Il 27 ottobre 2022 si terrà l’eventoWork Revolution, business, culture and technology transformation.
Sarà un’interessante giornata dedicata, tra le altre cose, al Modern Work, per come lo percepisce il gruppo FAR Networks, attraverso le proposte e l’esperienza di Green Team.
La location sarà quella del Museo Alfa Romeo di Arese (MI), creando un contesto stimolante che completerà la giornata con una visita guidata immersa nella storia dell’automobilismo e dell’innovazione tecnologica.
Avrò il piacere di condividere la mia esperienza, parlando di bisogni e soluzioni per supportare la trasformazione digitale nel Modern Workplace.
Oltre agli speaker di Green Team e FAR Networks, saranno presenti i nostri partner Microsoft, Nintex ed AvePoint, ed inoltre ascolteremo l’interessante contributo del Gruppo CRIF, che condividerà la propria esperienza di trasformazione digitale per gli impiegati del gruppo.
Tutti i dettagli dell’agenda sono pubblicati qui, così come il form per registrarsi gratuitamente. I posti sono limitati, e l’evento è rivolto ad aziende end-users.
Qualche giorno fa ho condiviso il video della registrazione della prima parte del webinar dedicato all’introduzione alla Nintex Platform, organizzato da Green Team in collaborazione con Nintex.
E’ quindi il momento di condividere la seconda puntata, dedicata alle demo di alcuni dei componenti della piattaforma Nintex per l’automazione dei processi aziendali.
La sessione è stata erogata da me ed Giacomo Gelosi, unico Nintex vTE in Italia.
Ieri, insieme al collega Giacomo Gelosi, modern work specialist in Green Team e Nintex vTE, abbiamo avuto il piacere di erogare un primo webinar dedicato alla Nintex Platform.
Introducendo la piattaforma leader per l’automazione dei processi per le soluzioni Microsoft SharePoint ed Office 365 (e non solo), abbiamo colto l’occasione anche per descrivere alcune tendenze e bisogni del mercato.
Per chi si fosse perso il webinar, o volesse semplicemente rivederlo, ecco qui il video della registrazione della sessione:
Il 4 novembre, sempre alle ore 16.00, ci sarà il secondo webinar, dove proveremo a dettagliare con esempi e demo concrete l’utilità degli strumenti offerti dalla Nintex Platform.
Per chi fosse interessato a partecipare alla “seconda puntata” possibile registrarsi gratuitamente qui: https://bit.ly/gt-nintex
Parliamo soprattutto di Nintex Workflow Cloud e degli strumenti collegati, in grado di automatizzare i processi di business collegati a SharePoint, Microsoft 365 e non solo.
Ricordo che Nintex è il principale leader mondiale in questo genere di strumenti, di cui Green Team è l’unico Premier Partner in Italia.
Saranno due webinar brevi in lingua italiana (20-30 minuti ciascuno):
Introduzione alla Nintex Platform, 28/10/2021 ore 16:00
Nintex Platform in azione con casi concreti di utilizzo, 04/11/2021 ore 16:00
Le sessioni saranno condotte da me insieme a Giacomo Gelosi (unico Nintex vTE italiano).
Nel panoramica delle soluzioni di process management per SharePoint o per Office 365, consapevoli dei limiti di partenza della piattaforma Microsoft, i progetti più articolati e complessi venivano sempre indirizzati verso strumenti di “terze parti”.
La competizione, negli anni, è sempre stata giocata tra i vendor Nintex e K2. Ne esistono anche altri, ma qui parliamo dei due principali competitor sul mercato dei workflow e dei forms integrati a SharePoint (e non solo).
Nel 2007 io decisi di approfondire la conoscenza della piattaforma K2 BlackPearl, ricevendo anche il riconoscimento di K2 Insider (una sorta di premio MVP), ed ebbi anche il piacere di scrivere un libro, pubblicato negli Stati Uniti, insieme ad altri Insider e dipendenti di K2.
Nel 2009 decisi di avvicinarmi a Nintex, la piattaforma competitor, che nel frattempo stava crescendo a grandi passi, incontrando il management a Seattle.
Dallo stesso anno decidemmo di abbandonare la partnership con K2, e la mia azienda (Green Team) avviò la partnership con Nintex.
Da diversi anni Green Team è uno dei pochi Nintex Premier Partner ed è il principale riferimento Nintex in Italia, contemplando nel proprio organico anche l’unico Nintex vTE italiano (una sorta di MVP di Nintex).
Dopo anni di “battaglie”, ecco oggi annunciata la svolta: Nintex ha acquisito K2!
Come qualcuno potrebbe dire…. Ne resterà soltanto uno!
Ed io sono felice di aver scelto il “cavallo vincente”.
Qualche settimana fa ho segnalato la decisione di Microsoft di dismettere il vecchio motore di Workflow 2010 sui siti SharePoint Online in Microsoft 365.
In sostanza si parla dei workflow realizzati attraverso SharePoint Designer (utilizzando il motore Workflow 2010) e di alcuni tipi di flusso di lavoro legati a logiche di approvazione e publishing ereditate da funzionalità delle precedenti versioni di SharePoint.
Per i nuovi clienti Microsoft 365 la funzionalità è già stata disattivata dal 01/08/2020, mentre per i tenant già esistenti la deadline è il 01/11/2020.
Non sono interessati da queste decisioni (almeno per ora) i workflow realizzati con il motore Workflow 2013 (Workflow Framework), e non c’è nessun impatto per le versioni on-premises di SharePoint, dove continueranno ad essere supportate entrambe le versioni del motore di workflow.
Da Nintex, che è il principale vendor mondiale per potenziare l’automazione dei processi su SharePoint e Microsoft 365, arriva una possibile soluzione.
Si tratta di un tool(attualmente in beta) in grado di “riscrivere” i vecchi flussi Workflow 2010 in Nintex Workflow, andando a ricostruire lo scheletro del flusso, che dovrà poi essere manualmente completato nelle configurazioni di dettaglio.
Non sarà quindi la bacchetta magica, ma sicuramente potrà offrire una grossa mano.
Ovviamente si tratta di una soluzione per quelle organizzazioni che hanno deciso di adottare sottoscrizioni Nintex su Office 365, o per tutti coloro interessati a valutarne l’acquisto.
Ringrazio Giacomo Gelosi (l’unico Nintex vTE – Virtual Technical Evangelist in Italia) per la preziosa segnalazione.
SharePoint Online, così come il fratello SharePoint Server su ambienti on-premises, offre diverse possibilità di gestione dei Workflow:
Workflow creati con il motore di SharePoint 2010 (spesso molto utilizzato con workflow realizzati attraverso SharePoint Designer), l’evoluzione del vecchio Workfow Foundation
Workflow creati con l’engine di SharePoint 2013, evolvendo il Workflow Framework
Microsoft Power Automate (l’ex Microsoft Flow)
Tecnologie di process automation di terze parti, alcune delle quali utilizzano gli stessi motori citati sopra, mentre altre sfruttano engine proprietari)
Addio ai workflow SharePoint 2010
Dal 01/08/2020 Microsoft abbandonerà il vecchio motore di workflow di SharePoint 2010, non sopportandone più l’esecuzione su SharePoint Online.
Nel dettaglio:
Dal 01/08/2020 saranno disattivati i workflow SharePoint 2010 per i nuovi clienti (nuovi tenant Microsoft 365)
Dal 01/11/2020 i workflow services di SharePoint 2010 saranno rimossi su tutti i tenant (anche quelli “vecchi”)
I possibili impatti
Ripensando ai primi anni di Office 365, prima della nascita (o della maturazione) di soluzioni sul cloud come Power Automate (e prima Flow), l’abitudine frequente era sicuramente quella incentrata su flussi realizzati attraverso SharePoint Designer 2013 (che offre l’opzione di scelta del workflow engine 2010/2013):
Per tutti i workflow creati con il motore 2010 ci saranno gli impatti di interruzione, legata alla dismissione del servizio descritto.
Viceversa, per i workflow realizzati con il motore SharePoint 2013 non sono previsti impatti o disservizi immediati… continuando ad essere supportati da Microsoft, ma con una prevedibile strategia di deprecare anche questo motore in un prossimo futuro.
Lo dimostra il fatto che, sempre dal 01/11/2020, per i nuovi tenant Microsoft 365 anche il motore di workflow di SharePoint 2013 risulterà spento di default… con l’opzione per riaccenderlo tramite Powershell script.
La dismissione del motore 2010 avrà anche impatti sui workflow “out of the box” basati su questa tecnologia:
Approvals
Collect Feedback
Collect Signatures
Classic pages publishing Approval
Three-state
E su SharePoint on-premises?
Per tutte le versioni on-premises di SharePoint Server (oggi in pieno supporto la 2016 e la 2019), non sono previsti impatti.
Va ricordato che il ciclo di supporto dei prodotti, compreso l’anziano SharePoint Designer 2013, è garantito ad oggi fino al 2026.
Come affrontare il problema?
Qualcuno lo chiamerebbe opportunità… ma nella pratica per molte organizzazioni sarà un bel problema da gestire.
Microsoft suggerisce il refactory dei flussi su tecnologia Power Automate, quindi la prima cosa da fare (se non l’hai già fatto) è studiarti la soluzione offerta dalla Microsoft Power Platform.
In conclusione, credo che questa scelta sia uno dei più netti punti di rottura con alcuni aspetti del passato di SharePoint, e di quella che conosciamo essere la componente “classica” su SharePoint Online.
Anche alcuni dei vendor che offrono prodotti di terze parti dovranno correre al riparo… Pensando a Nintex for Office 365, la scelta del vendor fu quella di utilizzare l’engine di SharePoint 2013 (e quindi non impattato ora), e sappiamo che da tempo sta lavorando ad un proprio sistema di process automation (Nintex Workflow Cloud).
La piattaforma Nintex for Office 365 continua a crescere, introducendo anche funzionalità che chi conosce Nintex Workflow per il mondo on-premises ben conosce ed è abituato ad utilizzare.
Il Connection Manager permette di gestire connessioni a sistemi “esterni” (Office 365, DocuSign, …), memorizzandone le credenziali, consentendo l’orchestrazione di eventi ed attività tra quanto previsto dal flusso di lavoro e quanto accade sui sistemi collegati.
Le connessioni gestite dal nuovo Connection Manager for Office 365 possono essere di due tipologie:
Personal Connections
Shared Connections
Lavorare con “credenziali gestite” (e non con password memorizzate all’interno dei workflow) è fondamentale, soprattutto pensando ai vincoli di compliance imposti dalle normative di privacy e sicurezza.
Mike Fitzmaurice, uno dei padri fondatori di SharePoint e da diversi anni VP Workflow Technology di Nintex, ha scritto recentemente un interessante articolo sui segnali da cogliere per comprendere che c’è la necessità di automatizzare qualche processo.
Conobbi Mike in occasione del primo evento Microsoft dedicato a SharePoint in Europa, mi pare si chiamasse “SharePoint Developers Roadshow” e si svolse a Francoforte nel 2003 (credo fossi io l’unico italiano presente)… cavolo 14 anni fa!
Rimando naturalmente alla lettura integrale per un approfondimento, ma riporto per comodità qualche spunto:
I manager inviano messaggi e-mail per ricordare ai dipendenti di finire le attività?
I dipendenti, durante il proprio lavoro, passano il “testimone” ad altri colleghi per completare l’attività?
I dipendenti inviano messaggi e-mail per chiedere ai manager l’approvazione o per esaminare il lavoro svolto?
I dipendenti eseguono attività ripetitive?
Ci sono attività di tutti i giorni che ostacolano la produttività dei dipendenti?
Più passa il tempo e capita sempre più spesso che mi vengano rivolte delle domande sul tema Forms e Workflow su SharePoint 2016 e su SharePoint Online (Office 365).
Ricorderete le indicazioni di Microsoft, di oltre un paio d’anni fa, con InfoPath deprecato (e non evoluto alla versione 2016), così come SharePoint Designer (utilizzato per la creazione dei workflow), anch’esso congelato alla versione 2013…
Da qui in tanti a chiedersi: “Ma quale direzione sta seguendo Microsoft? Dove è meglio investire per chi ha esigenze di Forms e Workflow su SharePoint e Office 365?”
La stessa Microsoft, per fronteggiare le proteste e in assenza di soluzioni più convincenti, ha sempre consigliato di rivolgersi alle “terze parti”, primi tra tutti Nintex, K2 e Agilepoint.
Più recentemente sento nuovi “messaggi di scuderia”, rivolgendo attenzione a PowerApps, un nuovo arrivato nell’offerta Office 365.
Anche io guardo con interesse a PowerApps, che sulla carta sembrerebbe fornire le risposte tanto attese su Forms e Workflow. Tuttavia va sottolineato quanto questo strumento sia oggi ancora molto acerbo e scarno di funzionalità, soprattutto per quelle realtà che stanno ancora cercando un’alternativa al vecchio InfoPath.
Gli australiani di WebSiteSolutions hanno cercato di fare un po’ chiarezza tra le alternative, considerando correttamente tra queste anche le soluzioni Web Forms.
Il mio consiglio?
Lasciate perdere ogni evoluzione su InfoPath (anche SharePoint 2016 garantisce ancora la retrocompatibilità per i Forms Services).
Osservate con attenzione PowerApps, e prendetevi il giusto tempo per valutarne la crescita (che come per tutto Office 365 è in continua evoluzione).
Se avete esigenze complesse ed articolate nel breve termine, muovetevi subito verso soluzioni di terze parti.
