Il Digital Workplace per i Frontline Workers

I frontline workers sono quella porzione di dipendenti di un’azienda che non operano con un PC di fronte a loro per il tempo prevalente del proprio lavoro.

Parlo di operai, i cosiddetti blue collars, ma anche di commessi nei punti vendita, addetti al verde pubblico, autisti e operatori sul campo.

Molte aziende hanno una parte consistente della propria forza lavoro non raggiunta (in tutto o in parte) dai contenuti e dai servizi offerti dalle intranet e dai modern workplace.

Dal punto di vista dell’organizzazione, degli HR e della comunicazione interna, si tratta di una parte dell’azienda che -man mano che l’azienda diventa digitalmente matura- si rendono conto di “trascurare”, e desiderano raggiungere con news, policies & procedures e servizi offerti attraverso il digital workplace (gestione dei turni, rischieste ferie/permessi, buste paga, …).

Parlo di un tema importante di inclusione, dove le organizzazioni hanno compreso che stanno correndo il rischio di avere dipendenti di serie A e di serie B.

Tante aziende informano i frontline workers ancora attraverso le bacheche (quelle affisse alle pareti!) o attraverso comunicazioni cartacee (spesso volantini consegnati all’ingresso) o tramite spedizione di posta cartacea.

Confrontandoci con molti gestori di intranet negli ultimi anni, siamo riusciti ad introdurre alcune soluzioni per includere tutta la popolazione aziendale, compresa quella senza un PC o uno smartphone aziendale:

  • abbiamo realizzato sistemi di digital signage (Intranet TV) per veicolare contenuti informativi provenienti dalla intranet;
  • abbiamo implementato soluzioni di kiosk con logon da badge per far accedere velocemente ai contenuti della intranet direttamente dalle linee produttive;
  • abbiamo implementato postazioni condivise con browser in modalità kiosk per far accedere i frontline workers dalle aree comuni, quali spogliatoi, mense e aree svago;
  • abbiamo collaborato con i nostri clienti per individuare soluzioni tecniche e sindacali per promuovere l’utilizzo dei dispositivi smartphone personali (BYOD).

Oggi, per gran parte delle aziende, la popolazione non “white collar” non ha accesso alla intranet o al digital workplace. Non accede proprio a Microsoft 365, e non dispone neppure di una sottoscrizione per farlo.

Microsoft offre delle sottoscrizioni per Microsoft 365 e Office 365 a costo ridotto, attraverso i piani F1 e F3 (F1 è disponibile solo per piani Microsoft 365 e F3 è disponibile sia per Office 365 che per Microsoft 365).

  • I piani Microsoft 365 F1 sostituiscono i vecchi piani “kiosk”, hanno un costo di listino di 2,25 $/utente/mese, e sono dei piani equivalenti agli E1 cono diverse limitazioni;
  • I piani Microsoft 365 F3 sono corrispondenti ai piani E1, in termini di funzionalità, e sono pensati per quei dipendenti che non usano costantemente un PC, hanno un costo di 8 $/utente/mese (un piano Office 365 E1, solitamente rivolto ai white collars, costa 10$, un piano Office 365 E3 23$ e un Microsoft 365 E3 36$).

Iniziare, o continuare, a parlare di ampliare l’uso del digital workplace ai frontline workers ci permette inoltre di avviare un’interazione con nuovi stakeholders, quali i plant manager o le rappresentanze sindacali.

Microsoft Viva, ed in particolare Viva Connection ed Engage, rappresentano una leva importante per soddisfare questi bisogni, grazie alla loro progettazione mobile first.

Sono tanti gli use case che si possono proporre (elenco, in ordine sparso, le prime idee che mi vegono in mente):

  • News and announcements
  • Messaggi del CEO
  • Condivisione di valori e obiettivi
  • Comunicazione delle norme e dei piani di sicurezza
  • Avvisi operativi (es. assegnazione dei turni)
  • Richiesta di dotazioni (vestiario e dispositivi di sicurezza)
  • Partecipazione a community per migliorare l’appartenenza e condividere la conoscenza
  • Semplificare l’onboarding dei neo assunti e dei cambi di ruolo
  • Richiesta ferie e permessi
  • Accesso ai servizi di welfare aziendale
  • Consultazione del cedolino e del sistema di presenze
  • Informazioni sindacali
  • Cral – Circoli ricreativi assistenziali lavoratori
  • Concorsi delle idee per migliorare i processi di lavoro (con reward)
  • Campagne sociali (es. iniziative per l’ambiente, per il territorio o a sostegno di colleghi in difficoltà)

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