Nei giorni scorsi si è tenuta a Milano la conferenza Intranet Italia Day, nuovamente in presenza dopo la pandemia.
L’evento, ideato da Giacomo Mason ed organizzato da Intranet Management e Ariadne Group, giusto alla sua quarta edizione, è ormai uno degli appuntamenti di riferimento per il mondo delle intranet e dei digital workplace.
Nella corso della due giorni milanese c’è stata l’occasione di premiare i migliori progetti del 2021, nell’ambito dell’iniziativa Intranet Italia Champions.
Il promio è suddiviso in categorie, un po’ come gli oscar o i nobel :-), e si sono conquistati l’edizione 2021 i progetti di:
Agos, per la categoria “Contenuti e servizi”,
Ferroli, per “Applicazioni e servizi”,
Poste Italiane, per “Community e social”,
Webuild, per “Soluzioni di design”,
Unipol, per “Digital Workplace”,
Atlantic Technologies, per “Premio speciale della giuria”.
E’ proprio per il premio Digital Workplace, aggiudicato ad Unipol, che mi fa particolarmente piacere ed inorgoglisce, essendo un progetto che ho contribuito a far nascere e realizzare, atraverso una serie di iniziative di advisory, design e adoption condotte insieme al contributo del team di Green Team.
Oltre agli interessanti interventi dei relatori internazionali, ho particolarmente apprezzato il ritorno dell’opportunità di fare networking, sia con i colleghi di altre aziende del settore che con i referenti delle aziende finali: quelle dove realizziamo progetti di intranet, digital workplace e modern collaboration.
Un ricco antipasto dell’evento Be Connected Day del 15 giugno 2022, che ci vedrà tornare sul palco degli eventi in presenza a CUBO di Torre Unipol a Bologna.
Le funzionalità di DLP (Data Loss Prevention) di Office 365, raccolte all’interno della famiglia di Office 365 Information Protection, si estendono anche alla protezione dei contenuti delle Chat e dei Canali messaggi di Microsoft Teams.
Se quindi qualche utente dovesse scambiare informazioni considerate “classificate” all’interno di una Chat di Teams, le regole di DLP potrebbero intercettare l’evento a applicare azioni correttive (dalla segnalazione di un alert ad interventi più drastici.
Le funzionalità di DLP, già applicate al mondo Exchange Online, SharePoint Online e OneDrive for Business, sono strumenti estremamente utili per quelle organizzazioni che temono la perdita di conoscenza e informazioni, spesso legata ad eventi e comportamenti di dipendenti “infedeli” o in uscita dall’azienda.
Proseguono importanti rilasci su Office 365, come previsto dalla fitta roadmap, e tra questi segnalo che ci sarà la possibilità di condividere siti e documenti SharePoint Online e OneDrive for Business anche ai propri contatti Linkedin.
La funzionalità è la stessa già conosciuta e utilizzata da tempo per collaborare con utenti esterni all’organizzazione del proprio Tenant Office 365, che quini non dovranno disporre necessariamente di un proprio account Office 365 (della propria organizzazione) o di un Microsoft Account (i vecchi Live ID).
Altra funzionalità in rilascio (prevista in Public Preview per Aprile 2019) sarà la possibilità di condividere i documenti con link protetti da password. In questo caso l’utente che riceverà il link (e che conoscerà la password ad esso associata) potrà accedere il documento senza alcun “ostacolo” di account.
Ne avevo parlato come novità annunciata ad Ignite 2017, e annunciata qualche mese fa come terminata nelle fasi di sviluppo. Ecco finalmente in arrivo i nuovi HUB Sites di Office 365.
Il rilascio partirà, già entro la fine di marzo, partendo come sempre dai Tenant Office 365 che aderiscono all’opzione “Targeted Release” (ossia alla possibilità di ricevere in anteprima le nuove funzionalità), per completarsi per tutti i clienti Office 365 verso metà maggio 2018.
Questa nuova funzionalità potrà giocare un ottimo ruolo nella riorganizzazione dei siti SharePoint Online e della progettazione dell’architettura delle informazioni delle intranet o dei sistemi Office 365.
Oltre al mio post, dove annunciavo la funzionalità, segnalo un paio di video (il primo è introduttivo del concetto ed il secondo è un webinar più esteso):
Una delle più classiche critiche/osservazioni verso il proliferare di site collection e siti su SharePoint Online è quella dell’assenza di una vera e propria “Site Directory”, soffrendo poi delle difficoltà di rendere coerente il branding e la navigazione, di fatto separati nelle diverse site collection.
In molti caso abbiamo costruito delle pagine con delle search result, filtrando l’esecuzione della query sugli oggetti sito, creando così una bella lista… rispettosa delle autorizzazioni, ma non sempre semplice da utilizzare per un’eccessiva “piattezza”.
Office 365 sta per rilasciare i nuovi HUB Sites.
Si tratta di nuovi siti “concentratori”, pensati per aggregare siti e site collection, offrendo loro un look & feel e una navigazione comune.
Il meccanismo sfrutta anche le logiche di “classificazione” offerte dai nuovi modern sites, creando di fatto una categorizzazione per aggregare i siti associati ad un Hub site comune.
Alcune delle raccomandazioni suggeriscono di evitare la gestione di site collection con livelli multipli di subsites, cercando di conservare una struttura il più possibile flat.
I nuovi Hub Sites, come tutti i nuovi modelli “modern”, garantiranno una buona responsività, adatta per fruizione da mobile, sia attraverso browser che SharePoint mobile app.
Si prospetta quindi un’importante novità in arrivo per chi progetta architetture dell’informazione su SharePoint Online, alla quale è bene porre attenzione sin da ora.
Alcune ulteriori indicazioni sono già note:
un sito potrà essere associato ad un solo Hub Site (e non a più di uno)
il meccanismo aggregherà siti moderni (Modern Team Sites, Communication Sites), mentre per i Classic Site occorrerà fare un giro un po’ più articolato, ma sarà possibile aggregare anch’essi… a patto di create Modern Pages anche in essi (su questo scriverò sicuramente qualche suggerimento in futuro)
l’Hub Site determinerà una navigazione comune tra i siti, un tema e un logo unico, un solo search scope, opportunità di rollup di contenuto, …
un Hub site non potrà collegarsi (o essere collegato) da un altro Hub Site
i nuovi Hub Site saranno rilasciati solo su Office 365, e non è ancora noto se saranno introdotti come funzionalità anche su SharePoint Server 2019 (che verrà rilasciato verso la fine del 2018)
I nuovi Hub Sites sono attualmente in Preview, e si prevede il rilascio pubblico nella prima metà del 2018.
Sappiamo tutti molto bene che Office 365 è in continua evoluzione, così come è in trasformazione la sua interfaccia, per facilitarne un sempre maggiore utilizzo da dispositivi mobile e valorizzando la “trasversalità” dei diversi strumenti della suite.
Per fronteggiare la possibile confusione (quale strumento uso?) e la frequente difficoltà di reperimento delle informazioni (spesso disseminate in contenitori diversi: SharePoint, Outlook, OneDrive, Teams, …), una delle modalità di approccio che mi capita spesso di suggerire è la valorizzazione del Search.
Del resto si tratta di sfruttare un’abitudine già diffusa in tutti gli utenti (chi non usa Google sul Web?), superando molte delle barriere mentali (o psicologiche) legate alla strutturazione dei contenuti (come se ragionassimo ancora con le directories).
Non è più così importante sapere dove si trova un documento… l’importante è trovarlo e ritrovalo.
Molti dei nuovi strumenti (pensiamo a Delve) sono completamente incentrati sul search, e spesso sono utili a far emergere anche la conoscenza implicita, portando alla luce contenuti su cui lavorano i colleghi, e che potrebbero essere di nostro interesse, pur nel pieno rispetto di autorizzazioni e privacy.
Più di una volta ho consigliato di utilizzate, come home page del root site di SharePoint Online, una bella pagina bianca con un grosso box di ricerca in mezzo!
C’è tuttavia un punto debole. I diversi strumenti di Office 365 presentano sempre un box di ricerca, ma non esiste ancora una reale coerenza di ricerca, con l’effetto che ricercando la stessa keyword partendo da strumenti diversi… si ottengono risultati diversi.
La matrice qui sotto evidenzia in modo inequivocabile il gap,incrociando il punto da dove si esegue la ricerca con il contenuto ritrovato:
Insomma… siamo sulla buona strada… ma c’è ancora un bel po’ di strada da fare per rendere effettivamente omogenea l’esperienza di ricerca su Office 365.
Microsoft SharePoint Server 2016 è stato rilasciato nel maggio del 2016, seguendo le orme delle versioni che hanno preceduto la più popolare piattaforma di sharing e collaboration.
Con l’arrivo della versione 2016, Microsoft ha anche annunciato un nuovo modo di rilasciare gli aggiornamenti, sulla scorta del motto “Cloud First”.
Le nuove funzionalità vengono infatti rilasciate/testate/consolidate su SharePoint Online, in Office 365, per poi venir “pacchettizzate” in blocchi, e rese disponibili (opzionalmente) anche per la versione on-premises del prodotto.
Nella pratica il concetto di “opzionale”, annunciato da Microsoft quando fu annunciata la roadmap, nella pratica si sta solo in parte concretizzando… se infatti si procede con l’installazione di CU (Cumulative Updates) successivi a novembre 2016…. ci si ritroverà installati anche i componenti del Feature Pack.
Il Feature Pack per SharePoint 2016, rilasciato nel novembre 2016, include quindi diverse funzionalità precedentemente diffuse su Office 365, ed altre novità rivolte ad implementare scenari ibridi online/on-premises.
Administrative actions logging for common SharePoint administrative actions.
MinRole enhancements to support small and medium-sized farms.
A OneDrive for Business modern experience.
Custom tiles in the SharePoint app launcher.
SharePoint hybrid auditing unified across site collections on-premises and in Office 365.
Hybrid taxonomy unified across on-premises and Office 365.
OneDrive API for SharePoint on-premises
Il Feature Pack è gratuito, anche se per alcuni aspetti è limitato agli utenti possessori di un contratto di software assurance.
Attenzione e prudenza prima di procedere con l’installazione, come è bene fare prima di affrontare qualsiasi aggiornamento su SharePoint (Service Pack o Cumulative Updates).
Tra le novità evidenti che ci si ritrova dopo il deployment, la nuova SharePoint App Launcher personalizzabile (che ricorda tanto le logiche di Office 365):
Altro nuovo elemento è quello della nuova user experience di OneDrive for Business, anche questa più vicina all’esperienza vissuta dagli utenti Office 365:
Altro aspetto interessante, soprattutto per gli information architect, è la Unified Taxonomy, che permette di avere tassonomie condivise tra SharePoint Online e on-premises.
Per i sistemisti SharePoint, sono state rese più “abbordabili” le logiche dei MinRoles, rendendolo un po’ più alla portata delle infrastrutture medie (e non solo giganti); e sono state introdotte logiche di centralizzazione dei logs amministrativi.
Infine, per gli sviluppatori, sono state rilasciate le nuove OneDrive API 2.0, analogo a quanto già reso disponibile sul cloud, offrendo la possibilità di interagire con dati e libraries di OneDrive for Business dalle proprie soluzioni custom.
Oggi ho completato la preparazione di slides e sessione in vista dell’avvicinarsi di SharePoint Saturday Rome, del 25/01/2014.
Le slides saranno, come sempre, disponibili per la SharePoint Community immediatamente dopo SPS.
Ricordo che dovrebbe esserci ancora qualche posto disponibile e che l’evento (gratuito, in stile SPS) vedrà avvicendarsi diversi speaker, in un’interessante agenda:
Non mi stanco mai di ripetere che prima di creare qualsiasi cosa su SharePoint (site collection, web, library, lista…) è indispensabile analizzare e progettare “la struttura dei contenitori”.
Questo argomento rientra nel grande tema dell’Architettura dell’Informazione, e deve fare i conti con le limitazioni del prodotto. In particolare quando si parla di Software boundaries.
Si tratta di temi fondamentali in fase di progettazione e capacity planning.
Mi capita troppo spesso di incontrare architettura mal (o per niente) progettate presso i clienti che incontro, dove interi sistemi documentali sono realizzati in un’unica Site collection o –ancora peggio (ma giuro che è vero)- in un’unica Document library!
Desidero riprendere su questo post un paio di “grandi classici”.
Mai solo una Site collection…
Disporre di una sola Site collection significa far nascere il sistema con un limite di scalabilità sullo storage (e sulle performance). Una solo Site collection significa poter disporre di un massimo di un solo Content DB…
Le best practices di Microsoft suggeriscono di non oltrepassare i 200 GB nella crescita del singolo Content DB (anche se personalmente, per ragioni di migliore gestibilità, tendo a suggerirevalori molto al di sotto). Una sola Site collection == Un solo Content DB == Crescita massima 200 GB.
Nelle tante decine di infrastrutture SharePoint analizzate posso dirvi che il limite dei 200 GB l’ho visto più volte superare (ne ho trovati cresciuti fino a 500 GB!), e SharePoint “respirava ancora”… ma questo non significa poter ignorare le buone pratiche.
Non far crescere fuori controllo le liste/library
Una lista o library dispone di un limite fisico di crescita di 30 milioni di elementi. Tuttavia è ben noto il tema del List Threshold, che impone la progettazione dei contenitori e l’organizzazione dei contenuti tenendo conto che SharePoint non gradisce effettuare query su grosse quantità di elementi. Il valore di default del List Threshold limita ai primi 5.000 items l’esecuzione delle query degli utenti (20.000 items per gli amministratori).
Rimando chi non avesse ancora afferrato il problema alla lettura dell’articolo di Claudio Brotto.
E’ troppo comodo, oltre che sbagliato, intervenire a posteriori sui settings dei Lists Threshold per “risolvere il problema” (nei giorni scorsi ho trovato una Web Application con impostato il valore a 10,5 milioni!).
Il problema non è il fatto che la lista contiene più di 5.000 oggetti, ma il vero problema è che qualcuno non l’ha progettata bene! Se si prevede una crescita del numero degli oggetti… mai pensare a una sola lista/library, ragionare con logiche di frazionamento degli scopes in folder (magari utilizzando i nativi meccanismi di Autofoldering), ed infine pensare anche alle logiche archiviazione/storicizzazione: i contenuti non sempre ha senso conservarli tutta la vita.
E su SharePoint Online?
Se qualche sviluppatore o sistemista poco attento può anche cercare di riuscire ad eludere parte dei vizi di progettazione, intervenendo con modifiche delle impostazioni della Farm, su SharePoint Online… ci sono poche speranze.
Sapete bene che sull’ambiente Office 365 le nostre Site Collection convivono su un’infrastruttura SharePoint condivisa con altri clienti (tenant). Di conseguenza molte delle impostazioni che su una Farm On-premises sono definibili intervenendo sui server o agendo sulle impostazioni delle Web Application… possiamo scordarcele.
I 5.000 items come limite di list threshold ad esempio? E’ quello, punto e basta.
Non fraintendetemi, non intendo con questo dire che è meglio non usare SharePoint Online… voglio semplicemente dire che avendo a che fare con Office 365 è ancora più importante conoscere i limiti del prodotto e progettare bene.
A proposito, ecco il link ai limiti di SharePoint Online (pagina che ogni tanto viene aggiornata da Microsoft, come è avvenuto nei mesi scorsi innalzando alcuni valori).
Con la sempre maggiore diffusione di SharePoint Online, su Office 365, capita sempre più di frequente che i clienti ci chiedano di studiare soluzioni ibride per il deployment di SharePoint 2013.
In parte la motivazione è legata ad un desiderio di “alleggerimento” della propria infrastruttura domestica, rimandando al cloud la gestione di parti di contenuto e servizio. Altra frequente ragione è legata al fatto che molte aziende che hanno sottoscritto contratti Enterprise Agreement si trovano già inclusa anche la possibilità di utilizzare Office 365.
Intranet in casa e MySites sul cloud
Uno scenario che ci è capitato già diverse volte di analizzare è ad esempio il desiderio di conservare la Intranet aziendale on-premises (le motivazioni della scelta oscillano dall’inaffidabilità della connettività Internet a motivazioni “psicologiche” di controllo sui dati), realizzando però l’ambiente per i MySites degli utenti su SharePoint Online, sfruttando anche i vantaggi di SkyDrive Pro.
In questo modo l’IT aziendale si dovrà preoccupare di gestire i contenuti ed i servizi “istituzionali”, rimandando al cloud di Office 365 la gestione dei dati “personali” degli utenti, sfruttando le logiche di condivisione semplificata (su SharePoint Online è possibile condividere contenuti anche con utenti esterni all’organizzazione) e agevolando l’accesso ai dati dell’utente da qualsiasi dispositivo (l’utente accederà ai dati attraverso Internet, senza dover decidere di esporre la Intranet aziendale, e tramite il proprio PC o i propri dispositivi mobili attraverso l’App di SkyDrive Pro).
Ricordo che Microsoft ha annunciato recentemente la possibilità di estendere lo storage di SkyDrive Pro per ciascun utente dagli originali 7 GB a ben 25 GB!
Si può quindi davvero pensare ad un’evoluzione delle vecchie “home directory” sul File Server…
La Extranet per clienti e fornitori su SharePoint Online
Spesso i clienti utilizzano già SharePoint on-premises, attraverso cui hanno realizzato Intranet ed altre soluzioni aziendali. Spesso hanno fatto questo investimento da poco tempo, e difficilmente giustificano un upgrade tempestivo e tantomeno uno spostamento su SharePoint Online (spesso vincolato alle limitazioni di personalizzazione del cloud).
Per nuovi progetti e nuove esigenze però si aprono nuove possibilità.
Una delle richieste più frequenti è quella della realizzazionedi Portali extranet per clienti o fornitori, su cui spesso ci si domanda come affrontare le necessità della pubblicazione verso Internet, al fine di rendere raggiungibile il portale ai destinatari, e come governare la gestione degli account degli utenti esterni.
E’ facile quindi immaginare di realizzare i Portali extranet attraverso SharePoint Online, con la possibilità di far accedere alle site collection di clienti e fornitori i propri utenti aziendali attraverso i meccanismi di SSO della federazione con ADFS, e gli uteti esterni con il proprio account Live ID (senza doversi più preoccupare di gestire la creazione degli account, il cambio delle password e mille altri fastidi).
I Portali extranet saranno poi nativamente esposti su Internet, senza doversi quindi preoccupare di realizzare una soluzione di Reverse Proxy Publishing della infrastruttura SharePoint on-premises, né tantomeno di dover implementare una SharePoint Farm sulla DMZ aziendale.
Utilizzare SharePoint Online con i dati di business aziendali
Per chi invece si è ormai convinto al passaggio a SharePoint Online, ma ha la difficoltà di voler integrare i dati di business aziendali, utili sia per taggare i contenuti con una tassonomia aziendale (es. i metadata descrittivi per associare un’offerta ad un cliente, taggando i documenti su SharePoint Online con il metadato della ragione sociale del cliente recuperato dall’anagrafica clienti del gestionale, ed i metadata dei prodotti dall’ERP aziendale).
Per abilitare questi scenari sono disponibili i BCS (Business Connectivity Services), attraverso i quali è possibile definire external lists e external content types, alimentando i valori da sorgenti dati esterni (tipicamente da una strato intermedio di servizi incaricati di comunicare con il gestionale aziendale).
SharePoint Online offre poi “di serie” i componenti DUET Enterprise, utili per realizzare integrazioni verso il mondo SAP.
Non ultimo, l’imminente rilascio dei componenti Azure Data Management Gateway, per accedere tramite OData (REST) ai Database e ai Cubi aziendali.
Studiare l’infrastruttura
Per realizzare questi scenari ibridi è necessaria un’attenta progettazione dell’infrastruttura, coinvolgendo spesso competenze esterne al mondo di SharePoint.
