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Nintex Workflow e BPM

I workflow di SharePoint verso il tramonto

Chi utilizza SharePoint Online, su Microsoft 365, ha già vissuto qualche tempo fa la decisione “unilaterale” di Microsoft di spegnere il motore per i workflow SharePoint 2010.
Si avvicina il momento che anche gli altri “motori” verranno impattati, imponendoci un cambio di strategia e interventi sempre più netti se abbiamo realizzato soluzioni di workflow su SharePoint Server o su SharePoint Online.

Piccola storia (breve) dei workflow di SharePoint

Saltando di netto i workflow presenti sulla versione 2001 di SharePoint, che di fatto prevedevano alcuni semplici step approvativi, il cambio radicale di architettura del prodotto vide la scomparsa dei workflow dalla versione SharePoint 2003 (iniziando le fortune di alcuni vendor, come Nintex che rilasciò il suo primo prodotto “Smart Library”).

Ma andiamo per gradi. SharePoint ha introdotto nel tempo due diversi workflow engine, ancor oggi denominati con il “numero” di versione del prodotto che li ha introdotti.

Parlo dei Workflow SharePoint 2010, quelli che implementavano Workflow Foundation, rutilizzabili sia attraaverso Visual Studio che tramite SharePoint Designer 2010 (qui arrivò la vera grande diffusione dell’automazione dei processi su SharePoint).

Con SharePoint 2013 venne aggiunto un secondo motore, legato alla tecnologia Microsoft Workflow Manager, utilizzabile anch’esso attraverso gli strumenti di sviluppo e attraverso SharePoint Designer 2013 (che è anche l’ultima release rilasciata del tool “no code”).

Lavorando con SharePoint Designer 2013 (anche nelle versioni successive di SharePoint) è possibile scegliere se si intende creare un processo con il motore “2010” o con quello “2013”. Ovviamente non è identico, ed anzi sono presenti pro e contro nelle due scelte possibili, ma qui rischio di finire fuori tema.

Verso l’abbandono dei workflow engine

Come accennato all’inizio dell’articolo, Microsoft ha già dismesso il motore “2010” sul mondo SharePoint Online, ed ha anche annunciato lo spegnimento del motore “2013” per il 02/04/2024 (per i nuovi tenant Microsoft 365) e per il 02/04/2026 per tutti i tenant preesistenti.

Ma cosa sta accadendo su SharePoint on-premises?

Se su SharePoint Online nessuno di noi ha “il controllo” di queste scelte, sul mondo SharePoint Server è invece possibile un maggiore controllo da parte degli amministratori SharePoint.
Tuttavia, Microsoft ha annuciato la dismissione del supporto per i workflow, e quindi -anche se tecnicamente continueranno a funzionare- dovremo fare molta attenzione a fronte di possibili errori o problemi, verso i quali “dovremo arrangiarci”.

Nel dettaglio, ecco il piano di dismissione del supporto (seguendo anche la timeline di dismissione del supporto generale per le versioni più anziane):

  • Per SharePoint Server 2010 e 2013 il supporto è già terminato, quindi non solo i problemi dei workflow non verranno supportati, ma in generale non è più disponibile il supporto Microsoft sul prodotto. Il supporto è terminato l’11/04/2023.
  • Per SharePoint Server 2016, il supporto sui workflow terminerà quando si concluderà il supporto sulla versione di prodotto (oggi già limitato), previsto per il 14/07/2026.
  • Per SharePoint Server 2019 valgono le stesse considerazioni fatte per la versione 2016, essendo peraltro coincidente anche la data di fine supporto: 14/07/2026.
  • SharePoint Server Subscription Edition (SE) è viceversa pienamente coperto dal supporto Microsoft, ma il supporto per i workflow con engine “2010” verrà concluso il 14/07/2026.
  • Le versioni 2013, 2016, 2019 e SE Microsoft propone (da febbraio 2023) la sostituzione del vecchio Microsoft Workflow Manager con SharePoint Workflow Manager.

Ma quali sono gli impatti?

Beh, su SharePoint Online mi pare evidente: una volta spenti i motori (come già avvenuto per quello “2010”) i processi automatizzati “2013” smetteranno di funzionare… e quindi, se non l’avete già fatto, meglio correte al riparo, ripensando i workflow su altra tecnologia (Power Automate, Nintex Cloud o altro).

Sul mondo SharePoint on-premises è invece più articolato, dove dobbiamo esdsere consapevoli che nessuno “spegnerà i motori”, ma che dovranno essere affrontate aree di rischio prive di supporto Microsoft.
Anche in questo caso quindi suggerisco di ragionare su soluzioni alternative (anche cogliendo l’occasione per muoversi verso SharePoint Online e Microsoft 365), valutando anche il passaggio a SharePoint Workflow Manager (per i soli processi “2013”), per cercare di allungare un po’ la vita al sistema.

Anche chi sta utilizzando tool di terze parti per potenziare o semplificare i propri workflow su SharePoint deve fare molta attenzione al piano di supporto dei vendor, chiaramente impattati se stanno utilizzando i workflow engine nativi della piattaforma Microsoft.

Work Revolution

Il 27 ottobre 2022 si terrà l’evento Work Revolution, business, culture and technology transformation.

Sarà un’interessante giornata dedicata, tra le altre cose, al Modern Work, per come lo percepisce il gruppo FAR Networks, attraverso le proposte e l’esperienza di Green Team.

La location sarà quella del Museo Alfa Romeo di Arese (MI), creando un contesto stimolante che completerà la giornata con una visita guidata immersa nella storia dell’automobilismo e dell’innovazione tecnologica.

Avrò il piacere di condividere la mia esperienza, parlando di bisogni e soluzioni per supportare la trasformazione digitale nel Modern Workplace.

Oltre agli speaker di Green Team e FAR Networks, saranno presenti i nostri partner Microsoft, Nintex ed AvePoint, ed inoltre ascolteremo l’interessante contributo del Gruppo CRIF, che condividerà la propria esperienza di trasformazione digitale per gli impiegati del gruppo.

Tutti i dettagli dell’agenda sono pubblicati qui, così come il form per registrarsi gratuitamente.
I posti sono limitati, e l’evento è rivolto ad aziende end-users.

Nintex Platform Overview – Seconda parte

Qualche giorno fa ho condiviso il video della registrazione della prima parte del webinar dedicato all’introduzione alla Nintex Platform, organizzato da Green Team in collaborazione con Nintex.

E’ quindi il momento di condividere la seconda puntata, dedicata alle demo di alcuni dei componenti della piattaforma Nintex per l’automazione dei processi aziendali.

La sessione è stata erogata da me ed Giacomo Gelosi, unico Nintex vTE in Italia.

Nintex Platform Overview

Ieri, insieme al collega Giacomo Gelosi, modern work specialist in Green Team e Nintex vTE, abbiamo avuto il piacere di erogare un primo webinar dedicato alla Nintex Platform.

Introducendo la piattaforma leader per l’automazione dei processi per le soluzioni Microsoft SharePoint ed Office 365 (e non solo), abbiamo colto l’occasione anche per descrivere alcune tendenze e bisogni del mercato.

Per chi si fosse perso il webinar, o volesse semplicemente rivederlo, ecco qui il video della registrazione della sessione:

Il 4 novembre, sempre alle ore 16.00, ci sarà il secondo webinar, dove proveremo a dettagliare con esempi e demo concrete l’utilità degli strumenti offerti dalla Nintex Platform.

Per chi fosse interessato a partecipare alla “seconda puntata” possibile registrarsi gratuitamente qui: https://bit.ly/gt-nintex

Scoprire come automatizzare i processi aziendali con la Nintex Platform

Segnalo due webinar online e gratuiti dedicati alla piattaforma Nintex.

Parliamo soprattutto di Nintex Workflow Cloud e degli strumenti collegati, in grado di automatizzare i processi di business collegati a SharePoint, Microsoft 365 e non solo.

Ricordo che Nintex è il principale leader mondiale in questo genere di strumenti, di cui Green Team è l’unico Premier Partner in Italia.

Saranno due webinar brevi in lingua italiana (20-30 minuti ciascuno):

  • Introduzione alla Nintex Platform, 28/10/2021 ore 16:00
  • Nintex Platform in azione con casi concreti di utilizzo, 04/11/2021 ore 16:00

Le sessioni saranno condotte da me insieme a Giacomo Gelosi (unico Nintex vTE italiano).

Corri ad iscriverti!

Nintex Acquisisce K2

Nel panoramica delle soluzioni di process management per SharePoint o per Office 365, consapevoli dei limiti di partenza della piattaforma Microsoft, i progetti più articolati e complessi venivano sempre indirizzati verso strumenti di “terze parti”.

La competizione, negli anni, è sempre stata giocata tra i vendor Nintex e K2. Ne esistono anche altri, ma qui parliamo dei due principali competitor sul mercato dei workflow e dei forms integrati a SharePoint (e non solo).

Nel 2007 io decisi di approfondire la conoscenza della piattaforma K2 BlackPearl, ricevendo anche il riconoscimento di K2 Insider (una sorta di premio MVP), ed ebbi anche il piacere di scrivere un libro, pubblicato negli Stati Uniti, insieme ad altri Insider e dipendenti di K2.

Nel 2009 decisi di avvicinarmi a Nintex, la piattaforma competitor, che nel frattempo stava crescendo a grandi passi, incontrando il management a Seattle.

Dallo stesso anno decidemmo di abbandonare la partnership con K2, e la mia azienda (Green Team) avviò la partnership con Nintex.

Da diversi anni Green Team è uno dei pochi Nintex Premier Partner ed è il principale riferimento Nintex in Italia, contemplando nel proprio organico anche l’unico Nintex vTE italiano (una sorta di MVP di Nintex).

Dopo anni di “battaglie”, ecco oggi annunciata la svolta: Nintex ha acquisito K2!

Come qualcuno potrebbe dire…. Ne resterà soltanto uno!

Ed io sono felice di aver scelto il “cavallo vincente”.

Tool di conversione dei workflows 2010 su Microsoft 365

Qualche settimana fa ho segnalato la decisione di Microsoft di dismettere il vecchio motore di Workflow 2010 sui siti SharePoint Online in Microsoft 365.

In sostanza si parla dei workflow realizzati attraverso SharePoint Designer (utilizzando il motore Workflow 2010) e di alcuni tipi di flusso di lavoro legati a logiche di approvazione e publishing ereditate da funzionalità delle precedenti versioni di SharePoint.

Per i nuovi clienti Microsoft 365 la funzionalità è già stata disattivata dal 01/08/2020, mentre per i tenant già esistenti la deadline è il 01/11/2020.

Non sono interessati da queste decisioni (almeno per ora) i workflow realizzati con il motore Workflow 2013 (Workflow Framework), e non c’è nessun impatto per le versioni on-premises di SharePoint, dove continueranno ad essere supportate entrambe le versioni del motore di workflow.

Da Nintex, che è il principale vendor mondiale per potenziare l’automazione dei processi su SharePoint e Microsoft 365, arriva una possibile soluzione.

Si tratta di un tool (attualmente in beta) in grado di “riscrivere” i vecchi flussi Workflow 2010 in Nintex Workflow, andando a ricostruire lo scheletro del flusso, che dovrà poi essere manualmente completato nelle configurazioni di dettaglio.

Non sarà quindi la bacchetta magica, ma sicuramente potrà offrire una grossa mano.

Ovviamente si tratta di una soluzione per quelle organizzazioni che hanno deciso di adottare sottoscrizioni Nintex su Office 365, o per tutti coloro interessati a valutarne l’acquisto.

Ringrazio Giacomo Gelosi (l’unico Nintex vTE – Virtual Technical Evangelist in Italia) per la preziosa segnalazione.

Attenzione ai Workflow 2010 su Microsoft 365

SharePoint Online, così come il fratello SharePoint Server su ambienti on-premises, offre diverse possibilità di gestione dei Workflow:

  • Workflow creati con il motore di SharePoint 2010 (spesso molto utilizzato con workflow realizzati attraverso SharePoint Designer), l’evoluzione del vecchio Workfow Foundation
  • Workflow creati con l’engine di SharePoint 2013, evolvendo il Workflow Framework
  • Microsoft Power Automate (l’ex Microsoft Flow)
  • Tecnologie di process automation di terze parti, alcune delle quali utilizzano gli stessi motori citati sopra, mentre altre sfruttano engine proprietari)

Addio ai workflow SharePoint 2010

Dal 01/08/2020 Microsoft abbandonerà il vecchio motore di workflow di SharePoint 2010, non sopportandone più l’esecuzione su SharePoint Online.

Nel dettaglio:

  • Dal 01/08/2020 saranno disattivati i workflow SharePoint 2010 per i nuovi clienti (nuovi tenant Microsoft 365)
  • Dal 01/11/2020 i workflow services di SharePoint 2010 saranno rimossi su tutti i tenant (anche quelli “vecchi”)

I possibili impatti

Ripensando ai primi anni di Office 365, prima della nascita (o della maturazione) di soluzioni sul cloud come Power Automate (e prima Flow), l’abitudine frequente era sicuramente quella incentrata su flussi realizzati attraverso SharePoint Designer 2013 (che offre l’opzione di scelta del workflow engine 2010/2013):

Per tutti i workflow creati con il motore 2010 ci saranno gli impatti di interruzione, legata alla dismissione del servizio descritto.

Viceversa, per i workflow realizzati con il motore SharePoint 2013 non sono previsti impatti o disservizi immediati… continuando ad essere supportati da Microsoft, ma con una prevedibile strategia di deprecare anche questo motore in un prossimo futuro.

Lo dimostra il fatto che, sempre dal 01/11/2020, per i nuovi tenant Microsoft 365 anche il motore di workflow di SharePoint 2013 risulterà spento di default… con l’opzione per riaccenderlo tramite Powershell script.

La dismissione del motore 2010 avrà anche impatti sui workflow “out of the box” basati su questa tecnologia:

  • Approvals
  • Collect Feedback
  • Collect Signatures
  • Classic pages publishing Approval
  • Three-state

E su SharePoint on-premises?

Per tutte le versioni on-premises di SharePoint Server (oggi in pieno supporto la 2016 e la 2019), non sono previsti impatti.

Va ricordato che il ciclo di supporto dei prodotti, compreso l’anziano SharePoint Designer 2013, è garantito ad oggi fino al 2026.

Come affrontare il problema?

Qualcuno lo chiamerebbe opportunità… ma nella pratica per molte organizzazioni sarà un bel problema da gestire.

Microsoft suggerisce il refactory dei flussi su tecnologia Power Automate, quindi la prima cosa da fare (se non l’hai già fatto) è studiarti la soluzione offerta dalla Microsoft Power Platform.

In conclusione, credo che questa scelta sia uno dei più netti punti di rottura con alcuni aspetti del passato di SharePoint, e di quella che conosciamo essere la componente “classica” su SharePoint Online.

Anche alcuni dei vendor che offrono prodotti di terze parti dovranno correre al riparo…
Pensando a Nintex for Office 365, la scelta del vendor fu quella di utilizzare l’engine di SharePoint 2013 (e quindi non impattato ora), e sappiamo che da tempo sta lavorando ad un proprio sistema di process automation (Nintex Workflow Cloud).

Per approfondire.

Connection Manager per SharePoint Online

La piattaforma Nintex for Office 365 continua a crescere, introducendo anche funzionalità che chi conosce Nintex Workflow per il mondo on-premises ben conosce ed è abituato ad utilizzare.

Il Connection Manager permette di gestire connessioni a sistemi “esterni” (Office 365, DocuSign, …), memorizzandone le credenziali, consentendo l’orchestrazione di eventi ed attività tra quanto previsto dal flusso di lavoro e quanto accade sui sistemi collegati.

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Le connessioni gestite dal nuovo Connection Manager for Office 365 possono essere di due tipologie:

  • Personal Connections
  • Shared Connections

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Lavorare con “credenziali gestite” (e non con password memorizzate all’interno dei workflow) è fondamentale, soprattutto pensando ai vincoli di compliance imposti dalle normative di privacy e sicurezza.

Per maggiori informazioni.

Segnali da cogliere per automatizzare i processi

Mike Fitzmaurice, uno dei padri fondatori di SharePoint e da diversi anni VP Workflow Technology di Nintex, ha scritto recentemente un interessante articolo sui segnali da cogliere per comprendere che c’è la necessità di automatizzare qualche processo.

Conobbi Mike in occasione del primo evento Microsoft dedicato a SharePoint in Europa, mi pare si chiamasse “SharePoint Developers Roadshow” e si svolse a Francoforte nel 2003 (credo fossi io l’unico italiano presente)… cavolo 14 anni fa!

Mike Fitz

Rimando naturalmente alla lettura integrale per un approfondimento, ma riporto per comodità qualche spunto:

  1. I manager inviano messaggi e-mail per ricordare ai dipendenti di finire le attività?
  2. I dipendenti, durante il proprio lavoro, passano il “testimone” ad altri colleghi per completare l’attività?
  3. I dipendenti inviano messaggi e-mail per chiedere ai manager l’approvazione o per esaminare il lavoro svolto?
  4. I dipendenti eseguono attività ripetitive?
  5. Ci sono attività di tutti i giorni che ostacolano la produttività dei dipendenti?