Una delle funziolità più rivoluzionarie di Microsoft 365 Copilot su Teams è la funzionalità di live meeting recap.
Da una prima valutazione, si tratta di funzionalità utili per farsi fare una sintesi della riunione, delle decisioni prese e delle valutazioni, se siamo entrati nel meeting in ritardo, oppure se siamo stati costretti ad assentarci per parte di esso:
Tutti abbiamo le agende cariche di riunioni, molte delle quali sono incontri periodici di allineamento tra team, SAL di progetto e incontri simili. Su queste riunioni in particolare spesso si è costretti a “saltare”, proprio perchè per incastrare impegni sul calendario si deve sgomitare e sono proprio queste tipologie di impegno a “saltare” per prime.
La funzionalià di Intelligent recap offre una possibilità in più: far seguire direttamente la riunione a Copilot, facedoci raccontare la sintesi al termine, facendo domande sui punti discussi e sulle decisioni prese.
Una volta ricevuto l’invito per il Teams meeting, oltre alle classiche risposte per accettare i rifiutare l’appuntamento, si aggiunge l’azione Follow… per far partecipare il nostro assistente virtuale al posto nostro!
Per vedere in azione questa funzionalità, dai un’occhiata al seguente video:
Da qui sorge spontanea la domanda… ma se tutti i partecipanti del meeting affideranno la partecipazione ai propri Copilot… che cosa accadrà? 🙂
Il mese di novembre, momento che vedrà l’arrivo di Copilot for Microsoft 365, si avvicina. Proviamo a prepararci per introdurre al meglio uno strumento che potrebbe rappresentare nuovi modi di lavorare e grandi benefici per l’efficienza delle organizzazioni.
Copilot risponderà ai nostri quesiti, costruendo documenti, presentazioni e report di sintesi, partendo dalle informazioni presenti sul nostro tenant Microsoft 365, considerando quelle a cui siamo autorizzati ad accedere.
Governa delle autorizzazioni
E’ proprio riguardo a questa ultima affermazione che suggerisco una attenta riflessione: cosa potrebbe accadere se la governance delle autorizzazioni sui contenuti presentasse mancanze ed errori?
Proviamo ad immaginare che su un sito SharePoint, dove sono conservati i contratti o i fascicoli dei dipendenti, fosse gestito male in termini di permissions, con contenuti “sensibili” resi visibili ad una platea più estesa del necessario… questa situazione porterebbe a considerare disponibili quei contenuti agli utenti che, attraverso delle richieste a Copilot, potrebbero trovarsi ad ottenere un risultato (una presentazione, un documento, un report, …) contenente informazioni che non dovrebbero poter conoscere.
Analogamente, anche risorse che potrebbero essere disponibili all’intera organizzazione, ma dove le autorizzazioni sono state applicate in una forma limitata… potrebbero portare ad una risoìltato dell’azione di Copilot non così efficace come sarebbe potuto essere.
Una azione preliminare per l’introduzione ottimale di Copilot è quindi la verifica o l’introduzione di una buona governance delle autorizzazioni sui contenuti dell’organizzazione.
Quanto sei confidente di essere davvero pronto?
Verifica i prerequisiti
Microsoft ha pubblicato la lista dettagliata dei prerequisiti per l’introduzione di Copilot, ricordando che il nuovo strumento sarà disponibile come add-on per i soli abbonamenti enterprise:
Verifica della disponibilità delle applicazioni che sfruttano Copilot agli utenti (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint, Exchange)
Disponibilità dell’account OneDrive, su cui si basano diverse delle funzionalità di Copilot
Utilizzo del nuovo Outlook for Windows
Disponibilità di Microsoft Teams (desktop o web client)
Abilitazione a Microsoft Loop sul tenant
Quindi, se non è stato già fatto, servirà acquistare le sottoscrizioni a Copilot for Microsoft 365, ricordando che -secondo quanto annunciato da Microsoft- il “taglio minimo” di acquisto sarà di 300 utenti.
Testa Copilot
Per quanto Microsoft farà di tutto per introdurre uno strumento semplice ed intuitivo da utilizzare, è come sempre importante testare il nuovo servizio, valutandone a fondo l’efficacia e identificando possibili use case particolarmente utili per la nostra organizzazione.
I casi d’uso potranno servirà come esempio o quale stimolo per immaginare cosa chiedere a Copilot, imparando a formulare bene i quesiti.
Ne parlerò più approfonditamente in un altro articolo, ma dobbiamo considerare che sta nascendo una nuova professione: quella del Prompt Engineer.
Il test non dovrà essere solo “tecnico”, e suggerisco caldamente di identificare una platea variegata di early adopters in grado di testare e valutare a fondo Copilot per indirizzarne una corretta comprensione e valorizzazione. Componi quindi la squadra di Champions con colleghi delle diverse aree di business e struttura un supporto per la valutazione, magari attraverso la costituzione di una community su Viva Engage.
Il materiale che sarà messo a punto nel corso di questa fase di test potrà tornare utile per la preparazione del contenuto di supporto di lancio di Copilot for Microsoft 365 all’interno dell’organizzazione.
Prepara il lancio
Progetta e implementa le risorse di supporto per gli utenti, coinvolgi i colleghi dell’help desk, e inventa qulalcosa di efficace per il lancio di Copilot in azienda, tenendo presente che in molti scenari potrebbe (considerati i costi aggiuntivi) non sempre essere distribuibile all’intera popolazione aziendale.
Come ho avuto occasione di postare nelle settimane passate, Copilot si sta avvicinando a grandi passi, e un paio di giorni fa Microsoft ha fatto l’annuncio del rilascio.
Copilot avrà molte forme diverse, ed il Copilot per Windows 11 lo vedremo entrare in azione dal 26 settembre, mentre dovremo attendere fino al 1° novembre per poter mettere le mani su Copilot for Microsoft 365.
Rammento che Copilot per Microsoft 365 prevede un add-on di licenza specifico e considera i seguenti prerequisiti (riporto dalla documentazione):
Microsoft 365 E3 or E5 are licensing prerequisites (For SMB Customers, Microsoft 365 Business Standard or Business Premium will be eligible base licenses). [EDIT: rispetto agli annunci originali, le indicazioni più recenti segnalano la richiesta di piani M365 E3 o E5 (e non Office 365)]
An Azure Active Directory-based account is required
OneDrive Account You need to have a OneDrive account for several features within Copilot, such as saving and sharing your files. Deploy a OneDrive account.
New Outlook for Windows For seamless integration of Copilot with Outlook, you’re required to use the new Outlook for Windows, currently in preview. You can switch to Outlook Mobile to access the new Outlook experience. For more information, see Getting started with the new Outlook for Windows.
Microsoft Teams To use Copilot with Microsoft Teams, you must use the Teams desktop client or web client. Both current and new versions of Teams are supported. Mobile-only users have limited functionality.
Microsoft Loop To use Copilot in Microsoft Loop, you must have Loop enabled for your tenant. For more information on enabling Loop, see Get started with Microsoft Loop.
Ma come funziona Copilot per Microsoft 365?
Un utente fornisce un input o fa una domanda in un’app, come Word, Excel o PowerPoint.
Copilot prepara questo input usando un metodo chiamato “grounding”. Questo assicura che le risposte non siano generali, ma specifiche e pertinenti al tuo compito. Durante questa fase, Copilot consulta Microsoft Graph per raccogliere dati correlati dalla tua organizzazione. Importante, accede solo ai dati che l’utente è già autorizzato a vedere in base al suo ruolo e ai suoi permessi in Microsoft 365.
Questo passaggio di raccolta dei dati si chiama “retrieval-augmented generation”. È il modo in cui Copilot combina i dati dell’utente con altre fonti rilevanti, come gli articoli della base di conoscenza, per affinare la domanda per una risposta più accurata.
Con l’input migliorato, Copilot consulta il Large Language Model (LLM) per generare una risposta iniziale.
Prima di inviare questa risposta, Copilot la affina ulteriormente. Questo comporta ulteriori controlli su Microsoft Graph, valutazioni per le pratiche di intelligenza artificiale responsabile, valutazioni di sicurezza, controlli di conformità e anche la conversione della risposta in comandi azionabili.
Infine, Copilot offre un suggerimento consistente e rilevante all’utente, insieme a eventuali comandi azionabili. Questo significa che i risultati che vedi sono strettamente legati ai dati specifici della tua organizzazione, garantendo pertinenza, sicurezza e contesto.
