Una delle più importanti novità di SharePoint v3 è la possibilità di centralizzare la creazione e la gestione dei metadata utili a descrivere le informazioni (items o documenti) attraverso l'uso dei Site Columns.
I Site Columns sono sostanzialmente dei "campi condivisi", disponibili per tutte le liste/library del sito o della Site collection.
In fase di progettazione di una soluzione Intranet, o in generale di un sistema basato su SharePoint 2003 (WSS 3.0 o MOSS 2007), è di fondamentale importanza analizzare e implementare una buona struttura di metadata per la descrizione, categorizzazione e classificazione delle informazioni che si andranno a raccogliere.
Altra importantissima novità della corrente versione di SharePoint sono i Site Content Types, che estendono ancor di più le potenzialità dei Site Columns definendo "tipologie di oggetti", come potrebbero essere un'offerta o un preventivo, definendo un set di metadata associati (Site Columns), un eventuale template di documento (per l'offerta o per il preventivo), un eventuale workflow ed una serie di altre opzioni più o meno importanti.
Grazie ai Site Content Types sarà quindi possibile definire, all'interno di un sito qualsiasi della Site collection, una o più Document Library a cui associare il Site Content Type creato. Ottenendo così la centralizazione della definizione dei metadata (evitando di dover duplicare l'impostazione su ciascuna library), standardizzando la diffusione di modelli di documento e di eventuali workflow.
I Site Conten Types possono poi essere "collegati" tra loro, attraverso la definizione di una gerarchia di parentele.
E' ad esempio possibile definire un Site Content Type di offerta generico su cui mappare i metadata comuni a tutte le tipologie di offerte (Cliente, Valore offerta, ecc), e quindi creare ulteriori Site Content Types per le diverse tipologia di offerta (ad es. per i Corsi e per le Consulenze), dove il Parent Content Type è quello dell'offerta generico. In questo modo sarà possibile aggiungere ulteriori metadata specifici per le offerte di corsi (ad es. se il corso è a calendario o personalizzato), e specifici per le offerte di consulenza (ad es. la tecnologia oggetto del servizio).
Un possibile risultato sarà quello di poter associare alla medesima Document Library di "Offerte", più Site Content Types ("Offerte corsi" ed "Offerte consulenze"), per raccogliere così le diverse tipologie di offerta correttamente descritte attraverso gli appropriati metadata.
Chi creerà un nuovo documento d'offerta potrà fare clic sul pulsante New, e scegliere così l'appropriato modello di offerta (per corsi o per consulenze). Così come ad un documento già pronto, in fase di upload, verrà chiesto all'utente di specificare se si tratta di un'offerta per corsi o per consulenze (richiedendo di conseguenza la compilazione dei metadata appropriati).
Va anche ricordato che queste due funzionalità sono proprie di WSS 3.0 (e quindi comuni a MOSS 2007), rammentando che è importante studiare la tassonomia delle informazioni fin dalle soluzioni più "semplici" di Information & Document Management.
Naturalmente esistono tool di terze parti che possono assistere nella definizione e della gestione "enterprise" dei metadata.
Un esempio, segnalato proprio oggi da Ian Morrish, è SchemaLogic for SharePoint 2007 che consente anche la gestione dei metadata in dizionari, che poi verranno "mappati" su specifici Site Columns. Ecco uno schema della logica dello strumento:
Per approfonfimenti sui Site Content Types: