recupera tutto ciò che ti sei perso.
Creare le agende delle riunioni in base alla cronologia delle chat.
Identificazione degli utenti per i follow-up e pianificazione del successivo check-in.
Copilot in LoopRiepilogare tutto il contenuto nella pagina Microsoft Loop.
Quando Microsoft Loop pagine si riempiono di idee e contenuti, chiedi a Copilot di riepilogare il lavoro.
Modificare i riepiloghi di Copilot, aggiungere altri dettagli o contesto e inviare riepiloghi ad altri utenti come componenti Microsoft Loop.
Intelligenza tra app in CopilotAccessibile come app Copilot in Microsoft Teams.
Riunire i dati di documenti, presentazioni, posta elettronica, calendario, note e contatti da sottoporre a query.
Riunire le informazioni da più origini.
Ricerca intelligenteConsente di cercare i dati nelle applicazioni Dataverse, ad esempio Dynamics 365 Sales, Service & FnO usando l’esperienza intuitiva del linguaggio naturale direttamente dal copilot.
Plug-in di Power Platform ConnectorAccedere ai dati in tempo reale da una serie di applicazioni aziendali e di produttività personali critiche direttamente nell’esperienza copilot abilitata dal pool in rapida crescita di connettori di power platform abilitati per copilot.

A questo elenco, se ne stanno aggiungendo molti altri, come Copilot in SharePoint, per supportare la scrittura di news ed articoli sulla intranet, ed ai Copilot per Teams, utilissimi per sintetizzare la minuta di una riunione o per riassumere la parte del meeting che abbiamo mancato.

Tutto molto succolento, almeno all’apparenza! 🙂

I workflow di SharePoint verso il tramonto

Chi utilizza SharePoint Online, su Microsoft 365, ha già vissuto qualche tempo fa la decisione “unilaterale” di Microsoft di spegnere il motore per i workflow SharePoint 2010.
Si avvicina il momento che anche gli altri “motori” verranno impattati, imponendoci un cambio di strategia e interventi sempre più netti se abbiamo realizzato soluzioni di workflow su SharePoint Server o su SharePoint Online.

Piccola storia (breve) dei workflow di SharePoint

Saltando di netto i workflow presenti sulla versione 2001 di SharePoint, che di fatto prevedevano alcuni semplici step approvativi, il cambio radicale di architettura del prodotto vide la scomparsa dei workflow dalla versione SharePoint 2003 (iniziando le fortune di alcuni vendor, come Nintex che rilasciò il suo primo prodotto “Smart Library”).

Ma andiamo per gradi. SharePoint ha introdotto nel tempo due diversi workflow engine, ancor oggi denominati con il “numero” di versione del prodotto che li ha introdotti.

Parlo dei Workflow SharePoint 2010, quelli che implementavano Workflow Foundation, rutilizzabili sia attraaverso Visual Studio che tramite SharePoint Designer 2010 (qui arrivò la vera grande diffusione dell’automazione dei processi su SharePoint).

Con SharePoint 2013 venne aggiunto un secondo motore, legato alla tecnologia Microsoft Workflow Manager, utilizzabile anch’esso attraverso gli strumenti di sviluppo e attraverso SharePoint Designer 2013 (che è anche l’ultima release rilasciata del tool “no code”).

Lavorando con SharePoint Designer 2013 (anche nelle versioni successive di SharePoint) è possibile scegliere se si intende creare un processo con il motore “2010” o con quello “2013”. Ovviamente non è identico, ed anzi sono presenti pro e contro nelle due scelte possibili, ma qui rischio di finire fuori tema.

Verso l’abbandono dei workflow engine

Come accennato all’inizio dell’articolo, Microsoft ha già dismesso il motore “2010” sul mondo SharePoint Online, ed ha anche annunciato lo spegnimento del motore “2013” per il 02/04/2024 (per i nuovi tenant Microsoft 365) e per il 02/04/2026 per tutti i tenant preesistenti.

Ma cosa sta accadendo su SharePoint on-premises?

Se su SharePoint Online nessuno di noi ha “il controllo” di queste scelte, sul mondo SharePoint Server è invece possibile un maggiore controllo da parte degli amministratori SharePoint.
Tuttavia, Microsoft ha annuciato la dismissione del supporto per i workflow, e quindi -anche se tecnicamente continueranno a funzionare- dovremo fare molta attenzione a fronte di possibili errori o problemi, verso i quali “dovremo arrangiarci”.

Nel dettaglio, ecco il piano di dismissione del supporto (seguendo anche la timeline di dismissione del supporto generale per le versioni più anziane):

  • Per SharePoint Server 2010 e 2013 il supporto è già terminato, quindi non solo i problemi dei workflow non verranno supportati, ma in generale non è più disponibile il supporto Microsoft sul prodotto. Il supporto è terminato l’11/04/2023.
  • Per SharePoint Server 2016, il supporto sui workflow terminerà quando si concluderà il supporto sulla versione di prodotto (oggi già limitato), previsto per il 14/07/2026.
  • Per SharePoint Server 2019 valgono le stesse considerazioni fatte per la versione 2016, essendo peraltro coincidente anche la data di fine supporto: 14/07/2026.
  • SharePoint Server Subscription Edition (SE) è viceversa pienamente coperto dal supporto Microsoft, ma il supporto per i workflow con engine “2010” verrà concluso il 14/07/2026.
  • Le versioni 2013, 2016, 2019 e SE Microsoft propone (da febbraio 2023) la sostituzione del vecchio Microsoft Workflow Manager con SharePoint Workflow Manager.

Ma quali sono gli impatti?

Beh, su SharePoint Online mi pare evidente: una volta spenti i motori (come già avvenuto per quello “2010”) i processi automatizzati “2013” smetteranno di funzionare… e quindi, se non l’avete già fatto, meglio correte al riparo, ripensando i workflow su altra tecnologia (Power Automate, Nintex Cloud o altro).

Sul mondo SharePoint on-premises è invece più articolato, dove dobbiamo esdsere consapevoli che nessuno “spegnerà i motori”, ma che dovranno essere affrontate aree di rischio prive di supporto Microsoft.
Anche in questo caso quindi suggerisco di ragionare su soluzioni alternative (anche cogliendo l’occasione per muoversi verso SharePoint Online e Microsoft 365), valutando anche il passaggio a SharePoint Workflow Manager (per i soli processi “2013”), per cercare di allungare un po’ la vita al sistema.

Anche chi sta utilizzando tool di terze parti per potenziare o semplificare i propri workflow su SharePoint deve fare molta attenzione al piano di supporto dei vendor, chiaramente impattati se stanno utilizzando i workflow engine nativi della piattaforma Microsoft.

MCT Alumni

Anche quest’anno ho rinnovato la membership al programma MCT Alumni (Microsoft Certified Trainer).

Ho avviato la mia carriera di certificazioni tecniche Microsoft nel lontano 1996, e dal 1998 ho conseguito (tra i primi in Italia) la certificazione Microsoft Certified Trainer (MCT).

Ho conservato attivamente la certificazione MCT per una ventina d’anni, per poi “ritirarmi” nella community MCT Alumni.
La decisione fu legata a suo tempo alla scelta di erogare corsi “custom” progettati da me e da Green Team, rispetto ai contenuti ufficiali Microsoft… non sempre adeguati alle esigenze formative dei miei clienti.

BeConnected Day 11 – La Modern Work Conference

Il 15 giugno si è conclusa l’11ma edizione di BeConnected Day, la Modern Work Conference italiana. Anche quest’anno ospitata da CUBO, negli ultimi piani di Torre Unipol a Bologna.

Oltre ad essere orgogliosamente membro del board dell’evento e referente per la track APP, ho avuto il piacere di condividere qualche esperienza di progetto di Modern Work nella sessione dal titolo “Employee Experience Platform adoption best practices with Microsoft Viva“.

L’intera giornata dell’evento, per le sessioni della sala principale, è già disponibile online, sul canale Youtube di BCD.
Ecco di seguito il video posizionato all’inizio della mia sessione:

Come ogni anno, #BCD11 è stato un grande momento per scoprire novità, ascoltare interventi illuminanti e fare tanto networking tra partecipanti, sponsor e speaker. Ed in particolare lo è stato l’immancabile birra finale in compagnia, da quest’anno denominata BeerConnect.

E grazie soprattutto ai miei compagni di (s)ventura: Alessio Giombini, Fabrizio Volpe, Luca Vitali, Michele Sensalari, Paolo Pialorsi, Roberto Ferazzi (e il “sempre presente” Fabrizio Fabiani).

(c) Grazie ad Anna, Alberto e Luca per le foto.