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Sicurezza, Privacy e AI Responsabile, introducendo Copilot per Microsoft 365

Una delle osservazioni abituali, introducendo Copilot per Microsoft 365, è legata alle tenatiche della sicurezza e della privacy, cercando di interpretare il concetto del Responsible-AI, espresso da Microsoft in più occasioni.

La domanda è: ma i miei dati verranno sfruttatti da Microsoft per far crescere la conoscenza di Copilot e dei modelli LLM collegati?

Su questo breve video troverete un po’ di risposte, per cercare di provare a dormire sonni tranquilli.

Qui, per chi volesse approfondire.

Preparando le sessioni per BCD – CollabDays Italy 2024

Mancano ormai meno di due settimane dalla più importante conferenza italiana dedicata al Modern Work: BeConnected Day 12 e CollabDays Italy 2024.

L’evento, naturalmente gratuito ma con registrazione obbligatoria, si terrà il 30 maggio 2024 all’UCI Conference Center di Assago (MI).

Come ogni conferenza, ed in particolare per quelle “community”, eccomi anche in questo weekend impegnato nella preparazione della sessione dedicata all’adozione di Copilot per Microsoft 365.

Le iscrizioni alla conferenza stanno procedendo molto bene, e quindi ci aspettiamo una grande festa: un’occasione per condividere conoscenza ed esperienza, grazie agli oltre 60 speaker, fare networking con gli oltre 400 partecipanti (ricordo anche l’evento SharePint/BeerConnect, dove quest’anno festeggeremo anche il compleanno di PiaSys), scoprire le proposte offerte dai tantissimi sponsor presenti.

Microsoft Planner Premium verso il rollout

Annunciato ieri il rilascio dei Piano Premium per il nuovo Microsoft Planner, che evolve il precedente Project for the Web.

Tra le funzuionalità rilasciate, la sincronizzazione dei Task con Planner e To Do, fornendo una efficace vista di insieme dei propri task assegnati.

  • Breve video sulla nuova visione d’insieme per i tasks

Annunciati anche altri imminenti rilasci di funzionalità:

  • Ability to edit more fields from Assigned to Me view
  • Syncing of Labels, Checklist
  • Syncing of tasks from Plans in Named org

Il rollout è stato avviato e nell’arco delle prossime settimane il nuovo piano premum di Planner sarà disponibile in tutte le region.

Il ruolo del Semantic Index per Copilot

Gli utenti di Copilot per Microsoft 365 si saranno forse chiesto con quali logiche Copilot gestisce la rilevanza del contenuto per ogni specifico utente.

Sappiamo bene che Copilot per Microsoft 365 fornisce il suo contributo all’utente sulla base del “cono di visibilità” assicurato dalle autorizzazioni di Office 365, sulla base di conoscenza dei contenuti presenti sul tenant dell’organizzazione.

L’accesso ai file, ai messaggi e-mail, ai meeting, alle chat ed alle informazioni presenti sul cloud di Microsoft 365 è reso accessibile dalle funzionalità di ricerca e dalle API di Microsoft Graph, alimentando il Semantic Index di Microsoft 365:

Il Sematic Index è il responsabile dei criteri utilizzati dall’LLM e da Copilot per fornire risposte ai nostri prompt e per generare i nuovi contenuti richiesti.
Il primo livello opera a livello di tenant, indicizzando tutti i contenuti dell’organizzazione:

Per poi scendere su di un secondo livello sugli oggetti a cui l’utente è autorizzato quantomeno in lettura, stabilendo le interazioni tra i diversi contesti e stabilendo criteri di “importanza” sulla base di condizioni logiche (es. sono io l’autore del documento, oppure il destinatario dell’e-mail, oppure sono stato menzionato in una conversazione Teams o all’interno di un commento di una community Engage):

Per fare un esempio pratico, se chiedessi a Copilot di “trovare le presentazioni PowerPoint sulla progettazione di nuove Intranet” sul mio tenant Microsoft 365 aziendale, il Semantic Index fornirebbe a Copilot alcuni criteri per indirizzare la ricerca e individuare le risorse più adatte (esempi non esaustivi):

  • l’argomento trattato nel contenuto verrebbe compreso, grazie all’LLM, “progettare nuove intranet”
  • il formato del file sarebbe indirizzato verso i file “pptx”
  • un documento redatto dalla collega Elisabetta potrebbe essere ritenuto più adato, grazie al ruolo ricoperto in azienda (progetta intranet) e ad alcune conversazioni scambiate tra di noi sul tema attraverso scambio di e-mail o chat di Teams
  • il contenitore del file (sito o team) potrebbe indirizzare o confermare l’argomento trattato e quindi la pertinenza del risultato
  • documenti recenti o particolarmente consultati potrebbero suggerire a Copilot quali mostrarci

Va considerato con attenzione che il Semantic Index non è aggiornato in tempo reale, ma che potrebbe richiedere fino a 3 gg di ritardo nell’aggiornamento.
Questo aspetto è rilevante durante l’adozione di Copilot da parte di nuovi utenti nell’organizzazione, considerando che dopo aver assegnato la licenza potrebbero trascorrere alcuni giorni prima di fornire risultati efficaci per l’utente nelle risposte ai prompt di Copilot.

Un mese di maggior ricco di eventi per il modern work

Si sta avvicinando il mese di maggio, che sarà un mese ricco di iniziative ed eventi per il modern work.

Anche io calcherò il palco di due iniziative divulgative e formative, parlando di employee experience e della rivoluzione Copilot.

Il 14 maggio 2024 sarò a Roma, presso la sede Microsoft, con un intervento nell’ambito dell’evento “Nuovi scenari di Modern Work e nuove integrazioni con Microsoft Copilot“, organizzato dal gruppo FAR Networks, con il supporto di GESEL e Microsoft Italia.

Il 30 maggio 2024 poi ci sarà il più importante evento dell’anno con la giornata che vedrà l’unione delle due conferenze più importanti per il modern work e la collaboration: BeConnected Day 12 + CollabDays Italy 2024.

L’evento, naturalmente gratuito in spirito community, si terrà allo UCI Conference Center di Assago (MI).

La mia sessione a BCD+CD avrà il titolo “Adozione di Copilot per Microsoft 365: Prerequisiti, Governance e Change Management“.

Sui palchi delle 5 track parallele dell’evento non sarò certo solo, con la presenza di tanti speaker internazionali, Microsoft MVP delle community, e diverse colleghe di Green Team: Elisabetta Sasselli, Barbara Falchi e Francesca Mangialardo!

Copilot Dashboard ora è in GA

Copilot Dashboard è il principale strumento per monitorare l’utilizzo e l’efficacia dell’adozione di Copilot per Microsoft 365 nelle organizzazioni.
Ora Copilot Dashboard è uscita dal percorso di preview ed è ufficialmente disponibile (GA).

Su tutti i tenant dove è stata attivata almeno una sottoscrizione di Copilot è possibile utilizzare una versione “light” della Copilot Dashboard, attraverso una serie di report Power BI.

Se poi le organizzazioni, oltre a Copilot, dispongono anche di licenze di Viva Insights… allora i grafici e gli indicatori si arricchiscono, fornendo indicazioni reali sull’efficienza e sulla trasformazione delle abitudi degli utenti.

La “combo” Copilot e Viva offre numerose opportunità per accelerare l’adozione di Copilot, quale ad esempio l’utilizzo di Viva Engage per realizzare community a supporto degli early adopters e dei champions, fino a fornire una conoscenza condivisa e collaborativa per tutti gli utilizzatori di Copilot in azienda, condividendo casi d’uso ed idee.

Anche Viva Learning può giocare un ruolo importante, offrendo la Microsoft Copilot Adademy, ossia una collezione di contenuti e pillole multimediali per supportare l’introduzione di Copilot.

Di questi temi, e di molto altro, avrò l’opportunità di parlare in occasione della mia sessione a BeConnected Day 12 – CollabDays Italy 2024, la conferenza tecnica gratuita organizzata dalla community, il 30 maggio 2024 allo UCI Conference Center di Assago (MI).

Il costo dello storage SharePoint Online: un problema per le grandi aziende?

Il costo dello storage SharePoint Online, su cui si basano gran parte dei contenuti e dei servizi di Microsoft 365, sta diventando un tema scottante, soprattutto per le grandi aziende.

Una volta attivato un tenant M365, l’organizzazione dispone di una quota di storage di base di 1 TB, a cui si aggiunge una quota di 10 GB per ciascun utente licenziato. 

Quindi, per un’azienda di 200 dipendenti, si disporrà di una quota di storage di circa 3 TB (1 TB + 200 utenti x 10 GB).

Sono pochi o sono tanti?

Tutti i contenuti documentali, come siti SharePoint, Teams, video caricati su Stream, documenti condivisi sulle community di Engage, sono memorizzati su SharePoint Online e concorrono al consumo della quota. Inoltre, SharePoint gestisce di default il versioning dei file, salvando una copia di ogni versione del documento.

Estendere la quota dello storage

Il costo dello storage aggiuntivo, acquistabile come integrazione ai piani di base, è di 0,20$ per GB/mese, ovvero 2457 $/anno per TB. Questo può diventare un costo significativo per le grandi aziende, soprattutto se non preventivato.

Uno Scenario

Ipotizzando un’azienda da circa 110 dipendenti (i numeri sono quelli di un caso reale), con una quota storage di base di 4,95 TB, il trend di crescita di utilizzo dello storage potrebbe aggirarsi su di un consumo medio di 0,1 TB/mese.
Tradotto in pratica, l’occupazione dello storage potrebbe essere di 1,2 TB/anno, immaginando che i dati del secondo anno si accumulino a quelli del primo anno (visto che nessuno cancella mai nulla).

Nello scenario ipotizzato, il limite di quota verrebbe “sforato” nel quinto anno di utilizzo del tenant, comportando la necessità di acquistare una quota storage supplementare per circa 1,05 TB, con un costo aggiuntivo di circa 2.500$.

Nel sesto anno, senza variazione del comportamento, l’esubero della quota passerebbe a 2,25 TB, con un costo aggiuntivo di circa 5.500$, il settimo anno 8.400$ e così via.

E le aziende più grandi?

Proseguendo il ragionamento, seppur con un certo livello di approssimazione, immaginiamo un secondo scenario per una realtà da 10.000 dipendenti.

La quota base dello storage, in virtù delle 10.000 licenze utente, partirebbe da circa 101 TB.

Ma con quai ritmi potrebbe arrivare a saturare la quota?

Conclusioni

In sintesi, il costo dello storage SharePoint Online può diventare un problema per le grandi aziende e deve essere attentamente monitorato e preventivato.

L’arrivo della funzionalità di Microsoft 365 Archive (ora in Preview), forse non è del tutto casuale.

La governance del tenant Microsoft 365 diventa ancora più importante, definendo regole sul ciclo di vita dei contenuti.

Evoluzioni in arrivo per l’App Launcher di Microsoft 365

Quando mi capita di spiegare il ruolo dell’App Launcher di Microsoft 365 (il pulsante in alto a sinistra, per interderci) faccio sempre un’analogia.

Dall’App Launcher è possibile accedere alle diverse applicazioni disponibili su Microsoft 365, esattamente come con lo Start menu di Windows è possibile avviare le applicazioni del proprio computer.

L’esperienza utente dell’App Launcher sta per cambiare, con un layout più moderno e con la possibilità di fare azioni risparmiando un click (es. creazione di un nuovo documento):

Introdurre Copilot mitigando le carenze di governance di autorizzazione

Uno dei passaggi chiave dell’adozione di Copilot per Microsoft 365 è quello della corretta gestione delle autorizzazioni sui contenuti del tenant Microsoft 365.

Ci si è resi conto che una gestione troppo “allegra” della condivisione delle risorse, spesso poco consapevole, possa aver esteso oltre misura la visibilità di determinati contenuti sensibili o riservati.
Parlo di contenuti già oggi potenzialmente disponibili agli utenti, tramite link diretto o attraverso il search…

L’impatto, nelle organizzazioni affette da questa situazione, può essere decisamente dannoso, fornendo risposte ai prompt degli utenti che potrebbero basarsi su una base di contenuto che l’utente non dovrebbe poter conoscere.

Copilot per Microsoft 365 applica i principi del security trimming, fornendo risposte e contributi basati sul “cono di visibilità” delle autorizzazioni concesse all’utente.

E’ facile intuire che se un contenuto è stato erroneamente condiviso con utenti che non dovrebbero poter accedere… il danno è fatto.

Tante organizzazioni che stanno avviando l’adozione di Copilot stanno correndo ai ripari, anche seguendo i suggerimenti di questo blog e di tante altre occasioni ed eventi dove la community ha cercato di sensibilizzare le aziende sull’importanza di una corretta governance di Microsoft 365.

In alcune situazioni, le organizzazioni stanno frenando l’adozione di Copilot, in attesa di “fare ordine”.

Microsoft sta quindi per rendere disponibile (rollout a partire da aprile 2024) un approccio per cercare di mitigare i difetti di governance, introducendo il concetto di Restricted SharePoint Search Limitation.

Si tratta della possibilità offerta agli amministratori del tenant, di specificare una “white list” di siti dove circoscrivere la conoscenza da rendere disponibile a Copilot, escludendo gli altri siti… in attesa della loro corretta governance.

Attraverso un apposito comando Powershell sarà quindi possibile definire la lista dei siti consentiti a Copilot, con un limite di un massimo di 100 elementi. Chiaramente su questi siti verrà in ogni caso assicurata l’applicazione delle autorizzazioni, assicurando l’operatività di Copilot sulla base delle autorizzazioni dell’utente.
Di default l’impostazione, quando verrà rilasciata, sarà “disattivata” e quindi senza restrizioni sulla white list dei siti consentiti a Copilot.

L’esperienza utente, durante l’utilizzo di Copilot, informerà che le risposte di Copilot saranno influenzate da solo una parte della conoscenza raccolta sul tenant:

In conclusione, si tratta un po’ di una “pezza”, a mio avviso… che rischia anche di depotenziare Copilot per Microsoft 365 o confondere gli utenti sulla qualità dei risultati dei prompt eseguiti.
Ma, se gestito come elemento transitorio, può sbloccare il processo di valutazione di Copilot e minimizzare gli effetti collaterali di una cattiva governance.

Magari in un prossimo articolo parleremo di best practices.

Tante novità per Teams in rilascio

Con il rollout avviato a gennaio 2024 sono in arrivo una serie di novità per Microsoft Teams.

Ne sintetizzo qualcuna:

  • Possibilità di fare il forward di un post da una conversazione chat
  • Intelligent recap inserito anche nella sottoscrizione di Copilot per Microsoft 365 (e non solo appannaggio di Teams Premium)
  • Mesh in Teams
  • Nuova funzionalità per decorare lo sfondo (abbellire quello reale alle proprie spalle)
  • Semplificazione della gestione dei controolli audio-video durante le call
  • Notifiche via SMS per segnalare l’avvio delle riunioni (ma si usano ancora?)
  • Nuovi device certificati per i meeting
  • Nuove funzionalità per l’amministrazione e la sicurezza
  • Utilizzo del Walkie Talkie su più canali e gestione dei turni di disponibilità per i Frontline workers

Qui trovi l’articolo completo.