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Il Digital Workplace per i Frontline Workers

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I frontline workers sono quella porzione di dipendenti di un’azienda che non operano con un PC di fronte a loro per il tempo prevalente del proprio lavoro.

Parlo di operai, i cosiddetti blue collars, ma anche di commessi nei punti vendita, addetti al verde pubblico, autisti e operatori sul campo.

Molte aziende hanno una parte consistente della propria forza lavoro non raggiunta (in tutto o in parte) dai contenuti e dai servizi offerti dalle intranet e dai modern workplace.

Dal punto di vista dell’organizzazione, degli HR e della comunicazione interna, si tratta di una parte dell’azienda che -man mano che l’azienda diventa digitalmente matura- si rendono conto di “trascurare”, e desiderano raggiungere con news, policies & procedures e servizi offerti attraverso il digital workplace (gestione dei turni, rischieste ferie/permessi, buste paga, …).

Parlo di un tema importante di inclusione, dove le organizzazioni hanno compreso che stanno correndo il rischio di avere dipendenti di serie A e di serie B.

Tante aziende informano i frontline workers ancora attraverso le bacheche (quelle affisse alle pareti!) o attraverso comunicazioni cartacee (spesso volantini consegnati all’ingresso) o tramite spedizione di posta cartacea.

Confrontandoci con molti gestori di intranet negli ultimi anni, siamo riusciti ad introdurre alcune soluzioni per includere tutta la popolazione aziendale, compresa quella senza un PC o uno smartphone aziendale:

  • abbiamo realizzato sistemi di digital signage (Intranet TV) per veicolare contenuti informativi provenienti dalla intranet;
  • abbiamo implementato soluzioni di kiosk con logon da badge per far accedere velocemente ai contenuti della intranet direttamente dalle linee produttive;
  • abbiamo implementato postazioni condivise con browser in modalità kiosk per far accedere i frontline workers dalle aree comuni, quali spogliatoi, mense e aree svago;
  • abbiamo collaborato con i nostri clienti per individuare soluzioni tecniche e sindacali per promuovere l’utilizzo dei dispositivi smartphone personali (BYOD).

Oggi, per gran parte delle aziende, la popolazione non “white collar” non ha accesso alla intranet o al digital workplace. Non accede proprio a Microsoft 365, e non dispone neppure di una sottoscrizione per farlo.

Microsoft offre delle sottoscrizioni per Microsoft 365 e Office 365 a costo ridotto, attraverso i piani F1 e F3 (F1 è disponibile solo per piani Microsoft 365 e F3 è disponibile sia per Office 365 che per Microsoft 365).

  • I piani Microsoft 365 F1 sostituiscono i vecchi piani “kiosk”, hanno un costo di listino di 2,25 $/utente/mese, e sono dei piani equivalenti agli E1 cono diverse limitazioni;
  • I piani Microsoft 365 F3 sono corrispondenti ai piani E1, in termini di funzionalità, e sono pensati per quei dipendenti che non usano costantemente un PC, hanno un costo di 8 $/utente/mese (un piano Office 365 E1, solitamente rivolto ai white collars, costa 10$, un piano Office 365 E3 23$ e un Microsoft 365 E3 36$).

Iniziare, o continuare, a parlare di ampliare l’uso del digital workplace ai frontline workers ci permette inoltre di avviare un’interazione con nuovi stakeholders, quali i plant manager o le rappresentanze sindacali.

Microsoft Viva, ed in particolare Viva Connection ed Engage, rappresentano una leva importante per soddisfare questi bisogni, grazie alla loro progettazione mobile first.

Sono tanti gli use case che si possono proporre (elenco, in ordine sparso, le prime idee che mi vegono in mente):

  • News and announcements
  • Messaggi del CEO
  • Condivisione di valori e obiettivi
  • Comunicazione delle norme e dei piani di sicurezza
  • Avvisi operativi (es. assegnazione dei turni)
  • Richiesta di dotazioni (vestiario e dispositivi di sicurezza)
  • Partecipazione a community per migliorare l’appartenenza e condividere la conoscenza
  • Semplificare l’onboarding dei neo assunti e dei cambi di ruolo
  • Richiesta ferie e permessi
  • Accesso ai servizi di welfare aziendale
  • Consultazione del cedolino e del sistema di presenze
  • Informazioni sindacali
  • Cral – Circoli ricreativi assistenziali lavoratori
  • Concorsi delle idee per migliorare i processi di lavoro (con reward)
  • Campagne sociali (es. iniziative per l’ambiente, per il territorio o a sostegno di colleghi in difficoltà)
Azure, Office 365, SharePoint, Strategie e affini, Teams

Imperdibile: CollabDays 2024 e BeConnected Day insieme!

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Il 30 maggio 2024 è una data da segnarsi in bold!

Per la prima volta, le due community uniranno le forze per organizzare l’evento tecnico e formativo sul Modern Work sul mondo Microsoft 365 (e non solo) più importante dell’anno.

BeConnected Day è giunto alla 12ma edizione, ormai consolidato appuntamento italiano per chi è interessato alle tematiche di comunicazione, security e integrazione applicativa sul mondo Microsoft 365;
CollabDays è l’evento internazionale che aggrega i principali nomi della comunità tecnica mondiale del mondo SharePoint, Power Platform, Microsoft 365 ed Azure.

Si tratterà di un evento community, e quindi gratuito per i partecipanti, ma di enorme valore per contenuti, qualità degli speaker e occasione di networking con addetti ai lavori e colleghi.

Quest’anno, oltre all’unione delle forze dei due eventi, vedremo anche il ritorno a Milano, ad Assago allo UCI Conference Center… quindi una location fantastica e facile da raggiungere.

Sono già aperte le call for speaker e l’opportunità di supportare l’evento come sponsor.

La presenza degli sponsor è di vitale importanza, considerando che le community e gli speaker lavorano su base volontaria e non ci sono contributi finanziari di Microsoft (come in molti credono).

Altrettanto importante è la serietà di iscrizione: registrarsi all’evento e poi non presentarsi è una mancanza di rispetto per chi spende sere e weekend del proprio tempo per organizzare una conferenza di queste dimensioni, per gli sponsor che investono il proprio denaro e considerando le spese per una location importante e per garantire i pasti e i servizi per i tutti partecipanti.
Poi gli imprevisti possono sempre esserci… ma il fenomeno del “drop” delle presenze di molti eventi community mi fa davvero arrabbiare!

AI, Office 365, SharePoint, Strategie e affini

Alla scoperta di SharePoint Premium

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Uno degli lanci di Microsoft Ignite 2023 è SharePoint Premium. Ma di cosa si tratta?

Semplificando un po’, si tratta del nuovo nome commerciale di funzionalità già disponibili come Microsoft Syntex e SharePoint Advanced Management, che saranno messe in “bundle” (precedentemente erano due add-on distinti da acquistare), dando vita ad un nuovo prodotto che Microsoft promette di far crescere.

In questo articolo mi concentrerò su una prima introduzione alla componente Syntex di SharePoint Premium.

Microsoft Syntex rappresenta un set di funzionalità per supportare la classificazione dei contenuti, a favore di soluzioni per il content lifecycle.
Uno dei “mal di pancia” più diffusi nelle organizzazioni, quando si cercando di affrontare tematiche di tassonomia e tagging dei contenuti, è l’obiezione dell’impatto sull’attività dell’utente.
Syntex permette di implementare logiche di “riconoscimento” del contenuto, sfruttando logiche di AI per la classificazione, applicando metadata e labels.

La classificazione quindi diventa propedeutica all’organizzazione dei contenuti, a migliorarne la “trovabilità“, e a gestirne logiche di protezione, archiviazione e conservazione.

Grazie l’AI ed a Copilot, Syntex permette di riconoscere il contenuto, leggendolo o antipicando alla lettura un processo di OCR (trasformazione dell’immagine di un documento cartaceo scansionato immagine in testo), al fine di proporre i giusti metadata dalle tassonomie aziendali. Dalla lettura Syntex passerà alla “comprensione”.

Syntex comprende la natura del documento (un contratto? un’offerta? un manuale? un CV?), applicando il corretto content type (i conoscitori di SharePoint mi seguiranno), suggerendo i metadata per arricchire le meta informazioni sul documento.
Ad esempio se verrà riconosciuto che il documento è un contratto: chi sono i contraenti del contratto? qual è la scadenza? e l’oggetto del contratto? ed il valore economico?

Tutte queste meta informazioni potranno essere sfruttate per:

  • organizzare l’archvio dei contratti,
  • semplificare la ricerca dei contratti che coinvolgono un determinato cliente,
  • avviare processi automatizzati per la revisione, approvazione e firma del contratto,
  • determinare le politiche di conservazione e archiviazione (o cancellazione),
  • comprendere la sensibilità o riservatezza del contenuto, applicando le opportune sensitivity label di Microsoft Purview.

Soluzioni guidate da Syntex permettono inoltre di predisporre nel modo ottimale l’architettura e la governance dei contenuti, in forma propedeutica all’introduzione di Microsoft 365 Copilot.

Il modello di costo di SharePoint Premium è studiato secondo la forrmale del Pay-as-you-go. Creando forse qualche complessità nella stima del costo (quantomeno in occasione delle prime esperienze), applicando una spesa per ogni azione/operazione (es. ogni documento processato/riconosciuto, ogni documento firmato digitalmente, …).
Qui è possibile trovare le indicazioni ufficiali di costo.

AI, Office 365, SharePoint

Che cosa è Microsoft SharePoint Premium

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SharePoint Premium è un servizio a pagamento che fornisce funzionalità avanzate e capacità oltre all’offerta standard di SharePoint Online. È progettato per soddisfare le esigenze delle organizzazioni che richiedono funzionalità di sicurezza, conformità e gestione più robuste. SharePoint Premium include funzionalità come Data Loss Prevention (DLP), Advanced eDiscovery, Customer Lockbox, Advanced Threat Protection (ATP) e altro ancora1.

SharePoint Premium è ideale per le organizzazioni che richiedono un alto livello di sicurezza e conformità, come quelle nei settori sanitario, finanziario e governativo. Fornisce funzionalità avanzate che aiutano le organizzazioni a soddisfare i requisiti normativi e proteggere i dati sensibili.

Inoltre, SharePoint Premium include funzionalità avanzate di gestione come PowerApps, Power Automate e Power BI. Queste funzionalità consentono alle organizzazioni di creare applicazioni personalizzate, automatizzare i flussi di lavoro e ottenere informazioni dai propri dati1.

Per quanto riguarda la sicurezza, SharePoint Premium offre una serie di funzionalità avanzate. Ad esempio, Data Loss Prevention (DLP) consente alle organizzazioni di identificare, monitorare e proteggere i dati sensibili. Advanced eDiscovery consente alle organizzazioni di cercare, analizzare e gestire i dati in modo più efficiente. Customer Lockbox consente alle organizzazioni di controllare l’accesso ai dati da parte di Microsoft. Infine, Advanced Threat Protection (ATP) consente alle organizzazioni di proteggere i dati da minacce avanzate come il phishing e il malware1.

Microsoft Syntex è un servizio di intelligenza artificiale per la gestione dei contenuti che è stato integrato in SharePoint Premium. Offre funzionalità avanzate come AI-powered summarization, translation, auto-assembly, annotations, high-volume containers, data, rich APIs, AI powered security and compliance, backup/restore e advanced content management1 2.

In sintesi, SharePoint Premium è un servizio a pagamento che fornisce funzionalità avanzate e capacità oltre all’offerta standard di SharePoint Online. È ideale per le organizzazioni che richiedono un alto livello di sicurezza, conformità e funzionalità di gestione. Offre funzionalità avanzate di sicurezza come Data Loss Prevention (DLP), Advanced eDiscovery, Customer Lockbox e Advanced Threat Protection (ATP). Inoltre, offre funzionalità avanzate di gestione come PowerApps, Power Automate e Power BI. Microsoft Syntex è stato integrato in SharePoint Premium e offre funzionalità avanzate di gestione dei contenuti come AI-powered summarization, translation, auto-assembly, annotations, high-volume containers, data, rich APIs, AI powered security and compliance, backup/restore e advanced content management1 2.

Fonti:

1. Microsoft Syntex, Content AI | Microsoft 365

2. Getting started with Microsoft SharePoint Premium

3. SharePoint Premium – Microsoft Adoption

4. SharePoint Syntex service description – Service Descriptions

AI, Copilot, Office 365, Teams

Qualcuno parteciperà davvero ai prossimi online meetings?

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Una delle funziolità più rivoluzionarie di Microsoft 365 Copilot su Teams è la funzionalità di live meeting recap.

Da una prima valutazione, si tratta di funzionalità utili per farsi fare una sintesi della riunione, delle decisioni prese e delle valutazioni, se siamo entrati nel meeting in ritardo, oppure se siamo stati costretti ad assentarci per parte di esso:

Tutti abbiamo le agende cariche di riunioni, molte delle quali sono incontri periodici di allineamento tra team, SAL di progetto e incontri simili.
Su queste riunioni in particolare spesso si è costretti a “saltare”, proprio perchè per incastrare impegni sul calendario si deve sgomitare e sono proprio queste tipologie di impegno a “saltare” per prime.

La funzionalià di Intelligent recap offre una possibilità in più: far seguire direttamente la riunione a Copilot, facedoci raccontare la sintesi al termine, facendo domande sui punti discussi e sulle decisioni prese.

Una volta ricevuto l’invito per il Teams meeting, oltre alle classiche risposte per accettare i rifiutare l’appuntamento, si aggiunge l’azione Follow… per far partecipare il nostro assistente virtuale al posto nostro!

Per vedere in azione questa funzionalità, dai un’occhiata al seguente video:

Da qui sorge spontanea la domanda… ma se tutti i partecipanti del meeting affideranno la partecipazione ai propri Copilot… che cosa accadrà? 🙂

AI, Copilot, Office 365

Prepararsi per l’introduzione di Copilot for Microsoft 365

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Il mese di novembre, momento che vedrà l’arrivo di Copilot for Microsoft 365, si avvicina.
Proviamo a prepararci per introdurre al meglio uno strumento che potrebbe rappresentare nuovi modi di lavorare e grandi benefici per l’efficienza delle organizzazioni.

Copilot risponderà ai nostri quesiti, costruendo documenti, presentazioni e report di sintesi, partendo dalle informazioni presenti sul nostro tenant Microsoft 365, considerando quelle a cui siamo autorizzati ad accedere.

Governa delle autorizzazioni

E’ proprio riguardo a questa ultima affermazione che suggerisco una attenta riflessione: cosa potrebbe accadere se la governance delle autorizzazioni sui contenuti presentasse mancanze ed errori?

Proviamo ad immaginare che su un sito SharePoint, dove sono conservati i contratti o i fascicoli dei dipendenti, fosse gestito male in termini di permissions, con contenuti “sensibili” resi visibili ad una platea più estesa del necessario… questa situazione porterebbe a considerare disponibili quei contenuti agli utenti che, attraverso delle richieste a Copilot, potrebbero trovarsi ad ottenere un risultato (una presentazione, un documento, un report, …) contenente informazioni che non dovrebbero poter conoscere.

Analogamente, anche risorse che potrebbero essere disponibili all’intera organizzazione, ma dove le autorizzazioni sono state applicate in una forma limitata… potrebbero portare ad una risoìltato dell’azione di Copilot non così efficace come sarebbe potuto essere.

Una azione preliminare per l’introduzione ottimale di Copilot è quindi la verifica o l’introduzione di una buona governance delle autorizzazioni sui contenuti dell’organizzazione.

Quanto sei confidente di essere davvero pronto?

Verifica i prerequisiti

Microsoft ha pubblicato la lista dettagliata dei prerequisiti per l’introduzione di Copilot, ricordando che il nuovo strumento sarà disponibile come add-on per i soli abbonamenti enterprise:

  • Verifica della disponibilità delle applicazioni che sfruttano Copilot agli utenti (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint, Exchange)
  • Disponibilità dell’account OneDrive, su cui si basano diverse delle funzionalità di Copilot
  • Utilizzo del nuovo Outlook for Windows
  • Disponibilità di Microsoft Teams (desktop o web client)
  • Abilitazione a Microsoft Loop sul tenant

Quindi, se non è stato già fatto, servirà acquistare le sottoscrizioni a Copilot for Microsoft 365, ricordando che -secondo quanto annunciato da Microsoft- il “taglio minimo” di acquisto sarà di 300 utenti.

Testa Copilot

Per quanto Microsoft farà di tutto per introdurre uno strumento semplice ed intuitivo da utilizzare, è come sempre importante testare il nuovo servizio, valutandone a fondo l’efficacia e identificando possibili use case particolarmente utili per la nostra organizzazione.

I casi d’uso potranno servirà come esempio o quale stimolo per immaginare cosa chiedere a Copilot, imparando a formulare bene i quesiti.

Ne parlerò più approfonditamente in un altro articolo, ma dobbiamo considerare che sta nascendo una nuova professione: quella del Prompt Engineer.

Il test non dovrà essere solo “tecnico”, e suggerisco caldamente di identificare una platea variegata di early adopters in grado di testare e valutare a fondo Copilot per indirizzarne una corretta comprensione e valorizzazione.
Componi quindi la squadra di Champions con colleghi delle diverse aree di business e struttura un supporto per la valutazione, magari attraverso la costituzione di una community su Viva Engage.

Il materiale che sarà messo a punto nel corso di questa fase di test potrà tornare utile per la preparazione del contenuto di supporto di lancio di Copilot for Microsoft 365 all’interno dell’organizzazione.

Prepara il lancio

Progetta e implementa le risorse di supporto per gli utenti, coinvolgi i colleghi dell’help desk, e inventa qulalcosa di efficace per il lancio di Copilot in azienda, tenendo presente che in molti scenari potrebbe (considerati i costi aggiuntivi) non sempre essere distribuibile all’intera popolazione aziendale.

Office 365, OneDrive for Business

Fare il Backup dei propri file su OneDrive

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Avete mai valutato di utilizzare Microsoft OneDrive come soluzione per il backup delle folder del proprio PC?

Molti di noi già utilizzano OneDrive anche in tal senso, sfruttando lo spazio cloud a disposizione per ciascun utente Microsoft 365 (quasi tutti i piani di sottoscrizione a Microsoft 365 rendono disponibile 1 TB per ciascun utente).

Ecco un video, dove viene presentato come utilizzare questo aspetto di OneDrive, e non solo lo strumento per gestire il sync offline di alcuni documenti sul cloud dalle library di SharePoint o da OneDrive for Business.

AI, Copilot, Office 365, Office System

Copilot in arrivo

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Come ho avuto occasione di postare nelle settimane passate, Copilot si sta avvicinando a grandi passi, e un paio di giorni fa Microsoft ha fatto l’annuncio del rilascio.

Copilot avrà molte forme diverse, ed il Copilot per Windows 11 lo vedremo entrare in azione dal 26 settembre, mentre dovremo attendere fino al 1° novembre per poter mettere le mani su Copilot for Microsoft 365.

Rammento che Copilot per Microsoft 365 prevede un add-on di licenza specifico e considera i seguenti prerequisiti (riporto dalla documentazione):

  • Microsoft 365 E3 or E5 are licensing prerequisites (For SMB Customers, Microsoft 365 Business Standard or Business Premium will be eligible base licenses).
    [EDIT: rispetto agli annunci originali, le indicazioni più recenti segnalano la richiesta di piani M365 E3 o E5 (e non Office 365)]
  • An Azure Active Directory-based account is required
  • OneDrive Account You need to have a OneDrive account for several features within Copilot, such as saving and sharing your files. Deploy a OneDrive account.
  • New Outlook for Windows For seamless integration of Copilot with Outlook, you’re required to use the new Outlook for Windows, currently in preview. You can switch to Outlook Mobile to access the new Outlook experience. For more information, see Getting started with the new Outlook for Windows.
  • Microsoft Teams To use Copilot with Microsoft Teams, you must use the Teams desktop client or web client. Both current and new versions of Teams are supported. Mobile-only users have limited functionality.
  • Microsoft Loop To use Copilot in Microsoft Loop, you must have Loop enabled for your tenant. For more information on enabling Loop, see Get started with Microsoft Loop.

Ma come funziona Copilot per Microsoft 365?

  1. Un utente fornisce un input o fa una domanda in un’app, come Word, Excel o PowerPoint.
  2. Copilot prepara questo input usando un metodo chiamato “grounding”. Questo assicura che le risposte non siano generali, ma specifiche e pertinenti al tuo compito. Durante questa fase, Copilot consulta Microsoft Graph per raccogliere dati correlati dalla tua organizzazione. Importante, accede solo ai dati che l’utente è già autorizzato a vedere in base al suo ruolo e ai suoi permessi in Microsoft 365.
  3. Questo passaggio di raccolta dei dati si chiama “retrieval-augmented generation”. È il modo in cui Copilot combina i dati dell’utente con altre fonti rilevanti, come gli articoli della base di conoscenza, per affinare la domanda per una risposta più accurata.
  4. Con l’input migliorato, Copilot consulta il Large Language Model (LLM) per generare una risposta iniziale.
  5. Prima di inviare questa risposta, Copilot la affina ulteriormente. Questo comporta ulteriori controlli su Microsoft Graph, valutazioni per le pratiche di intelligenza artificiale responsabile, valutazioni di sicurezza, controlli di conformità e anche la conversione della risposta in comandi azionabili.
  6. Infine, Copilot offre un suggerimento consistente e rilevante all’utente, insieme a eventuali comandi azionabili. Questo significa che i risultati che vedi sono strettamente legati ai dati specifici della tua organizzazione, garantendo pertinenza, sicurezza e contesto.
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Si avvicina CCI 2023 – Cloud Conference Italia

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Il 16 novembre 2023 si terrà a Treviso si terrà la Cloud Conference Italia, più importante evento digital del Triveneto.

Si tratta di 8 track e 50 sessioni, che spazieranno sui temi:

  • Security,
  • Low Code Developer,
  • Infrastructure,
  • Business Intelligence,
  • Modern Work
  • People Process & Data
  • Compliance e Cybersecurity
  • Sustainability, Innovation & Ethics

Anche io ed Elisabetta Sasselli, insieme a tanti colleghi e specialisti del settore, daremo il nostro controbuto alla community, attraverso una sessione sulla progettazione delle Intranet su Microsoft 365 attraverso SharePoint Online.

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