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Adozione di Copilot per Microsoft 365

Condivido a registrazione della mia sessione “Adozione di Copilot per Microsoft 365: Prerequisiti, Governance e Change Management“, tenuta il 30 maggio 2024 alla conferenza BeConnected Day 12 – CollabDays Italy 2024.

Oltre alla registrazione, segnalo anche il deck della presentazione.

Abstract della sessione:

Copilot per Microsoft 365 è uno strumento potente che può aiutare a trasformare i processi aziendali e guidare l’innovazione nelle esperienze dei dipendenti. Tuttavia, per ottenere il massimo beneficio da questo strumento, è importante prestare attenzione ai prerequisiti e alla governance, alla corretta adozione da parte degli utenti e all’importanza del change management. Durante la sessione verrà descritto l’adoption framework di Microsoft applicato all’introduzione di Copilot per Microsoft 365, descrivendo use case ed esempi concreti, utili a comprendere la portata dell’impatto dell’AI a supporto delle attività quotidiane. Per quanto riguarda i prerequisiti e la governance, è importante completare la valutazione di ottimizzazione di Copilot per Microsoft 365 per comprendere l’ambiente attuale e i controlli di sicurezza dei contenuti, affrontare eventuali domande specifiche sull’AI generativa e procedere con lo sviluppo di un piano di implementazione basato sui risultati della valutazione e sulla scoperta iniziale dello scenario. Rispetto alla corretta adozione da parte degli utenti, è importante concentrarsi sulla gestione dei contenuti, soddisfare i prerequisiti richiesti, assegnare le licenze e implementare Copilot per Microsoft 365. In questa fase, se necessario, forniamo raccomandazioni su come ridurre il rischio di condivisione eccessiva abilitando la ricerca SharePoint limitata. L’importanza del change management non può essere sottovalutata. L’apprendimento tra pari è uno strumento potente per l’abilitazione degli utenti. Sfruttare questa abilità nella propria organizzazione creando o estendendo un programma interno di Champion. I champion integreranno i sistemi di help desk e supporto, agendo come consulenti di fiducia per i loro pari attraverso community su Viva Engage e attraverso contenuti formativi sui casi d’uso e sulle tecniche di “prompting” ottimali attraverso Viva Learning e grazie a seminari interattivi su Teams. Il monitoraggio dei progressi, e i tempestivi aggiustamenti di rotta, saranno supportati dalla Copilot Dashboard e dalle indicazioni raccolte attraverso Viva Insights e Viva Pulse.

Copilot per Microsoft 365 più facile da adottare

Copilot per Microsoft 365 ha una serie di prerequisiti, ed inizialmente era disponibile solo come sottoscrizione aggiuntiva per i piani di sottoscrizione “maggiori” per Microsoft.

Ora sarà possibile attivare (acquistare) le sottoscrizioni di Copilot per Microsoft 365 anche per quelle realtà che hanno piani di abbonamento più basici.
Grazie a questa maggiore flessibilità, sarà possibile studiare nuovi scenari di utilizzo per Copilot, senza far pesare troppo i prerequisiti di licenza di base.

I nuovi prequisiti “ammorbiditi” sono (che si aggiungono ai precedenti prerequisiti):

  • Microsoft 365 Apps for business and enterprise 
  • Microsoft Teams Essentials, Enterprise, and EEA 
  • Exchange Kiosk, Plan 1, and Plan 2 
  • SharePoint Plan 1 and Plan 2 
  • OneDrive for Business Plan 1 and Plan 2 
  • Microsoft Planner Plan 1 (formerly Project Plan 1) 
  • Microsoft Project Plan 3 and Plan 5 
  • Project Online Essentials 
  • Visio Plan 1 and Plan 2 
  • Microsoft ClipChamp

Sicurezza, Privacy e AI Responsabile, introducendo Copilot per Microsoft 365

Una delle osservazioni abituali, introducendo Copilot per Microsoft 365, è legata alle tenatiche della sicurezza e della privacy, cercando di interpretare il concetto del Responsible-AI, espresso da Microsoft in più occasioni.

La domanda è: ma i miei dati verranno sfruttatti da Microsoft per far crescere la conoscenza di Copilot e dei modelli LLM collegati?

Su questo breve video troverete un po’ di risposte, per cercare di provare a dormire sonni tranquilli.

Qui, per chi volesse approfondire.

Preparando le sessioni per BCD – CollabDays Italy 2024

Mancano ormai meno di due settimane dalla più importante conferenza italiana dedicata al Modern Work: BeConnected Day 12 e CollabDays Italy 2024.

L’evento, naturalmente gratuito ma con registrazione obbligatoria, si terrà il 30 maggio 2024 all’UCI Conference Center di Assago (MI).

Come ogni conferenza, ed in particolare per quelle “community”, eccomi anche in questo weekend impegnato nella preparazione della sessione dedicata all’adozione di Copilot per Microsoft 365.

Le iscrizioni alla conferenza stanno procedendo molto bene, e quindi ci aspettiamo una grande festa: un’occasione per condividere conoscenza ed esperienza, grazie agli oltre 60 speaker, fare networking con gli oltre 400 partecipanti (ricordo anche l’evento SharePint/BeerConnect, dove quest’anno festeggeremo anche il compleanno di PiaSys), scoprire le proposte offerte dai tantissimi sponsor presenti.

Il ruolo del Semantic Index per Copilot

Gli utenti di Copilot per Microsoft 365 si saranno forse chiesto con quali logiche Copilot gestisce la rilevanza del contenuto per ogni specifico utente.

Sappiamo bene che Copilot per Microsoft 365 fornisce il suo contributo all’utente sulla base del “cono di visibilità” assicurato dalle autorizzazioni di Office 365, sulla base di conoscenza dei contenuti presenti sul tenant dell’organizzazione.

L’accesso ai file, ai messaggi e-mail, ai meeting, alle chat ed alle informazioni presenti sul cloud di Microsoft 365 è reso accessibile dalle funzionalità di ricerca e dalle API di Microsoft Graph, alimentando il Semantic Index di Microsoft 365:

Il Sematic Index è il responsabile dei criteri utilizzati dall’LLM e da Copilot per fornire risposte ai nostri prompt e per generare i nuovi contenuti richiesti.
Il primo livello opera a livello di tenant, indicizzando tutti i contenuti dell’organizzazione:

Per poi scendere su di un secondo livello sugli oggetti a cui l’utente è autorizzato quantomeno in lettura, stabilendo le interazioni tra i diversi contesti e stabilendo criteri di “importanza” sulla base di condizioni logiche (es. sono io l’autore del documento, oppure il destinatario dell’e-mail, oppure sono stato menzionato in una conversazione Teams o all’interno di un commento di una community Engage):

Per fare un esempio pratico, se chiedessi a Copilot di “trovare le presentazioni PowerPoint sulla progettazione di nuove Intranet” sul mio tenant Microsoft 365 aziendale, il Semantic Index fornirebbe a Copilot alcuni criteri per indirizzare la ricerca e individuare le risorse più adatte (esempi non esaustivi):

  • l’argomento trattato nel contenuto verrebbe compreso, grazie all’LLM, “progettare nuove intranet”
  • il formato del file sarebbe indirizzato verso i file “pptx”
  • un documento redatto dalla collega Elisabetta potrebbe essere ritenuto più adato, grazie al ruolo ricoperto in azienda (progetta intranet) e ad alcune conversazioni scambiate tra di noi sul tema attraverso scambio di e-mail o chat di Teams
  • il contenitore del file (sito o team) potrebbe indirizzare o confermare l’argomento trattato e quindi la pertinenza del risultato
  • documenti recenti o particolarmente consultati potrebbero suggerire a Copilot quali mostrarci

Va considerato con attenzione che il Semantic Index non è aggiornato in tempo reale, ma che potrebbe richiedere fino a 3 gg di ritardo nell’aggiornamento.
Questo aspetto è rilevante durante l’adozione di Copilot da parte di nuovi utenti nell’organizzazione, considerando che dopo aver assegnato la licenza potrebbero trascorrere alcuni giorni prima di fornire risultati efficaci per l’utente nelle risposte ai prompt di Copilot.

Un mese di maggior ricco di eventi per il modern work

Si sta avvicinando il mese di maggio, che sarà un mese ricco di iniziative ed eventi per il modern work.

Anche io calcherò il palco di due iniziative divulgative e formative, parlando di employee experience e della rivoluzione Copilot.

Il 14 maggio 2024 sarò a Roma, presso la sede Microsoft, con un intervento nell’ambito dell’evento “Nuovi scenari di Modern Work e nuove integrazioni con Microsoft Copilot“, organizzato dal gruppo FAR Networks, con il supporto di GESEL e Microsoft Italia.

Il 30 maggio 2024 poi ci sarà il più importante evento dell’anno con la giornata che vedrà l’unione delle due conferenze più importanti per il modern work e la collaboration: BeConnected Day 12 + CollabDays Italy 2024.

L’evento, naturalmente gratuito in spirito community, si terrà allo UCI Conference Center di Assago (MI).

La mia sessione a BCD+CD avrà il titolo “Adozione di Copilot per Microsoft 365: Prerequisiti, Governance e Change Management“.

Sui palchi delle 5 track parallele dell’evento non sarò certo solo, con la presenza di tanti speaker internazionali, Microsoft MVP delle community, e diverse colleghe di Green Team: Elisabetta Sasselli, Barbara Falchi e Francesca Mangialardo!

Copilot Dashboard ora è in GA

Copilot Dashboard è il principale strumento per monitorare l’utilizzo e l’efficacia dell’adozione di Copilot per Microsoft 365 nelle organizzazioni.
Ora Copilot Dashboard è uscita dal percorso di preview ed è ufficialmente disponibile (GA).

Su tutti i tenant dove è stata attivata almeno una sottoscrizione di Copilot è possibile utilizzare una versione “light” della Copilot Dashboard, attraverso una serie di report Power BI.

Se poi le organizzazioni, oltre a Copilot, dispongono anche di licenze di Viva Insights… allora i grafici e gli indicatori si arricchiscono, fornendo indicazioni reali sull’efficienza e sulla trasformazione delle abitudi degli utenti.

La “combo” Copilot e Viva offre numerose opportunità per accelerare l’adozione di Copilot, quale ad esempio l’utilizzo di Viva Engage per realizzare community a supporto degli early adopters e dei champions, fino a fornire una conoscenza condivisa e collaborativa per tutti gli utilizzatori di Copilot in azienda, condividendo casi d’uso ed idee.

Anche Viva Learning può giocare un ruolo importante, offrendo la Microsoft Copilot Adademy, ossia una collezione di contenuti e pillole multimediali per supportare l’introduzione di Copilot.

Di questi temi, e di molto altro, avrò l’opportunità di parlare in occasione della mia sessione a BeConnected Day 12 – CollabDays Italy 2024, la conferenza tecnica gratuita organizzata dalla community, il 30 maggio 2024 allo UCI Conference Center di Assago (MI).

Introdurre Copilot mitigando le carenze di governance di autorizzazione

Uno dei passaggi chiave dell’adozione di Copilot per Microsoft 365 è quello della corretta gestione delle autorizzazioni sui contenuti del tenant Microsoft 365.

Ci si è resi conto che una gestione troppo “allegra” della condivisione delle risorse, spesso poco consapevole, possa aver esteso oltre misura la visibilità di determinati contenuti sensibili o riservati.
Parlo di contenuti già oggi potenzialmente disponibili agli utenti, tramite link diretto o attraverso il search…

L’impatto, nelle organizzazioni affette da questa situazione, può essere decisamente dannoso, fornendo risposte ai prompt degli utenti che potrebbero basarsi su una base di contenuto che l’utente non dovrebbe poter conoscere.

Copilot per Microsoft 365 applica i principi del security trimming, fornendo risposte e contributi basati sul “cono di visibilità” delle autorizzazioni concesse all’utente.

E’ facile intuire che se un contenuto è stato erroneamente condiviso con utenti che non dovrebbero poter accedere… il danno è fatto.

Tante organizzazioni che stanno avviando l’adozione di Copilot stanno correndo ai ripari, anche seguendo i suggerimenti di questo blog e di tante altre occasioni ed eventi dove la community ha cercato di sensibilizzare le aziende sull’importanza di una corretta governance di Microsoft 365.

In alcune situazioni, le organizzazioni stanno frenando l’adozione di Copilot, in attesa di “fare ordine”.

Microsoft sta quindi per rendere disponibile (rollout a partire da aprile 2024) un approccio per cercare di mitigare i difetti di governance, introducendo il concetto di Restricted SharePoint Search Limitation.

Si tratta della possibilità offerta agli amministratori del tenant, di specificare una “white list” di siti dove circoscrivere la conoscenza da rendere disponibile a Copilot, escludendo gli altri siti… in attesa della loro corretta governance.

Attraverso un apposito comando Powershell sarà quindi possibile definire la lista dei siti consentiti a Copilot, con un limite di un massimo di 100 elementi. Chiaramente su questi siti verrà in ogni caso assicurata l’applicazione delle autorizzazioni, assicurando l’operatività di Copilot sulla base delle autorizzazioni dell’utente.
Di default l’impostazione, quando verrà rilasciata, sarà “disattivata” e quindi senza restrizioni sulla white list dei siti consentiti a Copilot.

L’esperienza utente, durante l’utilizzo di Copilot, informerà che le risposte di Copilot saranno influenzate da solo una parte della conoscenza raccolta sul tenant:

In conclusione, si tratta un po’ di una “pezza”, a mio avviso… che rischia anche di depotenziare Copilot per Microsoft 365 o confondere gli utenti sulla qualità dei risultati dei prompt eseguiti.
Ma, se gestito come elemento transitorio, può sbloccare il processo di valutazione di Copilot e minimizzare gli effetti collaterali di una cattiva governance.

Magari in un prossimo articolo parleremo di best practices.

Copilot for Sales

Copilot for Sales – l’app di supporto per i venditori che permette ai loro di interagire con i record di contatti, account, lead e opportunità (e anche altro) direttamente nei prodotti M365 sfruttando le applicazioni che già usano quotidianamente, come Outlook e Teams (es a breve anche su PowerPoint e OneNote).

Copilot for Sales mantiene concentrati i venditori nel flusso di lavoro combinando la funzionalità generativa di AI specifica per le vendite con i dati memorizzati nel loro CRM collegato (Dynamics 365 o Salesforce).

Il costo della sottoscrizione di Copilot for Sales è di 50$ utente/mese, con impegno minimo annuale. La sottoscrizione comprende anche Copilot for Microsoft 365.
Gli utenti che hanno già una sottoscrizione attiva per Copilot for Microsoft 365 potranno pagare un add-on di 20$.

Per maggiori informazioni su Copilot for Sales, visita questo sito.

Copilot per tutti!

Microsoft ha annunciato la rimozione di alcuni importanti vincoli di ingresso, che rendevano complesso (a volte impossibile) la valutazione e l’adozione di Copilot per tante organizzazioni.

Rimossa la soglia di ingresso dei 300 utenti minimi per Copilot for Microsoft 365!

Rimossi anche i vincoli di piani enterprise, rendendo acquistabile Copilot anche per le organizzazioni che utilizzano Microsoft 365 Business Premium e e Business Standard.

Il costo non cambia, con un listino di 30$ utente/mese, ma senza dubbio offre la possibilità di valutarne l’adozione con un investimento più “umano”.

Annunciato anche Copilot Pro, che sarà acquistabile con 20$ utente/mese.

Copilot Pro offre:

  • Un’esperienza AI unificata, che funziona su tutti i tuoi dispositivi, comprendendo il tuo contesto sul web, sul tuo PC, attraverso le tue app e presto anche sul tuo telefono per portarti le competenze giuste quando ne hai bisogno.
  • Accesso a Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote su PC, Mac e iPad per gli abbonati a Microsoft 365 Personal e Family.
  • Accesso prioritario ai modelli più recenti – a partire da oggi con OpenAI’s GPT-4 Turbo. Con Copilot Pro avrai accesso a GPT-4 Turbo durante le ore di punta per una performance più veloce e, prossimamente, la possibilità di passare da un modello all’altro per ottimizzare la tua esperienza come preferisci.
  • Creazione di immagini AI migliorata con Image Creator di Designer (precedentemente Bing Image Creator) – garantendo una maggiore velocità con 100 potenziamenti al giorno mentre ti offre una qualità dell’immagine più dettagliata e anche il formato dell’immagine in paesaggio.
  • La possibilità di costruire il tuo Copilot GPT – un Copilot personalizzato per un argomento specifico – nel nostro nuovo Copilot GPT Builder (in arrivo) con solo un semplice set di prompt.

Ricordo, infine, la disponibilità di Copilot “semplice” (quello free), che è stato ulteriorimente migliorato nell’esperienza d’uso.

  • Copilot GPTs
    Microsoft ha annunciato i Copilot GPTs. I Copilot GPTs ti permettono di personalizzare il comportamento di Microsoft Copilot su un argomento di tuo particolare interesse. Alcuni Copilot GPTs inizieranno a essere distribuiti da oggi con scopi specifici. Presto, anche gli utenti di Copilot Pro potranno creare i propri Copilot GPTs utilizzando Copilot GPT Builder.
  • App mobile Copilot
    L’app mobile Copilot è ora disponibile per Android e iOS. L’app Copilot ti dà il potere di Copilot in movimento poiché le tue query e chat di Copilot si sposteranno tra il tuo telefono e il PC. L’app mobile Copilot include le stesse funzionalità di Copilot sul tuo PC, compreso l’accesso a GPT-4, Dall-E 3 per la creazione di immagini, e la possibilità di utilizzare immagini dal tuo telefono quando chatti con Copilot.
  • Copilot nell’app mobile Microsoft 365
    Microsoft sta aggiungendo Copilot all’app mobile Microsoft 365 per Android e iOS per gli individui con un account Microsoft⁶[6]. Questa nuova funzionalità sarà distribuita nel corso del prossimo mese. Accedi a Copilot direttamente all’interno dell’app e esporta facilmente il contenuto che crei in un documento Word o PDF.