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Il ruolo del Semantic Index per Copilot

Gli utenti di Copilot per Microsoft 365 si saranno forse chiesto con quali logiche Copilot gestisce la rilevanza del contenuto per ogni specifico utente.

Sappiamo bene che Copilot per Microsoft 365 fornisce il suo contributo all’utente sulla base del “cono di visibilità” assicurato dalle autorizzazioni di Office 365, sulla base di conoscenza dei contenuti presenti sul tenant dell’organizzazione.

L’accesso ai file, ai messaggi e-mail, ai meeting, alle chat ed alle informazioni presenti sul cloud di Microsoft 365 è reso accessibile dalle funzionalità di ricerca e dalle API di Microsoft Graph, alimentando il Semantic Index di Microsoft 365:

Il Sematic Index è il responsabile dei criteri utilizzati dall’LLM e da Copilot per fornire risposte ai nostri prompt e per generare i nuovi contenuti richiesti.
Il primo livello opera a livello di tenant, indicizzando tutti i contenuti dell’organizzazione:

Per poi scendere su di un secondo livello sugli oggetti a cui l’utente è autorizzato quantomeno in lettura, stabilendo le interazioni tra i diversi contesti e stabilendo criteri di “importanza” sulla base di condizioni logiche (es. sono io l’autore del documento, oppure il destinatario dell’e-mail, oppure sono stato menzionato in una conversazione Teams o all’interno di un commento di una community Engage):

Per fare un esempio pratico, se chiedessi a Copilot di “trovare le presentazioni PowerPoint sulla progettazione di nuove Intranet” sul mio tenant Microsoft 365 aziendale, il Semantic Index fornirebbe a Copilot alcuni criteri per indirizzare la ricerca e individuare le risorse più adatte (esempi non esaustivi):

  • l’argomento trattato nel contenuto verrebbe compreso, grazie all’LLM, “progettare nuove intranet”
  • il formato del file sarebbe indirizzato verso i file “pptx”
  • un documento redatto dalla collega Elisabetta potrebbe essere ritenuto più adato, grazie al ruolo ricoperto in azienda (progetta intranet) e ad alcune conversazioni scambiate tra di noi sul tema attraverso scambio di e-mail o chat di Teams
  • il contenitore del file (sito o team) potrebbe indirizzare o confermare l’argomento trattato e quindi la pertinenza del risultato
  • documenti recenti o particolarmente consultati potrebbero suggerire a Copilot quali mostrarci

Va considerato con attenzione che il Semantic Index non è aggiornato in tempo reale, ma che potrebbe richiedere fino a 3 gg di ritardo nell’aggiornamento.
Questo aspetto è rilevante durante l’adozione di Copilot da parte di nuovi utenti nell’organizzazione, considerando che dopo aver assegnato la licenza potrebbero trascorrere alcuni giorni prima di fornire risultati efficaci per l’utente nelle risposte ai prompt di Copilot.

Un mese di maggior ricco di eventi per il modern work

Si sta avvicinando il mese di maggio, che sarà un mese ricco di iniziative ed eventi per il modern work.

Anche io calcherò il palco di due iniziative divulgative e formative, parlando di employee experience e della rivoluzione Copilot.

Il 14 maggio 2024 sarò a Roma, presso la sede Microsoft, con un intervento nell’ambito dell’evento “Nuovi scenari di Modern Work e nuove integrazioni con Microsoft Copilot“, organizzato dal gruppo FAR Networks, con il supporto di GESEL e Microsoft Italia.

Il 30 maggio 2024 poi ci sarà il più importante evento dell’anno con la giornata che vedrà l’unione delle due conferenze più importanti per il modern work e la collaboration: BeConnected Day 12 + CollabDays Italy 2024.

L’evento, naturalmente gratuito in spirito community, si terrà allo UCI Conference Center di Assago (MI).

La mia sessione a BCD+CD avrà il titolo “Adozione di Copilot per Microsoft 365: Prerequisiti, Governance e Change Management“.

Sui palchi delle 5 track parallele dell’evento non sarò certo solo, con la presenza di tanti speaker internazionali, Microsoft MVP delle community, e diverse colleghe di Green Team: Elisabetta Sasselli, Barbara Falchi e Francesca Mangialardo!

Copilot Dashboard ora è in GA

Copilot Dashboard è il principale strumento per monitorare l’utilizzo e l’efficacia dell’adozione di Copilot per Microsoft 365 nelle organizzazioni.
Ora Copilot Dashboard è uscita dal percorso di preview ed è ufficialmente disponibile (GA).

Su tutti i tenant dove è stata attivata almeno una sottoscrizione di Copilot è possibile utilizzare una versione “light” della Copilot Dashboard, attraverso una serie di report Power BI.

Se poi le organizzazioni, oltre a Copilot, dispongono anche di licenze di Viva Insights… allora i grafici e gli indicatori si arricchiscono, fornendo indicazioni reali sull’efficienza e sulla trasformazione delle abitudi degli utenti.

La “combo” Copilot e Viva offre numerose opportunità per accelerare l’adozione di Copilot, quale ad esempio l’utilizzo di Viva Engage per realizzare community a supporto degli early adopters e dei champions, fino a fornire una conoscenza condivisa e collaborativa per tutti gli utilizzatori di Copilot in azienda, condividendo casi d’uso ed idee.

Anche Viva Learning può giocare un ruolo importante, offrendo la Microsoft Copilot Adademy, ossia una collezione di contenuti e pillole multimediali per supportare l’introduzione di Copilot.

Di questi temi, e di molto altro, avrò l’opportunità di parlare in occasione della mia sessione a BeConnected Day 12 – CollabDays Italy 2024, la conferenza tecnica gratuita organizzata dalla community, il 30 maggio 2024 allo UCI Conference Center di Assago (MI).

Il costo dello storage SharePoint Online: un problema per le grandi aziende?

Il costo dello storage SharePoint Online, su cui si basano gran parte dei contenuti e dei servizi di Microsoft 365, sta diventando un tema scottante, soprattutto per le grandi aziende.

Una volta attivato un tenant M365, l’organizzazione dispone di una quota di storage di base di 1 TB, a cui si aggiunge una quota di 10 GB per ciascun utente licenziato. 

Quindi, per un’azienda di 200 dipendenti, si disporrà di una quota di storage di circa 3 TB (1 TB + 200 utenti x 10 GB).

Sono pochi o sono tanti?

Tutti i contenuti documentali, come siti SharePoint, Teams, video caricati su Stream, documenti condivisi sulle community di Engage, sono memorizzati su SharePoint Online e concorrono al consumo della quota. Inoltre, SharePoint gestisce di default il versioning dei file, salvando una copia di ogni versione del documento.

Estendere la quota dello storage

Il costo dello storage aggiuntivo, acquistabile come integrazione ai piani di base, è di 0,20$ per GB/mese, ovvero 2457 $/anno per TB. Questo può diventare un costo significativo per le grandi aziende, soprattutto se non preventivato.

Uno Scenario

Ipotizzando un’azienda da circa 110 dipendenti (i numeri sono quelli di un caso reale), con una quota storage di base di 4,95 TB, il trend di crescita di utilizzo dello storage potrebbe aggirarsi su di un consumo medio di 0,1 TB/mese.
Tradotto in pratica, l’occupazione dello storage potrebbe essere di 1,2 TB/anno, immaginando che i dati del secondo anno si accumulino a quelli del primo anno (visto che nessuno cancella mai nulla).

Nello scenario ipotizzato, il limite di quota verrebbe “sforato” nel quinto anno di utilizzo del tenant, comportando la necessità di acquistare una quota storage supplementare per circa 1,05 TB, con un costo aggiuntivo di circa 2.500$.

Nel sesto anno, senza variazione del comportamento, l’esubero della quota passerebbe a 2,25 TB, con un costo aggiuntivo di circa 5.500$, il settimo anno 8.400$ e così via.

E le aziende più grandi?

Proseguendo il ragionamento, seppur con un certo livello di approssimazione, immaginiamo un secondo scenario per una realtà da 10.000 dipendenti.

La quota base dello storage, in virtù delle 10.000 licenze utente, partirebbe da circa 101 TB.

Ma con quai ritmi potrebbe arrivare a saturare la quota?

Conclusioni

In sintesi, il costo dello storage SharePoint Online può diventare un problema per le grandi aziende e deve essere attentamente monitorato e preventivato.

L’arrivo della funzionalità di Microsoft 365 Archive (ora in Preview), forse non è del tutto casuale.

La governance del tenant Microsoft 365 diventa ancora più importante, definendo regole sul ciclo di vita dei contenuti.