Considerando l’enorme diffusione, che ormai si può definire consolidata, di adozione di SharePoint nelle organizzazioni, credo ci si debba domandare se tutti stiamo utilizzando pienamente la tecnologia nelle nostre mani.

In tanti hanno adottato SharePoint quale piattaforma per la realizzazione della propria Intranet, fermandosi però ad un utilizzo “superficiale”, magari destinato al supporto della comunicazione interna o di una gestione di condivisione documentale “basic” (ossia poco oltre alle vecchie cartelle condivise).

Da anni sostengo che le stesse intranet, ancor oggi spesso costruite come “specchio” della struttura organizzativa (tanti siti quante le direzioni o i dipartimenti dell’azienda), debbano proiettarsi verso approcci “user centered” (dove i menu si trasformano in concetti quali “My work”, “My Job”, “My Team”) e debbano tradurre i concetti le esigenze di collaborazione trasversale, necessaria per incrementare l’efficienza delle organizzazioni moderne.

Un utilizzo tipicamente “trasversale” è rappresentato dalle Intranet di processo, dove è fisiologico immaginare workflow che attraversano i dipartimenti dell’organizzazione.

Spesso, nella mia esperienza progettuale, mi accorgo che per rendere davvero efficaci i progetti workflow-based su SharePoint si rende necessaria l’adozione di un “add-on di terze parti” in grado di aumentare la disponibilità della workflow actions e –soprattutto- di rendere più semplice ed intuitiva la creazione e gestione dei flussi di lavoro. Senza dubbio il mio prodotto preferito è Nintex Workflow, che considero un ottimo prodotto in termini di intima integrazione con la piattaforma SharePoint e un forte acceleratore nella realizzazione dei progetti.

Ma proviamo a riflettere su alcune possibili idee di workflow da realizzare…

Processi HR:

• Richiesta ferie e permessi
• Gestione dei nuovi arrivi (creazione account, autorizzazioni, allestimento delle dotazioni, …) e dei colleghi che lasciano l’azienda
• Gestione delle iscrizioni alle sessioni di training e richieste di formazione
• Performance review periodiche
• Richiesta trasferta

Processi Operations:

• Gestione processi di acquisti
• Accreditamento dei fornitori
• Facility management
• Prenotazione risorse condivise (auto aziendali, sale riunioni, aule e laboratori, …)
• Approvazione contratti
• Sviluppo di nuovi prodotti
• Project Management

Processi Amministrativi:

• Richiesta, approvazione e accredito dei rimborsi spesa trasferta
• Approvazione dei prestiti e dei finanziamenti
• Processo di fatturazione (attiva e passiva)
• Processo di pagamento
• Processi di qualità, documentazione e compliance
• Documentazione contrattualistica (es. accordo riservatezza, NDA, …)

Processi di Vendita e Marketing:

• Gestione dei prospect e delle opportunità
• Campagne di marketing (processi di approvazione e di gestione)
• Gestione degli ordini di vendita
• Gestione dei processi di accounting

Processi IT:

• Help desk e service request
• User account provisioning (es. creazione account su AD, creazione di mailbox su Exchange, abilitazione di Lync, …)
• Automazione delle permissions (es. attivazione accesso a Internet o a VPN,  aggiunta/rimozione di account a security groups AD, …)
• Provisioning/deprovisioning di siti e site collection SharePoint
• Gestione delle forniture e delle manutenzioni hardware e software