Uno dei punti di forza che spinge molte organizzazioni a passare da cartelle di rete su File Server a SharePoint è rappresentato dal motore di ricerca. Abitudine acquisita dagli utenti attraverso anni di ricerche su Google, essa supera molti dei limiti delle intricate organizzazioni dei contenuti in folder, abilitando la ricercabilità per parole chiave su titolo, metadati e contenuto dei file.
Inoltre, i risultati delle ricerche sono sempre filtrati in base alle autorizzazioni effettive dell’utente, applicando i principi del security trimming di SharePoint.
Questo evita situazioni imbarazzanti, come trovare file non accessibili, e quindi potenzialmente sensibili, come “Lettera di licenziamento di Igor.pdf”.
Nonostante questo, il motore di ricerca di SharePoint non è sempre apprezzato dagli utenti, che criticano il meccanismo di ranking dei risultati. Gli utenti osservano solo i primi elementi presentati sulla pagina dei risultati, raramente sfogliando oltre le prime 2 o 3 pagine.
Il Semantic Index di Copilot
Il Semantic Index, introdotto grazie a Copilot per Microsoft 365, migliora notevolmente la ricerca sui contenuti SharePoint e Teams. In breve, il Semantic Index permette di eseguire ricerche semantiche utilizzando il linguaggio naturale, ottenendo risultati più pertinenti rispetto al vecchio motore di ricerca basato su parole chiave.
Le ricerche semantiche sfruttano un concetto di user-level context index, che si aggiunge all’organization-wide index, offrendo risultati più utili all’utente che esegue la ricerca, e non genericamente basati sui contenuti dei siti SharePoint.
Il seguente diagramma lascia suggerire come, all’interno dell’indice semantico, vengano composte delle associazioni di similarità tra i diversi termini indicizzati:
Capacità di estensione del Semantic Index
L’indice semantico si “nutre” di contenuti raggiungibili attraverso Microsoft Graph, rendendo disponibili tutti i contenuti memorizzati sul cloud di Microsoft 365. È possibile estendere il campo della base di conoscenza di Copilot e del Semantic Index utilizzando le capacità di estensione di Graph e i numerosi connettori disponibili per accedere a contenuti esterni al mondo di Microsoft 365, come sistemi di ticketing, CRM, sistemi documentali aziendali e vecchi File Server.
Limiti e contenuti supportati
Il Semantic Index può accedere a un’ampia gamma di formati di file e tipologie di contenuto.
| Tipo di contenuto/file | Livello utente | Livello tenant |
| Cassetta postale utente | Supportato | Non applicabile |
| Cassetta postale delegata | Non supportato | Non applicabile |
| Cassetta postale condivisa | Non supportato | Non applicabile |
| Dati cassetta postale archiviata | Non supportato | Non applicabile |
| Dati archiviati SharePoint | Non supportato | Non supportato |
| Documenti Word (doc/docx) | Supportato | Supportato |
| PowerPoint (pptx) | Supportato | Supportato |
| File PDF | Supportato | Supportato |
| Pagine web (aspx) | Supportato | Supportato |
| File OneNote (one) | Supportato | Supportato |
| Dati connettore Graph | Non applicabile | Supportato |
Attualmente, vi sono limitazioni sull’indicizzazione di contenuti di grandi dimensioni, con supporto per file PDF, PPTX e DOCX fino al limite di 512 MB.