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Office System 2003 e 2007

Copilot in arrivo

Come ho avuto occasione di postare nelle settimane passate, Copilot si sta avvicinando a grandi passi, e un paio di giorni fa Microsoft ha fatto l’annuncio del rilascio.

Copilot avrà molte forme diverse, ed il Copilot per Windows 11 lo vedremo entrare in azione dal 26 settembre, mentre dovremo attendere fino al 1° novembre per poter mettere le mani su Copilot for Microsoft 365.

Rammento che Copilot per Microsoft 365 prevede un add-on di licenza specifico e considera i seguenti prerequisiti (riporto dalla documentazione):

  • Microsoft 365 E3 or E5 are licensing prerequisites (For SMB Customers, Microsoft 365 Business Standard or Business Premium will be eligible base licenses).
    [EDIT: rispetto agli annunci originali, le indicazioni più recenti segnalano la richiesta di piani M365 E3 o E5 (e non Office 365)]
  • An Azure Active Directory-based account is required
  • OneDrive Account You need to have a OneDrive account for several features within Copilot, such as saving and sharing your files. Deploy a OneDrive account.
  • New Outlook for Windows For seamless integration of Copilot with Outlook, you’re required to use the new Outlook for Windows, currently in preview. You can switch to Outlook Mobile to access the new Outlook experience. For more information, see Getting started with the new Outlook for Windows.
  • Microsoft Teams To use Copilot with Microsoft Teams, you must use the Teams desktop client or web client. Both current and new versions of Teams are supported. Mobile-only users have limited functionality.
  • Microsoft Loop To use Copilot in Microsoft Loop, you must have Loop enabled for your tenant. For more information on enabling Loop, see Get started with Microsoft Loop.

Ma come funziona Copilot per Microsoft 365?

  1. Un utente fornisce un input o fa una domanda in un’app, come Word, Excel o PowerPoint.
  2. Copilot prepara questo input usando un metodo chiamato “grounding”. Questo assicura che le risposte non siano generali, ma specifiche e pertinenti al tuo compito. Durante questa fase, Copilot consulta Microsoft Graph per raccogliere dati correlati dalla tua organizzazione. Importante, accede solo ai dati che l’utente è già autorizzato a vedere in base al suo ruolo e ai suoi permessi in Microsoft 365.
  3. Questo passaggio di raccolta dei dati si chiama “retrieval-augmented generation”. È il modo in cui Copilot combina i dati dell’utente con altre fonti rilevanti, come gli articoli della base di conoscenza, per affinare la domanda per una risposta più accurata.
  4. Con l’input migliorato, Copilot consulta il Large Language Model (LLM) per generare una risposta iniziale.
  5. Prima di inviare questa risposta, Copilot la affina ulteriormente. Questo comporta ulteriori controlli su Microsoft Graph, valutazioni per le pratiche di intelligenza artificiale responsabile, valutazioni di sicurezza, controlli di conformità e anche la conversione della risposta in comandi azionabili.
  6. Infine, Copilot offre un suggerimento consistente e rilevante all’utente, insieme a eventuali comandi azionabili. Questo significa che i risultati che vedi sono strettamente legati ai dati specifici della tua organizzazione, garantendo pertinenza, sicurezza e contesto.

Preparare i budget per Microsoft 365 Copilot

Superato Ferragosto, nella fase calante della pausa estiva, inizio a pensare a chi, in settembre o chi nel mese di ottobre, si troverà ad affrontare i forecast del budget per l’anno a seguire.

Dopo gli annunci (roboanti) sulla promessa di rilascio di una serie di strumenti/servizi “Copilot”, forti dell’hipe di Chat-GPT ci siamo un po’ tutti atteggiati ad “esperti” di AI (Artificial Intelligence)…
In occasione dell’evento Microsoft Inspire dello scorso luglio, Microsoft ha finalmente svelato un po’ di carte sul tanto atteso Copilot per Microsoft 365.

Che cosa è Microsoft 365 Copilot

Ma andiamo per gradi, e spendiamo qualche riga per i più distratti, descrivendo la promessa di quello che si cela dietro a Copilot, lasciando intravedere una svolta epocale per tutti noi.

Microsoft 365 Copilot introduce la forza dell’AI nel lavoro di tutti i giorni, all’interno degli strumenti che utilizziamo ogni giorno.

Attraverso l’utilizzo di linguaggio naturale, combinando i modelli LLMs (Large Language Models) con i dati di Microsoft 365 e Microsoft Graph, Microsoft andrà a rilasciare una gamma di nuove funzionalità che ci permetterano di risparmiare una valanga di tempo nel produrre presentazioni PowerPoint, documenti Word, report Excel, articoli sulle intranet SharePoint… ci faranno la sintesi di documenti complessi, il riassunto di meeting a cui non abbiamo avuto occasione di presenziare, e tante altre attività di supporto al nostro lavoro.

Forse non solo ci faranno risparmiare tempo, ma ci permetteranno di produrre risultati anche di qualità spesso superiore a quella che abitualmente avremmo riservato per relazioni, report, e presentazioni.

Non voglio “offendere” nessuno, ma spesso tanti di noi non hanno il dono della sintesi, spesso non sono dei bravi comunicatori, e ancora più spesso non hanno il tempo necessario per curare i propri elaborati.

Sulla carta quindi –sì, scrivo sulla carta perché finora abbiamo letto molto e visto qualche demo “cartonata”, ma in pochissimi hanno avuto la fortuna di accedere alle preview di Copilot– le premesse/promesse ci fanno leccare i baffi.

Si prospetta un forte incremento della produttività, se saremo in grado di sfruttare a dovere i nuovi strumenti e se le funzionalità corrisponderanno davvero alle attese.

Solo un piccolo assaggio di 1 minuto, applicato a Microsoft 365 Copilot in Word:

Bello, ma quanto costa?

Naturalmente tutto ha un prezzo…

A Microsoft Ignite 2023 sono stati annunciati i piani tariffari di Microsoft 365 Copilot, lasciando un po’ delusi molti degli utenti.

Solo le organizzazioni con sottoscrizioni E3/E5 o Business Standard e Premium (per il momento pare escluso il mondo educational con i piani A3/A5) potranno accedere alle sottoscrizioni add-on di Microsoft 365 Copilot, per il costo aggiuntivo di circa 30$ utente/mese.

Molti clienti mi hanno detto che è troppo caro.
Io preferisco attendere, per poter provare Copilot sul serio, giudicando quindi se davvero ne valga la spesa (come sembrerebbe essere).

Se Microsoft 365 Copilot davvero mi farà risparmiare tutto il tempo che promette… direi che potrebbe anche valerne la spesa.

Quindi, tornando alle previsioni di budget per il 2024, suggerisco alcuni passaggi importanti:

  • Prepararsi e studiare meglio quali saranno le nuove funzionalità introdotte da Copilot, cercando di definirne un valore per la nostra organizzazione (efficienza, qualità, …).
  • Verificare se il contratto sottoscritto dalla nostra organizzazione con Microsoft permette piani di sottoscrizione ibridi, oppure se ci vincola alla standardizzazione (in altri termini: se vorremo acquistare gli add-on di licenza di Copilot, dovremo farlo per tutta la popolazione o potremo attivarlo anche solo su una parte di essa?).
  • Prevedere un piano di adozione per Copilot, definendone sia le occasioni di test/pilot che studiandone le modalità di formazione per gli utenti, al fine di sfruttare il 100% delle novità in arrivo.

Ma quando arriverà?

La Roadmap ufficiale per Microsoft 365 Copilot è ancora piuttosto “abbottonata”, ma a luglio è stato rilasciato l’Early Access Program, (purtroppo) per veramente pochissimi eletti.
Copilot in SharePoint dovrebbe iniziare il suo rollout a Novembre 2023, e quindi tutto ci lascia intendere per iniziare a veder rilasciare Microsoft 365 Copilot nel corso del 2024.

Per chi non vede l’ora di Microsoft 365 Copilot

Molti di noi non vedono l’ora che sia possibile mettere la mani su Microsoft 365 Copilot.

Dai primi annunci dello scorso mese di marzo, alle conferme recenti in occasione di Microsoft Inspire di luglio, Copilot per Microsoft 365 si prospetta come una delle novità più importanti… forse con un impatto ancora superiore all’introduzione del mouse e del copia-incolla :-).

Il programma di preview, lanciato in luglio, sta coinvolgendo davvero pochissime organizzazioni invitate da Microsoft.
Quindi non ci resta che spulciare il web per recuperare notizie, anche forti del fatto che Microsoft sta iniziando a predisporre la documentazione tecnica e le risorse per facilitarne l’adozione.

Copilot è stato annunciato come un assistente (molto di più del vecchio Clippy!), che saprà aiutarci nelle attività quotidiane, estendendo le funzionalità degli strumenti di Microsoft 365, che utilizziamo tutti i giorni.

Ci sarà quindi una schiera di Copilot, e partiamo da una prima panoramica di quelli finora annunciati:

CaratteristicaDescrizione
Copilot in WordScrivere, modificare, riepilogare e creare contenuto in Word.
Creare una prima bozza, inserendo informazioni dall’intera organizzazione in base alle esigenze.
Aggiungere contenuto ai documenti esistenti, riepilogare il testo e riscrivere le sezioni o l’intero documento.
Ottenere i toni suggeriti.
Fornire suggerimenti per rafforzare gli argomenti o uniformare le incoerenze.
Copilot in PowerPointTrasformare i documenti scritti esistenti in mazzi completi di note e origini del relatore.
Avviare una nuova presentazione da un prompt o una struttura.
Condensare le presentazioni.
Usa i comandi del linguaggio naturale per modificare i layout, riformattare il testo e le animazioni temporali.
Copilot in ExcelEseguire query sul set di dati in linguaggio naturale, non solo formule.
Visualizzare le correlazioni, proporre scenari di simulazione e suggerire nuove formule in base alle domande.
Generare modelli in base alle domande.
Identificare le tendenze, creare visualizzazioni o richiedere consigli.
Copilot in OutlookRiepilogare i thread di posta elettronica con punti di vista diversi di ogni persona e identificare le domande aperte.
Rispondere a un messaggio di posta elettronica esistente con una semplice richiesta o trasformare note rapide in messaggi.
Eseguire il pull da altri messaggi di posta elettronica o contenuti a cui gli utenti hanno già accesso in Microsoft 365.
Usare gli interruttori per regolare il tono o la lunghezza della risposta.
Copilot in TeamsRiepilogare le conversazioni, organizzare i punti di discussione principali e riepilogare le azioni chiave.
Ottieni risposte a domande specifiche, recupera tutto ciò che ti sei perso.
Creare le agende delle riunioni in base alla cronologia delle chat.
Identificazione degli utenti per i follow-up e pianificazione del successivo check-in.
Copilot in LoopRiepilogare tutto il contenuto nella pagina Microsoft Loop.
Quando Microsoft Loop pagine si riempiono di idee e contenuti, chiedi a Copilot di riepilogare il lavoro.
Modificare i riepiloghi di Copilot, aggiungere altri dettagli o contesto e inviare riepiloghi ad altri utenti come componenti Microsoft Loop.
Intelligenza tra app in CopilotAccessibile come app Copilot in Microsoft Teams.
Riunire i dati di documenti, presentazioni, posta elettronica, calendario, note e contatti da sottoporre a query.
Riunire le informazioni da più origini.
Ricerca intelligenteConsente di cercare i dati nelle applicazioni Dataverse, ad esempio Dynamics 365 Sales, Service & FnO usando l’esperienza intuitiva del linguaggio naturale direttamente dal copilot.
Plug-in di Power Platform ConnectorAccedere ai dati in tempo reale da una serie di applicazioni aziendali e di produttività personali critiche direttamente nell’esperienza copilot abilitata dal pool in rapida crescita di connettori di power platform abilitati per copilot.

A questo elenco, se ne stanno aggiungendo molti altri, come Copilot in SharePoint, per supportare la scrittura di news ed articoli sulla intranet, ed ai Copilot per Teams, utilissimi per sintetizzare la minuta di una riunione o per riassumere la parte del meeting che abbiamo mancato.

Tutto molto succolento, almeno all’apparenza! 🙂

Si riduce la compatibilità delle vecchie versioni di Office per i servizi di Office 365

Microsoft sta accelerando il processo di “chiusura” della retrocompatibilità, che sta limitando alcune delle evoluzioni di Microsoft 365.

Nello specifico ha annunciato che dal 01/11/2021 verrà reso impossibile l’utilizzo delle vecchie versioni di applicazioni desktop di Microsoft Office per accedere ai servizi online di Outlook e di supporto a i servizi di Office 365.

Per comprendere meglio che cosa si intende per versioni “vecchie”, ecco di seguito una tabella con il dettaglio di versioni e build:

Il suggerimento spassionato di Microsoft è quello di valutare, per chi non l’avesse già adottato, il passaggio alla versione delle applicazioni desktop distribuite da Office 365 Apps, che sono comprese in molti dei piani di sottoscrizione a Microsoft 365.
Solo così si potranno ricevere le feature più aggiornate ed avere piena garanzia di compatibilità con le evoluzioni future dei servizi di Microsoft 365.

L’agenda della track APP di Be Connected Day – VI Edizione

Una delle novità della sesta edizione dell’evento Be Connected Day è la presenza di una terza track dedicata allo sviluppo e all’integrazione (code, low-code e no-code) di soluzioni a supporto della comunicazione e della collaborazione su Microsoft 365.

L’agenda della track APP, che affianca le track COM e SEC, è stata curata da Paolo Pialorsi e da me, e approfitto per raccontarvela. Saremo proprio noi due a darvi il benvenuto.

Ricordo che l’evento sarà gratuito ed erogato in streaming il 5 novembre 2020, e che le iscrizioni sono ancora aperte.

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Andrea Benedetti, Microsoft, Senior Cloud Solutions Architect (Data & AI)

Si partirà con una keynote session affidata ad Andrea Benedetti, che offrirà uno sguardo di prospettiva verso il mondo dell’integrazione di soluzioni per la Microsoft Collaboration.

Andrea non ha bisogno di presentazioni, con un vecchio trascorso da MVP e all’interno delle community tecniche, e dopo aver ricoperto diversi ruoli all’interno di Microsoft Italia e Western Europe.

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Igor Macori, Green Team, Microsoft MVP & Modern Workplace Solutions Architect

Alle 10:15 toccherà quindi proprio il mio turno, dove proverò a concentrare nella mia mezz’ora di sessione alcune delle esperienze vissute sul campo, nel corso dei tanti progetti di adozione di soluzioni per la collaborazione, con sempre più spesso Microsoft Teams al centro e come interfaccia primaria per l’utente.

La sessione, dal titolo “The New Paradigm of Modern Collaboration“, toccherà diversi aspetti della transizione dal “vecchio” al “nuovo” modo di collaborare in azienda.

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Florian Pflanz,
Solutions2Share,
Governance
Specialist

Alle 10:45 sarà il momento di Floran Pflanz di Solution2Share, che condividerà la sua esperienza nella governance dei servizi e delle soluzioni di Microsoft 365. Sul palco sarà affiancato da Fabrizio Fabiani, Senior CE in Microsoft oltre uno degli ideatori dell’evento BCD.

La soluzione Teams Manager è un ottimo esempio di “applicazione” per indirizzare al meglio la governance di Microsoft Teams.

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Fabio Franzini,
Microsoft MVP
Business Applications
and Office Development

Dopo il meritato break, la track riprenderà alle 11:30 con Fabio Franzini, altro Microsoft MVP, con una prima sessione dedicata allo sviluppo di soluzioni per Microsoft Teams, sessione sulla nuova Microsoft Power Platform, dal titolo “Integrare ed estendere Microsoft Teams con ‘Project Oakdale’“.

Parliamo quindi di soluzioni no-code e low-code.

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Giacomo Gelosi,
Green Team,
Modern Workplace
Specialist

Alle ore 12:00 sarà quindi il turno di Giacomo Gelosi, Modern Workplace Specialist di Green Team ed esperto delle soluzioni “no code” e per la business process automation (riceve da alcuni anni anche il titolo vTE da Nintex).

Giacomo affronterà le novità per l’integrazione di SharePoint e della Power Platform all’interno di Teams, con la sessione “SharePoint e Power Platform – novità e integrazione“.

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Michele Ruberti,
walk2talk, CIO & MCT

Dopo la pausa pranzo, alle ore 14:00, Michele Ruberti di walk2talk salirà sul palco virtuale di BCD per raccontarci come spingere al massimo le potenzialità di Microsoft Teams con la sessione dal titolo “Scopri come puoi estendere le funzionalità Out of The box di Teams“.

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Rabia Williams,
Microsoft ,
Cloud Advocate

Alle ore 14:30 sarà il turno di Rabia Williams, Cloud Advocate in Microsoft e membro della community PnP, con una sessione di introduzione allo sviluppo di Apps per Microsoft Teams dal titolo “Build Teams app with the Microsoft Teams Toolkit and Visual Studio Code“.

Rabia parlerà del Microsoft Teams Toolkit, per imparare in modo rapido e veloce a realizzazione soluzioni per Teams.

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Emanuele Bartolesi, Microsoft MVP

Si proseguirà a colpi di sviluppo, con Emanuele Bartolesi, altro Microsoft MVP ed ASP.NET Core Ninja, che ci racconterà come affrontare i “Primi passi con Yo Teams“.

Il generatore di codice Yeoman rappresenta un utile acceleratore per chi necessità di sviluppare Apps per Teams, senza sporcarsi troppo le mani.

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Giuliano De Luca,
Microsoft MVP

Alle ore 15:45, dopo un ultimo break, sarà il turno di Giuliano De Luca, anche lui Office Development MVP, che approfondirà lo sviluppo “code” di Apps per Microsoft Teams utilizzando lo SharePoint Framework, con la sessione “Teams Development with SPFx“.

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Paolo Pialorsi,
Piasys.com,
Microsoft MVP

Dopo aver compreso come realizzare Apps per Teams, seguendo i diversi possibili approcci, Paolo Pialorsi salirà sul palco alle 16:15 per raccontarci come gestire la distribuzione delle Apps con la sessione “Automating Teams Provisioning“.

Paolo è un altro veterano del palco di eventi tecnici in tutto il mondo, oltre a far parte del “Core Team” della community SharePoint Developers Patterns & Practices (PnP).

Stefano Tempesta
Stefano Tempesta, Microsoft Regional Director & MVP

Sarà infine il turno di Stefano Tempesta, CTO di Connecting Software, Microsoft Regional Director & MVP, che alle 16:45 terrà la sua sessione dal titolo “Measure your Teams sentiment“, dove potremo apprezzare una sessione di “alleggerimento”, analizzando tecniche e strategie di sentiment analysis applicate alla misurazione del coinvolgimento degli utenti nell’adozione di Microsoft Teams.

Alle 17:15 circa sarà il momento della “Riffa“, dove i partecipanti avranno l’occasione di ricevere graditissimi omaggi offerti dai numerosi sponsor dell’evento.

Le trascizioni “speech to text” su Word

Microsoft sta rilasciando (già disponibile in preview per le target release) la nuova funzionalità per le trascrizioni in Microsoft Word.

Alla funzionalità di dettatura, già rilasciata tempo fa sia su Word Online che sull’app di Microsoft Word, so aggiunge a possibilità di trascrivere l’audio in test scritto, partendo dall’upload di una file audio (fino a 200 MB, in formato .wav, .mp4, .mp3) o catturando una sorgente audio in diretta.

Per ora la funzionalità è rilasciata per il riconoscimento della sola lingua inglese.

Una volta elaborata l’operazione “speech to text“, compare un pannello sulla destra, dove è possibile riascoltare l’audio, verificando la qualità della trascrizione (eventualmente correggendola), e procedendo all’inserimento del testo (per frasi o in blocco) all’interno del documento.

Interessante anche la funzionalità che è in grado di riconoscere i diversi speaker coinvolti nella conversazione.

Sono curioso di vedere quale sarà la qualità dello strumento anche quando sarà supportata la lingua italiana.

Mi immagino già gli studenti universitari alle prese con la trascrizione delle lezioni nei propri appunti (se si usa ancora fare così…)… o in generale la possibilità di trascrivere interviste o riunioni. A prima vista, mi sembra una gran figata! 🙂

Il servizio sfrutta anche i servizi di AI di Azure, ed al momento pare ci saranno limiti sul numero delle trascrizioni per mese (su questo non mi è ancora chiaro il dettaglio, si parla di 5 ore/mese e di 300 trascrizioni utente/mese) che ciascun utente potrà richiedere al proprio Word.

Per maggiori informazioni.

In arrivo il nuovo modo per lavorare con i Tasks

Microsoft 365 è sempre stato ricco di soluzioni per la gestione dei tasks, producendo spesso confusione da parte dell’utente su quale potesse essere lo strumento più adatto.

L’effetto collaterale prodotto è spesso stato che aree dell’azienda utilizzassero strumenti diversi: Microsoft To Do, altre Planner, altre i Tasks di Outlook, altre ancora i tasks sulle liste SharePoint o quelli di Project Online… ed il povero utente coinvolto nelle attività si trovava tasks disseminati sulle diverse interfacce degli strumenti.

L’annuncio, che conferma una notizia anticipata nello scorso Microsoft Ignite 2019, è quella dell’imminente rilascio della nuova esperienza per i Tasks in Microsoft 365.

Nella pratica mi riferisco ad una gestione “unificata” dei tasks generati da Microsoft Teams, Outlook, Planner, To Do ed Office (Word, Excel e PowerPoint).

Ancora una volta si andrà a confermare il ruolo centrale del Collaboration Hub, ossia di Microsoft Teams, che si arricchirà della nuova funzionalità Tasks, che avrà il ruolo di concentrare in un unico punto tutti i tasks che ci coinvolgono.

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Tra le funzionalità aggiuntive segnalo:

  • Task publishing: funzionalità pensata per le organizzazioni di grandi dimensioni, con distribuzione geografica e coinvolgimento dei firstline workers (es. i blue collars o i pink collars, impiegati nei punti vendita)
    Su questo aspetto pubblicherò un post specifico, considerato che apre scenari di collaborazione interessanti.
  • List view: mostra l’aggregazione dei tasks sfruttando tutte le modalità più familiari, quali Board, Charts e Schedule.
  • Edit multiple tasks at once: modalità molto comoda per modificare in modalità massiva (bulk) gruppi di attività.
  • API e Power Automate: le Graph API e l’integrazione con Power Automate lasciano intravedere possibili automazioni di processo e integrazioni con altri componenti della Intranet o del Digital Workplace.

Microsoft Outlook, che sembrerebbe sempre più messo in ombra dal successo di Microsoft Teams, offrirà alcune nuove funzionalità dedicate al mondo dei tasks:

  • My Day: offrirà un colpo d’occhio sulle attività programmate per la giornata.
  • Tasks from email: si tratta di una comoda funzionalità per creare nuovi tasks partendo da un semplice drag & drop di una email (basta pensare a quante volte riceviamo una email che richiedere attività da fare, e che potrà così generare rapidamente un nuovo task).
  • Tasks from To Do in Search: funzionalità applicata ad Outlook mobile, per dare evidenza o priorizzare attività, sfruttando anche l’integrazione con l’assistente vocale Cortana.

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Naturalmente Microsoft Planner non si andrà a depotenziare, offrendo anch’esso diverse novità per una gestione più strutturata dei tasks (utile in particolare a chi organizza il lavoro di altri).

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Altra novità (anche se qualcosa si era già intravisto) è la gestione dei tasks anche all’interno delle applicazioni di Microsoft Office (Word, Excel e PowerPoint), esoandendo la funzionalità dei commenti e delle mentions (citazioni) dei colleghi.

Di fatto le mentions potranno trasformarsi in tasks per i colleghi coinvolti, non limitandosi quindi alla semplice notifica, e aprendo nuovi interessanti scenari di collaboration partendo direttamente dalla redazione dei documenti.

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Per concludere questo post, segnalo anche un video dove si cerca di rappresentare la nuova visione unificata dei Tasks all’interno di Microsoft 365.

Unified Office App, un modo unico per lavorare con Microsoft Office da Smartphone

Nello scorso mese di febbraio 2020 Microsoft ha rilasciato, sugli store per iOS e Android, la nuova app unificata per Office.

Ricorderete che la strategia precedente, ancora disponibile, era di un’app “specializzata” per ciascuna applicazione (una per SharePoint, una per OneDrive, una per Word, una per Excel, …).

Dopo qualche settimane di utilizzo, verrà abbastanza spontanea la tentazione di didistallare le “vecchie” singole applicazioni (Office Lens, OneDrive, Word, Excel, …).

Tra i principali benefici della nuova Office app:

  • Disporre di un’applicazione unica per visualizzare ed editare i documenti Word, Excel e PowerPoint, semplificando l’esperienza utente altrimenti costretta a “saltare” da un’applicazione all’altra
  • Integrare la tecnologia Office Lens, per catturare immagini, scansionare testi e conferire o tradurre immagini in testi elettronici
  • Sfruttare le funzionalità per prendere note ed appunti
  • Firmare digitalmente documenti PDF
  • Scansionare QR Codes
  • Scambiare e trasferire file tra dispositivi

Inoltre, queste alcune delle funzionalità annunciate e presto in arrivo:

  • Dettare all’app i testi da scrivere (speech to text), grazie alle funzionalità di Word Dictation
  • Scrivere o modificare il contenuto delle presentazioni PowerPoint, grazie alle funzionalità di Outline to PowerPoint
  • Visualizzare ed editare in modo agevole file Excel, grazie alle nuove Excel Cards Views

Di seguito un paio di animazioni sulle ultime due funzionalità annunciate:

Office app showing Outline to Powerpoint
New feature coming soon to the Office app… Excel Cards View

E’ inoltre possibile agganciare storage aggiuntivi all’app, sia OneDrive for Business che Consumer, ma anche SharePoint Online, DropBox e Google Drive.

Da questo video è possibile farsi un’idea delle potenzialità complessive dell’app.

Evitare i Broken Links sui file Excel migrati su SharePoint

Una delle abitudini frequenti, ed altrettanto frequente problema che si incontra nei progetti di migrazione da File Share a SharePoint, è quello dei “broken links” all’interno dei file Excel.

Mi riferisco ai possibili link tra celle presenti sulle cartelle di lavoro Excel, strutturati come richiami di valori o formule complesse cross-file.

Tipicamente Excel considera questi riferimenti come “relativi” se i file Excel in questione (quelli con collegamenti tra di essi) si trovano in origine nella stessa folder. In questo caso, migrando tutto il gruppo di file dalla cartella condivisa alla library di SharePoint… tutto funzionerà correttamente, come prima.

Se viceversa i file in origine fossero collocati su cartelle diverse, Excel tratterebbe i riferimenti come percorsi “assoluti”. In tal caso, dopo la migrazione a SharePoint, i riferimenti risulterebbero non più funzionanti (in quanto riferiti ai path originali su file system).

Sul mercato esistono un paio di soluzioni studiate per ricercare e fixare i broken link Excel, risolvendo questo spiacevole “side effect” delle migrazioni a SharePoint/Office 365 (e in generale a fronte di attività di ristrutturazione dei file Excel).

Cito di seguito le due principali soluzioni:

Utilizzare immagini sulle e-mail studiate anche per il “Dark Mode”

Come annunciai alcune settimane fa, stanno diffondendosi gli utilizzi della “Dark Mode” su Outlook e su altre applicazioni, soprattutto per i dispositivi mobile.

Lo scopo è quello di rilassare maggiormente la vista e risparmiare il consumo dell’energia delle batterie (contribuendo così ad un ambiente migliore).

Utilizzando Outlook in dark mode sul mio telefono non posso non notare effetti “pacchiani” sulla resa di alcune immagini contenute nei messaggi, che hanno frequentemente uno sfondo bianco… che chiaramente “spara” su uno sfondo nero, creando un patchwork poco gradevole.

Ecco un esempio di e-mail contenente la mia signature in calce… ho utilizzato la mia firma, con spirito di autocritica, senza mettere in difficoltà nessuno dei miei contatti 🙂

ed ecco come viene ricevuta dal mio Outlook mobile in dark mode:

Grazie all’utilizzo di immagini PNG con fondo trasparente (e non dei classici JPG) il risultato è accettabile sul logo di Green Team, sugli elementi grafici del pay-off, ma perde un pezzo importante del logo Microsoft Partner… dove noterete scomparire proprio la scritta “Microsoft Partner” scritta in colore nero su sfondo nero.

Morale?
Studiamo e testiamo con attenzione i formati per i messaggi delle nostre newletter o anche -banalmente- per le nostre e-mail signature. Il rischio è commettere errori comunicativi e apparire poco professionali nella nostra comunicazione elettronica.