Tutti gli articoli di Igor

Evoluzioni in arrivo per l’App Launcher di Microsoft 365

Quando mi capita di spiegare il ruolo dell’App Launcher di Microsoft 365 (il pulsante in alto a sinistra, per interderci) faccio sempre un’analogia.

Dall’App Launcher è possibile accedere alle diverse applicazioni disponibili su Microsoft 365, esattamente come con lo Start menu di Windows è possibile avviare le applicazioni del proprio computer.

L’esperienza utente dell’App Launcher sta per cambiare, con un layout più moderno e con la possibilità di fare azioni risparmiando un click (es. creazione di un nuovo documento):

Microsoft MVP Global Summit 2024

Sono tornato al Microsoft Campus di Redmond per assistere al Microsoft Global Summit 2024.

Colleghi MVP da tutto il mondo hanno la possibilità di interagire con le persone dei Product Group e di assistere a tre giorni di conferenza (oltre 350 sessioni) tutte rigorosamente sotto patto di riservatezza (NDA).

Non vi racconterò quindi nulla, almeno per ora, delle primizie raccolte alla fonte. Molte di queste potremo discuterle nelle prossime settimane/mesi.

Per ora vi parlo del meteo :-), che come al solito è piuttosto umido…

Introdurre Copilot mitigando le carenze di governance di autorizzazione

Uno dei passaggi chiave dell’adozione di Copilot per Microsoft 365 è quello della corretta gestione delle autorizzazioni sui contenuti del tenant Microsoft 365.

Ci si è resi conto che una gestione troppo “allegra” della condivisione delle risorse, spesso poco consapevole, possa aver esteso oltre misura la visibilità di determinati contenuti sensibili o riservati.
Parlo di contenuti già oggi potenzialmente disponibili agli utenti, tramite link diretto o attraverso il search…

L’impatto, nelle organizzazioni affette da questa situazione, può essere decisamente dannoso, fornendo risposte ai prompt degli utenti che potrebbero basarsi su una base di contenuto che l’utente non dovrebbe poter conoscere.

Copilot per Microsoft 365 applica i principi del security trimming, fornendo risposte e contributi basati sul “cono di visibilità” delle autorizzazioni concesse all’utente.

E’ facile intuire che se un contenuto è stato erroneamente condiviso con utenti che non dovrebbero poter accedere… il danno è fatto.

Tante organizzazioni che stanno avviando l’adozione di Copilot stanno correndo ai ripari, anche seguendo i suggerimenti di questo blog e di tante altre occasioni ed eventi dove la community ha cercato di sensibilizzare le aziende sull’importanza di una corretta governance di Microsoft 365.

In alcune situazioni, le organizzazioni stanno frenando l’adozione di Copilot, in attesa di “fare ordine”.

Microsoft sta quindi per rendere disponibile (rollout a partire da aprile 2024) un approccio per cercare di mitigare i difetti di governance, introducendo il concetto di Restricted SharePoint Search Limitation.

Si tratta della possibilità offerta agli amministratori del tenant, di specificare una “white list” di siti dove circoscrivere la conoscenza da rendere disponibile a Copilot, escludendo gli altri siti… in attesa della loro corretta governance.

Attraverso un apposito comando Powershell sarà quindi possibile definire la lista dei siti consentiti a Copilot, con un limite di un massimo di 100 elementi. Chiaramente su questi siti verrà in ogni caso assicurata l’applicazione delle autorizzazioni, assicurando l’operatività di Copilot sulla base delle autorizzazioni dell’utente.
Di default l’impostazione, quando verrà rilasciata, sarà “disattivata” e quindi senza restrizioni sulla white list dei siti consentiti a Copilot.

L’esperienza utente, durante l’utilizzo di Copilot, informerà che le risposte di Copilot saranno influenzate da solo una parte della conoscenza raccolta sul tenant:

In conclusione, si tratta un po’ di una “pezza”, a mio avviso… che rischia anche di depotenziare Copilot per Microsoft 365 o confondere gli utenti sulla qualità dei risultati dei prompt eseguiti.
Ma, se gestito come elemento transitorio, può sbloccare il processo di valutazione di Copilot e minimizzare gli effetti collaterali di una cattiva governance.

Magari in un prossimo articolo parleremo di best practices.

Un po’ di novità al BeConnected Hour

Nell’ottica di “scaldare i motori”, in vista della dodicesima edizione di BeConnected Day e CollabDays del 30 maggio 2024 all’UCI Conference Center di Assago (MI), mercoledì scorso ho partecipato alla diretta di BeConnected Hour, insieme a Luca Vitali e Michele Sensalari.

Abbiamo chiacchierato sulle novità in arrivo per Entra ID Governance, per SharePoint, Forms e Teams.

La registrazione della sessione è disponibile su Linkedin, e consiglio di iscrivervi alla pagina di BCD per restare aggiornati.

Copilot for Sales

Copilot for Sales – l’app di supporto per i venditori che permette ai loro di interagire con i record di contatti, account, lead e opportunità (e anche altro) direttamente nei prodotti M365 sfruttando le applicazioni che già usano quotidianamente, come Outlook e Teams (es a breve anche su PowerPoint e OneNote).

Copilot for Sales mantiene concentrati i venditori nel flusso di lavoro combinando la funzionalità generativa di AI specifica per le vendite con i dati memorizzati nel loro CRM collegato (Dynamics 365 o Salesforce).

Il costo della sottoscrizione di Copilot for Sales è di 50$ utente/mese, con impegno minimo annuale. La sottoscrizione comprende anche Copilot for Microsoft 365.
Gli utenti che hanno già una sottoscrizione attiva per Copilot for Microsoft 365 potranno pagare un add-on di 20$.

Per maggiori informazioni su Copilot for Sales, visita questo sito.

Tante novità per Teams in rilascio

Con il rollout avviato a gennaio 2024 sono in arrivo una serie di novità per Microsoft Teams.

Ne sintetizzo qualcuna:

  • Possibilità di fare il forward di un post da una conversazione chat
  • Intelligent recap inserito anche nella sottoscrizione di Copilot per Microsoft 365 (e non solo appannaggio di Teams Premium)
  • Mesh in Teams
  • Nuova funzionalità per decorare lo sfondo (abbellire quello reale alle proprie spalle)
  • Semplificazione della gestione dei controolli audio-video durante le call
  • Notifiche via SMS per segnalare l’avvio delle riunioni (ma si usano ancora?)
  • Nuovi device certificati per i meeting
  • Nuove funzionalità per l’amministrazione e la sicurezza
  • Utilizzo del Walkie Talkie su più canali e gestione dei turni di disponibilità per i Frontline workers

Qui trovi l’articolo completo.

In arrivo le Calendar Views su SharePoint

Nel maggio 2023 Microsoft annunciò che stava lavorando ad una serie di miglioramenti ed evoluzioni per le SharePoint Lists.

Una delle funzionalità annunciata era quella delle Calendar Views moderne.

La possibilità di realizzare visualizzazioni calendario per mostrare elementi di elenchi SharePoint e Lists, è infatti una mancanza sentitissima, da chi era abituato a farlo sulle pagine classiche di SharePoint, e che non poteva disporre dell’analoga funzionalità su pagine moderne (e quindi responsive).

Oltre alle abituali visualizzazioni per singolo giorno, settimana lavorativa, settimana e mese, sarà possibile filtrare gli elementi di uno specifico range di date, ed altri dettagli per la visualizzazione.

Le funzionalità anciticpate nel maggio 2023 faranno parte del rollout in uscita nel mese di febbraio 2024.

Microsoft Viva: Orientarsi sui piani di sottoscrizione

Nelle ultime settimane Microsoft ha introdotto diversi cambiamenti sui piani di sottoscrizione della suite Microsoft Viva, la piattaforma a supporto della employee experience.

In passato, parte dei prodotti Viva potevano essere acquistati come singoli add-on, oppure con un concetto di bundle (Viva Suite), come estensione di alcune funzionalità di base offerte da alcune delle applicazioni Viva comprese nei piani di abbonamento standard a Microsoft 365.

Ora i diversi moduli di Viva sono stati riorganizzati come singoli add-on ai piani di licenza di base (E1, E3, …), e all’interno di tre proposte bundle.
Inoltre, alcune delle applicazioni Viva (es. Viva Goals) non sono più acquistabili come singolo add-on, ma fanno parte solo della Viva Suite.

Ricapitolando:

  • alcune applicazioni (Viva Connections, Viva Engage, Viva Learning e Viva Insighs), per le funzionalità di base, sono incluse nei piani di sottoscrizione standard di Microsoft 365, senza richiede add-on;
  • alcune applicazioni di Viva (non tutte) sono acquistabili individualmente come specifico add-on;
  • il bundle “Viva Employee Communications and Communities” include le versioni premium di Viva Connections, Viva Engage e Viva Amplify;
  • il bundle “Viva Workplace Analutics and Employee Feedback” comprende le caratteristiche premium di Viva Insights, Viva Glint e Viva Pulse;
  • il bundle “Viva Suite” comprende l’intera famiglia di applicazioni premium (eccetto Viva Sales, che resta un add-on specifico).

Di seguito riporto un paio di slide di sintesi, prese dai seminari di envisioning della Employee Experience di Green Team.

Microsoft ha anche predisposto una tabella di confronto, attraverso la quale comprendere meglio quali funzionalità della singola applicazione Viva fa parte delle caratteristiche di base (quindi comprese nel costo delle sottoscrizioni di base) e quali caratteristiche sono considerate premium, richiedendo un add-on di spesa.

Copilot per tutti!

Microsoft ha annunciato la rimozione di alcuni importanti vincoli di ingresso, che rendevano complesso (a volte impossibile) la valutazione e l’adozione di Copilot per tante organizzazioni.

Rimossa la soglia di ingresso dei 300 utenti minimi per Copilot for Microsoft 365!

Rimossi anche i vincoli di piani enterprise, rendendo acquistabile Copilot anche per le organizzazioni che utilizzano Microsoft 365 Business Premium e e Business Standard.

Il costo non cambia, con un listino di 30$ utente/mese, ma senza dubbio offre la possibilità di valutarne l’adozione con un investimento più “umano”.

Annunciato anche Copilot Pro, che sarà acquistabile con 20$ utente/mese.

Copilot Pro offre:

  • Un’esperienza AI unificata, che funziona su tutti i tuoi dispositivi, comprendendo il tuo contesto sul web, sul tuo PC, attraverso le tue app e presto anche sul tuo telefono per portarti le competenze giuste quando ne hai bisogno.
  • Accesso a Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote su PC, Mac e iPad per gli abbonati a Microsoft 365 Personal e Family.
  • Accesso prioritario ai modelli più recenti – a partire da oggi con OpenAI’s GPT-4 Turbo. Con Copilot Pro avrai accesso a GPT-4 Turbo durante le ore di punta per una performance più veloce e, prossimamente, la possibilità di passare da un modello all’altro per ottimizzare la tua esperienza come preferisci.
  • Creazione di immagini AI migliorata con Image Creator di Designer (precedentemente Bing Image Creator) – garantendo una maggiore velocità con 100 potenziamenti al giorno mentre ti offre una qualità dell’immagine più dettagliata e anche il formato dell’immagine in paesaggio.
  • La possibilità di costruire il tuo Copilot GPT – un Copilot personalizzato per un argomento specifico – nel nostro nuovo Copilot GPT Builder (in arrivo) con solo un semplice set di prompt.

Ricordo, infine, la disponibilità di Copilot “semplice” (quello free), che è stato ulteriorimente migliorato nell’esperienza d’uso.

  • Copilot GPTs
    Microsoft ha annunciato i Copilot GPTs. I Copilot GPTs ti permettono di personalizzare il comportamento di Microsoft Copilot su un argomento di tuo particolare interesse. Alcuni Copilot GPTs inizieranno a essere distribuiti da oggi con scopi specifici. Presto, anche gli utenti di Copilot Pro potranno creare i propri Copilot GPTs utilizzando Copilot GPT Builder.
  • App mobile Copilot
    L’app mobile Copilot è ora disponibile per Android e iOS. L’app Copilot ti dà il potere di Copilot in movimento poiché le tue query e chat di Copilot si sposteranno tra il tuo telefono e il PC. L’app mobile Copilot include le stesse funzionalità di Copilot sul tuo PC, compreso l’accesso a GPT-4, Dall-E 3 per la creazione di immagini, e la possibilità di utilizzare immagini dal tuo telefono quando chatti con Copilot.
  • Copilot nell’app mobile Microsoft 365
    Microsoft sta aggiungendo Copilot all’app mobile Microsoft 365 per Android e iOS per gli individui con un account Microsoft⁶[6]. Questa nuova funzionalità sarà distribuita nel corso del prossimo mese. Accedi a Copilot direttamente all’interno dell’app e esporta facilmente il contenuto che crei in un documento Word o PDF.

Il Digital Workplace per i Frontline Workers

I frontline workers sono quella porzione di dipendenti di un’azienda che non operano con un PC di fronte a loro per il tempo prevalente del proprio lavoro.

Parlo di operai, i cosiddetti blue collars, ma anche di commessi nei punti vendita, addetti al verde pubblico, autisti e operatori sul campo.

Molte aziende hanno una parte consistente della propria forza lavoro non raggiunta (in tutto o in parte) dai contenuti e dai servizi offerti dalle intranet e dai modern workplace.

Dal punto di vista dell’organizzazione, degli HR e della comunicazione interna, si tratta di una parte dell’azienda che -man mano che l’azienda diventa digitalmente matura- si rendono conto di “trascurare”, e desiderano raggiungere con news, policies & procedures e servizi offerti attraverso il digital workplace (gestione dei turni, rischieste ferie/permessi, buste paga, …).

Parlo di un tema importante di inclusione, dove le organizzazioni hanno compreso che stanno correndo il rischio di avere dipendenti di serie A e di serie B.

Tante aziende informano i frontline workers ancora attraverso le bacheche (quelle affisse alle pareti!) o attraverso comunicazioni cartacee (spesso volantini consegnati all’ingresso) o tramite spedizione di posta cartacea.

Confrontandoci con molti gestori di intranet negli ultimi anni, siamo riusciti ad introdurre alcune soluzioni per includere tutta la popolazione aziendale, compresa quella senza un PC o uno smartphone aziendale:

  • abbiamo realizzato sistemi di digital signage (Intranet TV) per veicolare contenuti informativi provenienti dalla intranet;
  • abbiamo implementato soluzioni di kiosk con logon da badge per far accedere velocemente ai contenuti della intranet direttamente dalle linee produttive;
  • abbiamo implementato postazioni condivise con browser in modalità kiosk per far accedere i frontline workers dalle aree comuni, quali spogliatoi, mense e aree svago;
  • abbiamo collaborato con i nostri clienti per individuare soluzioni tecniche e sindacali per promuovere l’utilizzo dei dispositivi smartphone personali (BYOD).

Oggi, per gran parte delle aziende, la popolazione non “white collar” non ha accesso alla intranet o al digital workplace. Non accede proprio a Microsoft 365, e non dispone neppure di una sottoscrizione per farlo.

Microsoft offre delle sottoscrizioni per Microsoft 365 e Office 365 a costo ridotto, attraverso i piani F1 e F3 (F1 è disponibile solo per piani Microsoft 365 e F3 è disponibile sia per Office 365 che per Microsoft 365).

  • I piani Microsoft 365 F1 sostituiscono i vecchi piani “kiosk”, hanno un costo di listino di 2,25 $/utente/mese, e sono dei piani equivalenti agli E1 cono diverse limitazioni;
  • I piani Microsoft 365 F3 sono corrispondenti ai piani E1, in termini di funzionalità, e sono pensati per quei dipendenti che non usano costantemente un PC, hanno un costo di 8 $/utente/mese (un piano Office 365 E1, solitamente rivolto ai white collars, costa 10$, un piano Office 365 E3 23$ e un Microsoft 365 E3 36$).

Iniziare, o continuare, a parlare di ampliare l’uso del digital workplace ai frontline workers ci permette inoltre di avviare un’interazione con nuovi stakeholders, quali i plant manager o le rappresentanze sindacali.

Microsoft Viva, ed in particolare Viva Connection ed Engage, rappresentano una leva importante per soddisfare questi bisogni, grazie alla loro progettazione mobile first.

Sono tanti gli use case che si possono proporre (elenco, in ordine sparso, le prime idee che mi vegono in mente):

  • News and announcements
  • Messaggi del CEO
  • Condivisione di valori e obiettivi
  • Comunicazione delle norme e dei piani di sicurezza
  • Avvisi operativi (es. assegnazione dei turni)
  • Richiesta di dotazioni (vestiario e dispositivi di sicurezza)
  • Partecipazione a community per migliorare l’appartenenza e condividere la conoscenza
  • Semplificare l’onboarding dei neo assunti e dei cambi di ruolo
  • Richiesta ferie e permessi
  • Accesso ai servizi di welfare aziendale
  • Consultazione del cedolino e del sistema di presenze
  • Informazioni sindacali
  • Cral – Circoli ricreativi assistenziali lavoratori
  • Concorsi delle idee per migliorare i processi di lavoro (con reward)
  • Campagne sociali (es. iniziative per l’ambiente, per il territorio o a sostegno di colleghi in difficoltà)