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SharePoint, generale

Viva Engage Desktop App

Una delle novità in progressivo rilascio a Viva Engage è la possibilità di installare un’applicazione desktop dedicata ad Viva Engage (ex Yammer).

Grazie a questa app dedicata è possibile ricevere tempestive notifiche sul proprio desktop

Per installare l’applicazione, accedi da browser a Yemmaer/Engage, quindi accedi al menu delle app del browser e installa l’app Viva Engage (Yammer):

Naturalmente gli amministratori possono impostare specifiche policies per la distribuzione automatica dell’app.

Fa un po’ sorridere, pensando a chi utilizza Yammer dalla prima ora (quando Microsoft acquisì nel 2012 la piattaforma di enterprise social per 1.2$ Billion), dove era disponibile un’analoga applicazione desktop, poi ritirata da Microsoft.
Naturalmente Yammer è cambiato e si è “modernizzato” in questi anni, indipendentemente dall’operazione di rebranding in corso a favore di Vica Engage.

I workflow di SharePoint verso il tramonto

Chi utilizza SharePoint Online, su Microsoft 365, ha già vissuto qualche tempo fa la decisione “unilaterale” di Microsoft di spegnere il motore per i workflow SharePoint 2010.
Si avvicina il momento che anche gli altri “motori” verranno impattati, imponendoci un cambio di strategia e interventi sempre più netti se abbiamo realizzato soluzioni di workflow su SharePoint Server o su SharePoint Online.

Piccola storia (breve) dei workflow di SharePoint

Saltando di netto i workflow presenti sulla versione 2001 di SharePoint, che di fatto prevedevano alcuni semplici step approvativi, il cambio radicale di architettura del prodotto vide la scomparsa dei workflow dalla versione SharePoint 2003 (iniziando le fortune di alcuni vendor, come Nintex che rilasciò il suo primo prodotto “Smart Library”).

Ma andiamo per gradi. SharePoint ha introdotto nel tempo due diversi workflow engine, ancor oggi denominati con il “numero” di versione del prodotto che li ha introdotti.

Parlo dei Workflow SharePoint 2010, quelli che implementavano Workflow Foundation, rutilizzabili sia attraaverso Visual Studio che tramite SharePoint Designer 2010 (qui arrivò la vera grande diffusione dell’automazione dei processi su SharePoint).

Con SharePoint 2013 venne aggiunto un secondo motore, legato alla tecnologia Microsoft Workflow Manager, utilizzabile anch’esso attraverso gli strumenti di sviluppo e attraverso SharePoint Designer 2013 (che è anche l’ultima release rilasciata del tool “no code”).

Lavorando con SharePoint Designer 2013 (anche nelle versioni successive di SharePoint) è possibile scegliere se si intende creare un processo con il motore “2010” o con quello “2013”. Ovviamente non è identico, ed anzi sono presenti pro e contro nelle due scelte possibili, ma qui rischio di finire fuori tema.

Verso l’abbandono dei workflow engine

Come accennato all’inizio dell’articolo, Microsoft ha già dismesso il motore “2010” sul mondo SharePoint Online, ed ha anche annunciato lo spegnimento del motore “2013” per il 02/04/2024 (per i nuovi tenant Microsoft 365) e per il 02/04/2026 per tutti i tenant preesistenti.

Ma cosa sta accadendo su SharePoint on-premises?

Se su SharePoint Online nessuno di noi ha “il controllo” di queste scelte, sul mondo SharePoint Server è invece possibile un maggiore controllo da parte degli amministratori SharePoint.
Tuttavia, Microsoft ha annuciato la dismissione del supporto per i workflow, e quindi -anche se tecnicamente continueranno a funzionare- dovremo fare molta attenzione a fronte di possibili errori o problemi, verso i quali “dovremo arrangiarci”.

Nel dettaglio, ecco il piano di dismissione del supporto (seguendo anche la timeline di dismissione del supporto generale per le versioni più anziane):

  • Per SharePoint Server 2010 e 2013 il supporto è già terminato, quindi non solo i problemi dei workflow non verranno supportati, ma in generale non è più disponibile il supporto Microsoft sul prodotto. Il supporto è terminato l’11/04/2023.
  • Per SharePoint Server 2016, il supporto sui workflow terminerà quando si concluderà il supporto sulla versione di prodotto (oggi già limitato), previsto per il 14/07/2026.
  • Per SharePoint Server 2019 valgono le stesse considerazioni fatte per la versione 2016, essendo peraltro coincidente anche la data di fine supporto: 14/07/2026.
  • SharePoint Server Subscription Edition (SE) è viceversa pienamente coperto dal supporto Microsoft, ma il supporto per i workflow con engine “2010” verrà concluso il 14/07/2026.
  • Le versioni 2013, 2016, 2019 e SE Microsoft propone (da febbraio 2023) la sostituzione del vecchio Microsoft Workflow Manager con SharePoint Workflow Manager.

Ma quali sono gli impatti?

Beh, su SharePoint Online mi pare evidente: una volta spenti i motori (come già avvenuto per quello “2010”) i processi automatizzati “2013” smetteranno di funzionare… e quindi, se non l’avete già fatto, meglio correte al riparo, ripensando i workflow su altra tecnologia (Power Automate, Nintex Cloud o altro).

Sul mondo SharePoint on-premises è invece più articolato, dove dobbiamo esdsere consapevoli che nessuno “spegnerà i motori”, ma che dovranno essere affrontate aree di rischio prive di supporto Microsoft.
Anche in questo caso quindi suggerisco di ragionare su soluzioni alternative (anche cogliendo l’occasione per muoversi verso SharePoint Online e Microsoft 365), valutando anche il passaggio a SharePoint Workflow Manager (per i soli processi “2013”), per cercare di allungare un po’ la vita al sistema.

Anche chi sta utilizzando tool di terze parti per potenziare o semplificare i propri workflow su SharePoint deve fare molta attenzione al piano di supporto dei vendor, chiaramente impattati se stanno utilizzando i workflow engine nativi della piattaforma Microsoft.

Employee Experience Platform adoption best practices with Microsoft Viva

Condivido il video della mia sessione “Employee Experience Platform adoption best practices with Microsoft Viva” estratta da BCD 11 del 15 giugno 2023 presso il CUBO di Bologna.

Microsoft 365 offre una varietà di strumenti, e non è sempre facile orientarsi sul tool “migliore” per rispondere ad una propria esigenza.
Nel corso della sessione analizzeremo con quale livello di maturità le organizzazioni affrontano la modern collaboration, studiandone comportamenti ed approcci.
Andremo a condividere best practices e suggerimenti per una transizione efficiente verso il modern work, ottimizzando gli investimenti fatti per Microsoft 365 e valorizzando i benefici delle nuove soluzioni per l’employee experience di Microsoft Viva.
Il focus sulla Viva suite evidenzierà le scelte di strategia per l’adozione e le funzionalità di amministrazione e controllo dei servizi.

Workshop “Progettare una intranet: come sfruttare al meglio le potenzialità di SharePoint Online”

Stamattina, insieme ai colleghi Elisabetta Sasselli e Giuseppe Farina, abbiamo tenuto un workshop sulla “scoperta” delle potenzialità di SharePoint Online per realizzare Intranet e Digital Workplace.

E’ stato un evento divertente, dove abbiamo ritagliato web part e composto l’home page della intranet giocando con post-it, forbici e colori!

Una quarantina di partecipanti, suddivisi in tre sotto-gruppi, hanno assistito all’iniziativa, nell’ambito di Intranet Italia Day 2023.

E’ stata un’occasione per presentare un po’ di “filosofia” di approccio al mondo di SharePoint Online per le Intranet, almeno secondo il punto di vista di Green Team, condividendo esperienze e suggerimenti.

Speriamo che anche i partecipanti si siano divertiti e abbiamo portato a casa qualcosa di utile per i loro futuri progetti di Intranet in Microsoft 365.

Nuova experience per la Home di OneDrive

Microsoft OneDrive si è spesso dimostrato un precursore (o un laboratorio) dove sperimentare novità in termini di funzionalità e user experience.
Spesso queste novità sono poi state estese anche all’esperienza dei siti SharePoint Online.

La nuova Home di OneDrive cerca di razionalizzare gli elementi dell’interfaccia, migliorandone l’efficienza.

I contenuti documentali, intesi sia come file Office che PDF, Loop, elementi di Lists, video e registrazioni delle riunioni Teams vengono presentati secondo logiche di utilizzo recente, ma anche di utilizzo “consigliato” per rilevanza w raccomandazioni dell’intelligenza artificiale (AI).

Anche gli elementi condivisi sono resi più facilmente raggiungibili, sfruttando una visualizzazione aggregata “all in one”:

La People View rappresenterà poi un diverso approccio per interagire con i contenuti, identificando come punto di partenza la persona con la quale stiamo collaborando:

Anche le modalità di filtro dei contenuti sono state semplificate, ritrovando i propri filtri applicati di recente ed efficaci modalità di ricerca nel contesto (es. non solo la classica “buca di ricerca”, ma anche box di ricerca sui risultati in pagina:

Una delle modalità che ha strappati applausi quando il team di prodotto ci ha presentato la funzionalità in occasione dell’ultima edizione del Microsoft MVP Summit… è l’introduzione delle folder colorate!
Che personalmente non vedo l’ora di poter utilizzare, sfruttando così un’ulteriore “metainformazione” che potrà aiutarci nel riconoscere e identificare i contenitori.

Anche l’esperienza di condivisione dei contenuti è stata migliorata (e immaginiamo che questa modalità sarà comune all’operazione di sharing di tutti i workload di Microsoft 365):

Ricordiamoci poi che OneDrive è utilizzabile anche attraverso il nostro collaboration hub, ossia Microsoft Teams, attraverso l’app Files collocata sulla app bar di sinistra:

I contenuti offline di OneDrive saranno inoltre utilizzabili offline anche attraverso il web browser:

Osservando la roadmap di Microsoft 365, le funzionalità sono attualmente nello stage di Rollout, e quindi potremo aspettarcele disponibili per tutti nei prossimi mesi.

Progettare una intranet: come sfruttare al meglio le potenzialità di SharePoint Online

Il 19 maggio 2023, insieme ai colleghi Elisabetta Sasselli e Giuseppe Farina, terrò un Workshop nell’ambito dell’edizione 2023 di Intranet Italia Day di Milano.

Progettare una intranet: come sfruttare al meglio le potenzialità di SharePoint Online

Progettare una intranet significa sempre costruire un’esperienza di valore per le persone e per l’azienda. Progettare una intranet con SharePoint Online significa anche valorizzare al meglio i componenti nativi, per realizzare una soluzione in breve tempo e integrata nell’ecosistema Microsoft 365.

In questo workshop imparerete come progettare e organizzare la gerarchia informativa della Home Page di una intranet, utilizzando componenti nativi di SharePoint Online adattandoli alle esigenze specifiche degli Use Case da cui partiremo. Non è necessaria una conoscenza tecnica o avanzata di SharePoint Online, perché lavoreremo con concetti, carta, colori e forme.

Speakers:

  • Igor Macori, Modern Work Solutions Architect @ Green Team
  • Elisabetta Sasselli, Digital Workplace Strategies Lead @ Green Team
  • Giuseppe Farina, Head of Design @ FAR Networks

Gli speaker di CollabDays Italy 2023

Sale l’attesa per il ritorno di CollabDays in Italia, il 20 maggio 2023 a Milano.

CollabDays è la più importante conferenza community, dedicata al mondo della collaboration Microsoft, sorta sulle ceneri dei vecchi SharePoint Saturdays.

Gli speaker coinvolti nell’edizione italiana proverranno da ben nove nazioni, sparse su due continenti.

Il board dell’evento, coordinato da Paolo Pialorsi, o completato da Fabio Franzini, Emanuele Bartolesi, Igor Macori e Nicola Marchi.

Se non vi siete ancora iscritti… correte a farlo subito!

L’iscrizione è gratuita, grazie al contributo degli sponsor ed al lavoro volontario di speaker ed organizzatori.

Oltre che un’imperdibile occasione di aggiornamento e formazione sarà anche un bel momento di socializzazione e networking: immancabile la SharePint conclusiva.

Ma ecco la speakers lineup completa, rigorosamente in ordine alfabetico:

  • Albert-Jan Schot, Netherlands
    As a senior cloud architect Albert-Jan Schot enjoys stepping up to the challenge of designing, developing and building innovative cloud solutions. He is a valuable source of knowledge for his colleagues, customers and the worldwide Microsoft-community. With his no-nonsense and can-do mentality he brings a unique combination of in-depth hands-on experience and consultancy skills on all levels to any team. As a CTO within BLIS.digital Albert-Jan is responsible for the technical vision and strategy within the low-code practice.
  • Bill Ayers, United Kingdom
    Dr Bill Ayers is a consultant developer and solution architect who has been working with computers for over 30 years. He originally earned his PhD in applications of computers in engineering before specialising in collaboration with SharePoint and more recently Microsoft 365 and Azure. He also specialises in mobile development and agile software development practices. He is a Microsoft Certified Master and Charter MCSM for SharePoint, and a Microsoft Certified Trainer and Office Development MVP. He has also taken over forty Microsoft certifications and is a CompTIA CTT+ certified classroom trainer. He speaks regularly at international conferences and user groups and is based in Sheffield, UK.
  • Emanuele Bartolesi, Switzerland
    Emanuele is a Microsoft 365 Architect, passionate about frontend technologies and everything related to the cloud, especially Microsoft Azure. He is currently living in Zurich and actively participating in local and international community activities and events. Emanuele shares his love for technology through his blog https://www.emanuelebartolesi.com. He has also became a Twitch Affiliate as a live coder and you can follow him at https://twitch.tv/kasuken to write some code with him. Since 2014 Emanuele is a Microsoft MVP in the Developer Technologies category and since 2022 he is a GitHub Star.
  • Eric Shupps, United States of America
    Eric Shupps is the founder and President of Apptigent, a leading provider of cloud-based enterprise software solutions. Eric has worked in th eindustry for more than 30 years, primarily focused on Microsoft software and services, as a consultant, administrator, architect, developer and trainer. He co-hosts the Community CloudCast, has authored numerous technology articles, speaks at user group meetings and conferences around the world, and publishes a popular blog at http://www.sharepointcowboy.com.
  • Federico Porceddu, Italy
    Federico is M365 Development MVP, SharePoint and Microsoft 365 Technical Architect and Microsoft 365 certified. He works @AvanadeItaly as a technical leader and technical architect, specialized in enterprise solutions, with extensive experience working on Microsoft and Open Source Technologies. Blogger, coffee taster and trekking lover, he is also Career Advisor for his team (Modern Workplace area). He is a contributor to Microsoft 365 Patterns and Practices (PnP) community.
  • Luise Freese, Germany
    Microsoft MVP, Microsoft 365 Consultant, Power Platform Developer. Luise helps customers around the globe to improve their business processes and to get rid of everything that only keeps them busy without adding value in a meaningful way. She is a member of the M365 PnP team and supports developers in extending Microsoft 365. She loves all things community, open-source, stickers, and the number 42.
  • Maarten Eekels, Netherlands
    Maarten Eekels (@maarteneekels) is Microsoft MVP, Microsoft Regional Director, and CTO of Rapid Circle, one of the larger Microsoft Cloud implementation partners in the Netherlands. Maarten is an experienced Microsoft Cloud and Security advocate and already since 2003 he is involved in implementing Microsoft technologies. Besides that, Maarten is mentoring start-ups and helping founders and leaders break through glass ceilings for growing their business and helping avoid certain pitfalls. Also, Maarten is a regular speaker on both national and international events, like conferences, community events and user group meetings. In his personal life, Maarten is a passionate cyclist and certified wine sommelier.
  • Paolo Pialorsi, Italy
    Solution architect, trainer, and author who specializes in architecting, designing, and developing Microsoft 365 and Microsoft Azure-based enterprise solutions. Works in a company of his own that he founded in 1999 (www.piasys.com). Has a great deal of experience on Microsoft 365, Microsoft Azure, Microsoft SharePoint, and Microsoft Teams, and security from a developer point of view. Is a Microsoft Certified Solutions Master – Charter SharePoint, as well as a Microsoft MVP in Office Apps & Services. He is also a regular speaker at international IT conferences. He spoke at Microsoft TechEd Europe, the European SharePoint Conference, the SharePoint Conference in the USA, Microsoft Ignite, Microsoft Inspire, and many other IT conferences worldwide. Author for Microsoft Press of 8 books about Microsoft .NET, Microsoft Windows, Microsoft SharePoint, Microsoft Graph and Azure Active Directory, and Microsoft 365. Also wrote 3 Italian-language books about .NET, XML and Web Services. Since January 2015, Paolo is a proud member of Microsoft 365 PnP (http://aka.ms/M365PnP).
  • Thomas Vochten, Belgium
    I am a technology evangelist helping companies to implement Microsoft cloud technologies such as Microsoft 365, and Azure. As Microsoft MVP, I also travel the world to speak at events, conferences, and user groups to talk about technology and to make sure people do not make the same expensive mistakes that I made.
  • Angelo Gulisano, Italy
    I’m Angelo Gulisano, I work as responsible of group who build solutions based on Power Platform, SharePoint and Microsoft 365. I’m MS Certificed and MCT. I write tech article on my Blog https://angelogulisano.com/ , I participated as a speaker at Power Platform bootcamp and WPC (The most big conference in Italy for MS Technologies). I’m PnP Contributor also.
  • Fabio Franzini, Italy
    I’m the Founder and CEO of Apvee Solutions, Microsoft MVP in Business Applications and Office Development categories and 12th of Top 25 SharePoint Influencers in Europe for 2018. I’m passionate about web and I constantly use the latest technologies because I believe that innovation is the real added value in everything we create and offer. I’m working daily with Microsoft Partners and variuos customers to developing solutions that help the adoption of the Microsoft 365 and Power Platform.
  • Giuliano De Luca, Germany
    Giuliano is an enterprise architect Microsoft MVP, passionate and lover of his job, he is a specialist in Microsoft technologies like Microsoft 365 and Azure. During his career has achieved several Microsoft certifications he is also a blogger and international speaker.
  • Marco Rocca, Italy
    I’m a Microsoft Cloud Solution Architect Modern Workplace and deals mainly (but not only …) with SharePoint, a product that has been with him for 10 years and has experienced the birth and growth of all the latest versions. Today, however, collaboration is not just SharePoint, but all Office 365 applications that are helping to revolutionize the way we work. Although “writing code” is still one of its passions, today it supports customers in the migration of products on the cloud to the cloud world. In the last period I’m focusing on Power Platform and Teams. In the last years I have participated in several conferences as a speaker among which WPC Milan, PowerPlatform World Tour, SharePoint Saturday, Scottish Summit, Collabdays and European Collaboration Summit.
  • Martin Laplante, Canada
    Martin Laplante is CEO of PointFire, a firm that builds SharePoint products. Martin applies his background in computational linguistics and document management R&D to SharePoint projects. He has worked on Internet document applications since the late 1980s and on Web-based collaboration systems since 1995. After a period spent working in bikinis (intelligent software that helps women choose the high-quality, two-piece swimsuit that is right for them) he returned to working on collaboration across language barriers, focusing on SharePoint. Martin has a PhD in Theoretical Quantum Chemistry.
  • Paulien Buskens, Belgium
    After earning my college degree for Web Development and UX I started working for Ventigrate as a M365 consultant. My focus is mostly on the development of Web Parts, Power Apps and Power Automate. For the creation of Web Parts I work with SPFx, custom API’s, azure, webjobs,… In the Power Platform I have created small Power Apps and Simple Power Automates but also Power Apps and Power Automates that are used globally in companies.
  • Rick Van Rousselt, Belgium
    Rick is a consultant, speaker and author living in Belgium. He’s been working with SharePoint since 2007 and made the transition to Office 365 and Azure. His main focus is development, but as you all know… working with SharePoint, Microsoft 365 and Azure will require you to understand a bit from everything. He’s a managing partner @Advantive Belgium and you can connect with him on various platforms (https://www.rickvanrousselt.com/about). If Rick is not online he’s spending time with his family or visiting a community event.
  • Rodrigo Pinto, Portugal
    With more than 20 years of experience in Software Engineering & Architecture, Rodrigo Pinto is a Enterprise Architect, Office Apps and Services MVP, Specialist & Evangelist at Storm Technology . Responsible for the Modern Workplace area, he tends to use innovation in creating new solutions and development strategies. Speaker since 2009, he delivers regular sessions at Microsoft Events: Techdays, RoadtoSharePoint, Lightup SharePoint, Microsoft RoadShow, SharePoint Connections, SP24, European SharePoint Conference, CollabSummit, Microsoft TechRefresh, MVP ShowCase, SQL Saturday, Azure Boot Camps, User Group Meetings and online events. He started the SharePoint Portuguese User Group and loves the idea By and For the Community.

Copilot in SharePoint

L’intelligenza artificiale (AI) sta prepotentemente facendosi largo, estendendo le funzionalità degli strumenti di tutti i giorni.

Copilot è stato annunciato da Microsoft nelle scorse settimane come un assistente per supportarci nelle attività di tutti giorni, migliorando la nostra efficienza e produttività.

Nel corso degli annunci abbiamo scoperto come preparare documenti Word o presentazioni PowerPoint, oppure come contribuire a campagne di comunicazione social attraverso il Copilot per Viva Engage.

Anche il lavoro di gestione dei contenuti sui siti SharePoint potrà avvalersi del supporto di Copilot, attraverso il quale i redattori di news o di contenuti di una intranet potranno affidare la preparazione di post e nuovi articoli, partendo da una serie di documenti e contenuti utili a produrne una sintesi efficace.

Copilot per SharePoint combinerà le funzionalità di Large Language Models (LLMs) con le informazioni aggregate attraverso Microsoft Graph, contribuendo a creare nuovi siti e pagine SharePoint, proponendo strutture di contenuto e proponendo risposte oncrete ai bisogni espressi dal redattore.

La roadmap di Microsoft 365 evidenzia la funzionalità ancora nella fase di sviluppo e test, ma diversi rumors prospettano una prima release utilizzabile entro il 2023.

Credo che un po’ tutti non vediamo l’ora di mettere alla prova questa potente funzionalità, al fine di verificarne efficacia ed affidabilità.

Presentata la speakers lineup del CollabDays Italy 2023

Un parterre di speaker spettacolare!

CollabDays Italy 2023 tornerà veramente alla grande. Una agenda super, con speaker internazionali di grande spessore.

Dopo la sessione di apertura condotta dagli organizzatori e dai keynote speakers, le sessioni tecniche si articoleranno su tre track parallele.

Ecco l’elenco delle sessioni e degli speaker:

  • Stop reinventing the wheel – Power Apps Canvas components and custom functions – Luise Freese
  • Don’t get lost in the jungle of guests on Microsoft 365 – Giuliano De Luca  Federico Porceddu
  • Build your own Microsoft Purview Data Loss Prevention solution – Rick Van Rousselt
  • Create a Canvas App that doesn’t look like a Canvas App – Angelo Gulisano
  • Manage your Microsoft 365 tenant with CLI for Microsoft 365 – Albert-Jan Schot
  • The new Artificial Intelligence experience using Microsoft Syntex – Marco Rocca
  • Microsoft Teams: from Low-code to Pro-code in 60 minutes! – Bill Ayers
  • Microsoft 365 Infrastructure-as-Code – Thomas Vochten
  • Microsoft Stream on SharePoint unwrapped – Maarten Eekels
  • SPFx Edit forms VS PowerApps Edit forms – Paulien Buskens
  • Microsoft Tenant-to-Tenant Migrations Hands-On – The Yellow Brick Road – Rodrigo Pinto
  • Extending Microsoft Viva Connections with Adaptive Card Extensions – Paolo Pialorsi
  • A Beginners Guide to Creating Custom Connectors for Power Apps and Power Automate – Eric Shupps
  • Machine translation for M365 and Azure – Martin Laplante

Naturalmente imperdibili anche le occasioni di networking, come il pranzo e la SharePint finale.

Dimenticavo… la conferenza si terrà a Milano il 20 maggio 2023, e l’iscrizione è gratuita (posti limitati)!

Microsoft 365 Copilot

Oggi l’annuncio del lancio di Microsoft 365 Copilot ha “destabilizzato” molti di noi.

I campi di applicazione e gli scenari d’uso sono veramente moltissimi, e in tanti non vedono/vediamo l’ora di mettere alla prova il Copilot.

Suggerisco di dare un’occhiata a questo articolo, con alcuni degli esempi di utilizzo del nuovo assistente per la produttività, oppure questo altro post.

Avremo modo di parlarne meglio, ma prepariamoci al cambiamento!