Uno degli lanci di Microsoft Ignite 2023 è SharePoint Premium. Ma di cosa si tratta?
Semplificando un po’, si tratta del nuovo nome commerciale di funzionalità già disponibili come Microsoft Syntex e SharePoint Advanced Management, che saranno messe in “bundle” (precedentemente erano due add-on distinti da acquistare), dando vita ad un nuovo prodotto che Microsoft promette di far crescere.
In questo articolo mi concentrerò su una prima introduzione alla componente Syntex di SharePoint Premium.
Microsoft Syntex rappresenta un set di funzionalità per supportare la classificazione dei contenuti, a favore di soluzioni per il content lifecycle.
Uno dei “mal di pancia” più diffusi nelle organizzazioni, quando si cercando di affrontare tematiche di tassonomia e tagging dei contenuti, è l’obiezione dell’impatto sull’attività dell’utente.
Syntex permette di implementare logiche di “riconoscimento” del contenuto, sfruttando logiche di AI per la classificazione, applicando metadata e labels.
La classificazione quindi diventa propedeutica all’organizzazione dei contenuti, a migliorarne la “trovabilità“, e a gestirne logiche di protezione, archiviazione e conservazione.
Grazie l’AI ed a Copilot, Syntex permette di riconoscere il contenuto, leggendolo o antipicando alla lettura un processo di OCR (trasformazione dell’immagine di un documento cartaceo scansionato immagine in testo), al fine di proporre i giusti metadata dalle tassonomie aziendali. Dalla lettura Syntex passerà alla “comprensione”.
Syntex comprende la natura del documento (un contratto? un’offerta? un manuale? un CV?), applicando il corretto content type (i conoscitori di SharePoint mi seguiranno), suggerendo i metadata per arricchire le meta informazioni sul documento.
Ad esempio se verrà riconosciuto che il documento è un contratto: chi sono i contraenti del contratto? qual è la scadenza? e l’oggetto del contratto? ed il valore economico?
Tutte queste meta informazioni potranno essere sfruttate per:
- organizzare l’archvio dei contratti,
- semplificare la ricerca dei contratti che coinvolgono un determinato cliente,
- avviare processi automatizzati per la revisione, approvazione e firma del contratto,
- determinare le politiche di conservazione e archiviazione (o cancellazione),
- comprendere la sensibilità o riservatezza del contenuto, applicando le opportune sensitivity label di Microsoft Purview.
Soluzioni guidate da Syntex permettono inoltre di predisporre nel modo ottimale l’architettura e la governance dei contenuti, in forma propedeutica all’introduzione di Microsoft 365 Copilot.
Il modello di costo di SharePoint Premium è studiato secondo la forrmale del Pay-as-you-go. Creando forse qualche complessità nella stima del costo (quantomeno in occasione delle prime esperienze), applicando una spesa per ogni azione/operazione (es. ogni documento processato/riconosciuto, ogni documento firmato digitalmente, …).
Qui è possibile trovare le indicazioni ufficiali di costo.
