Fin dagli anni novanta mi sono spesso trovato a sfidare un grande argomento, come quello del Knowledge Management.
Ne ho studiato le caratteristiche, cercando di comprendere i bisogni delle persone e delle organizzazioni che necessitano di condividere conoscenza e trovare (in fretta) le informazioni giuste, aggiornate e puntuali.
Nei primi anni novanta la sfida era bella “sfidante”, trovandomi ad organizzare cartelle del file system, sui primi server Netware o Windows. Poi, con SharePoint Portal Server 2001 (sì, hai letto bene) mi si sono aperti scenari prima impensabili… e da lì, di versione in versione, SharePoint è sempre stato al centro dei “miei” progetti.
Knowlege Agent per SharePoint
Microsoft ha introdotto Knowledge Agent in SharePoint, una funzionalità che promette di rivoluzionare il modo in cui le organizzazioni gestiscono, ricercano e sfruttano le informazioni aziendali. In un’epoca in cui i dati crescono in modo esponenziale, trovare rapidamente il contenuto giusto è una sfida quotidiana. Knowledge Agent nasce proprio per risolvere questo problema, integrando intelligenza artificiale e strumenti collaborativi.
Cos’è Knowledge Agent?
Knowledge Agent è un assistente intelligente integrato in SharePoint che utilizza AI generativa e Microsoft Graph per:
- Rispondere a domande in linguaggio naturale: gli utenti possono chiedere informazioni come se stessero parlando con un collega.
- Recuperare contenuti da più fonti: documenti, pagine, elenchi e librerie di SharePoint.
- Contestualizzare le risposte: non si limita a fornire link, ma sintetizza le informazioni più rilevanti.
- Suggerire contenuti correlati: per approfondire il tema o completare un’attività.
Funzionalità principali
- Ricerca conversazionale
Non più query complesse: basta digitare (o pronunciare) una domanda come “Qual è la policy aziendale per lo smart working?” e Knowledge Agent fornirà una risposta chiara, con riferimenti ai documenti originali. - Sintesi intelligente
Quando i contenuti sono distribuiti su più file, l’agente crea un riassunto coerente, evitando all’utente di aprire decine di documenti. - Integrazione con Microsoft 365
Grazie a Microsoft Graph, Knowledge Agent attinge anche da Teams, OneDrive e altre app, offrendo una visione completa. - Esperienza personalizzata
Le risposte sono contestualizzate in base ai permessi e al ruolo dell’utente, garantendo sicurezza e pertinenza.
Scenari d’uso
- Onboarding dei nuovi dipendenti
Un neoassunto può chiedere: “Come posso richiedere ferie?” e ottenere subito la procedura, senza dover navigare tra decine di pagine. - Supporto ai team di progetto
Durante una riunione, il team può chiedere: “Quali sono le milestone del progetto X?” e ricevere un riepilogo aggiornato. - Compliance e policy aziendali
In caso di audit, l’agente può fornire rapidamente le normative interne, riducendo i tempi di ricerca.
Esempio pratico
Immagina un responsabile marketing che deve preparare una presentazione per il lancio di un nuovo prodotto. Invece di cercare manualmente report, linee guida e materiali grafici, può chiedere a Knowledge Agent:
“Mostrami i dati di vendita dell’ultimo trimestre e le linee guida per il brand.”
In pochi secondi, riceverà un riepilogo con link ai documenti originali.
Perché è importante?
Knowledge Agent non è solo un motore di ricerca evoluto: è un assistente proattivo che riduce il tempo speso nella ricerca di informazioni, aumenta la produttività e migliora la collaborazione. In un contesto di Modern Work, dove la velocità e la precisione sono fondamentali, questa funzionalità rappresenta un passo avanti verso l’intelligent workplace.
Come si attiva il Knowledge Agent
Per attivare e configurare Knowledge Agent in SharePoint, è necessario seguire alcuni passaggi chiave. Ecco una breve guida basata sulla documentazione ufficiale Microsoft.
Prerequisiti
- Devi essere amministratore della raccolta siti o proprietario del sito.
- Il tenant deve avere Microsoft 365 Copilot abilitato. Dallo SharePoint Admin Center seleziona Settings – Knowledge Agent, quindi amilita la funzionalità per l’intero tenant e salva le modifiche (puoi attivarlo globalmente o per siti specifici -ricorda che l’utilizzo potrebbe implicare dei costi a consumo- e puoi controllare le fonti e le autorizzazioni).
- Gli utenti devono avere le autorizzazioni appropriate per accedere ai contenuti.
Come attivare Knowledge Agent
- Accedi al sito SharePoint che vuoi migliorare.
- Vai al menu Impostazioni (icona a forma di ingranaggio).
- Seleziona Migliora questo sito (opzione disponibile per admin e proprietari).
- Si aprirà il pannello di Knowledge Agent, dove potrai configurare le fonti e le funzionalità.
Configurazione delle fonti di conoscenza
- Puoi aggiungere librerie documenti, elenchi e pagine del sito come fonti.
- Per aggiungere altre origini (es. più siti SharePoint):
- Vai alla sezione Knowledge Base.
- Clicca su Aggiungi origine.
- Seleziona SharePoint dall’elenco.
- Inserisci l’URL del sito da collegare.
- Conferma e salva.
Personalizzazione
- Puoi definire ambito di ricerca (solo sito corrente o più siti).
- Imposta permessi: Knowledge Agent rispetta i permessi di SharePoint, quindi ogni utente vedrà solo ciò che è autorizzato a vedere.
- Puoi aggiungere descrizioni per aiutare l’agente a contestualizzare meglio le risposte.
Test e verifica
- Dopo la configurazione, prova a fare domande in linguaggio naturale, ad esempio: “Quali sono le policy aziendali per lo smart working?”
- Verifica che le risposte siano accurate e che i link puntino ai documenti corretti.
Requisiti di licenza e costi
Licenza necessaria
- Microsoft 365 Copilot Add-on: richiesta per l’uso completo di Knowledge Agent e delle funzionalità integrate in SharePoint.
- Microsoft 365 Copilot Chat: incluso senza costi aggiuntivi per utenti con licenza Microsoft 365 idonea, ma con funzionalità limitate.
Costi principali
- Con licenza Copilot Add-on:
– Nessun costo aggiuntivo per usare Knowledge Agent e le estensioni (connettori, agenti, plugin). - Con Copilot Chat incluso:
– Nessun costo per agenti basati su istruzioni o grounding su siti pubblici.
– Costi a consumo (metered) se l’agente accede a dati condivisi del tenant (es. SharePoint, connettori Copilot), monitorati tramite Copilot Studio meters. - Senza licenza Copilot:
– Non supportato o funzionalità molto limitate.
Altri aspetti di costo
- Quota di indicizzazione:
50 milioni di item inclusi senza costi aggiuntivi per i clienti Microsoft 365 Enterprise. - Agenti personalizzati:
Se ospitati esternamente (es. su Azure), possono esserci costi aggiuntivi per servizi come Azure AI, App Service, Bot Service.
| Licenza | Costo aggiuntivo | Funzionalità disponibili | Scenario tipico |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Copilot Add-on | Circa $30 utente/mese* | Accesso completo a Knowledge Agent, integrazione con SharePoint, Teams, OneDrive, connettori e AI generativa | Aziende che vogliono sfruttare Copilot in tutta la suite Microsoft 365 |
| Copilot Chat incluso | Nessun costo extra | Funzionalità base, risposte su contenuti pubblici o limitati | Piccoli team che usano Copilot Chat senza dati interni |
| Copilot Chat + dati interni | Costi a consumo (metered) | Accesso a SharePoint e connettori tramite Copilot Studio | Organizzazioni che vogliono estendere Copilot senza licenza completa |
| Senza Copilot | Non disponibile | Nessuna funzionalità Knowledge Agent | Non applicabile |
*Prezzo indicativo basato su Microsoft 365 Copilot Add-on (naturalmente per le organizzazioni che stanno già adottanto Microsoft 365 Copilot diventa un costo “compreso nel prezzo” e una valorizzazione dell’investimento).
Conclusione
Con Knowledge Agent, SharePoint si conferma il cuore della gestione dei contenuti aziendali, evolvendo da semplice repository a hub intelligente di conoscenza. Le organizzazioni che adotteranno questa funzionalità potranno contare su un vantaggio competitivo significativo, trasformando i dati in valore reale.